知识审计与知识管理的有效结合
摘 要 从知识管理评价角度分析,指出知识审计是实现有效知识管理的第一步;阐述了知识审计的概念、知识审计的实施,并探讨了用知识审计的结果诊断组织知识的现状和需求。
关键词 知识 知识审计 知识管理
在知识经济时代,每一个战略家都认识到进行知识管理的重要性,可是为何一个好的管理理念和相应的管理方法不能很好地实施和运作?问题出在哪里,这些问题还要继续存在下去吗?为什么知识管理大多失败?在过去的五六年里,讨论知识管理失败的原因时,大多是归咎于实施知识管理的专业人员和业务分析人士。Dr AnnHylton和Dr Jay Liebowitz研究发现,早期和近来知识管理的实践者在整个知识管理战略规划和实施时,忽略了知识审计[1~2]。组织只有清楚现有的知识和潜在的知识,认清自己的知识基础和知识需求,才能制定知识战略,才能有效地实施知识管理,所以无论是知识管理战略的确立,还是知识管理实施初始阶段的建模,都要以知识审计为基础。知识审计不容置疑是着手知识管理最重要的第一步,关系到知识管理的成败。审计论文
1 知识审计是实现有效知识管理的第一步
为了清楚地说明知识审计是实现有效知识管理的第一步,我们不妨从知识管理评价角度来分析。Holsapple和Joshi通过分析比较整理出了10个知识管理理论框架,其中谈到知识管理未来的研究机会及相关问题,知识管理评价问题就是一个方面。笔者认为知识管理评价在知识管理战略规划、业务规划、系统实施和知识管理的持续改进中扮演着重要角色,是有效知识管理的开端,并贯穿知识管理过程的始终,为企业实施知识管理的过程提供持续的反馈。
首先,在导入前需要对企业知识管理现状有个清楚的了解,找到知识管理的差距,即进行知识审计,对企业知识管理现状进行诊断,制定知识管理策略,这是实现有效知识管理的第一步;其次,选择知识管理系统、制定业务战略时对知识管理实施中可能存在的各种风险给予充分的认识,对风险进行评估,为知识管理实施阶段计划的制定提供参考,尽量规避知识管理实施过程中的风险;最后,实行知识管理后,要检测知识管理系统是否适合企业需要、带来了哪些好处和投资收益,即对知识管理的绩效进行评价,同时发现现阶段知识管理中存在的问题,以便于进行改进。所以,笔者认为知识管理评价就是对知识管理活动进行不断的跟踪、评价和反馈,发现新的知识需求,更新企业知识,使知识管理运行在正确的轨道上,实现可持续发展。
2 知识审计的概念
2.1 什么是知识审计
知识审计的概念像知识、知识管理的概念一样莫衷一是,没有一个统一的普遍接受的定义。笔者曾对知识审计的概念给予深入的研究[3]。归纳相关学者的观点,对知识审计的概念认识有一定的区别,区别源于对审计目标的不同理解,有的是为了把握组织整体的知识状况和机遇,有的是为了了解组织的核心知识资源与知识需求,有的则是解决特定的问题。不过知识审计的目的基本上相同,第一个是对组织内外现有和潜在的知识、知识状况有个系统的认识,第二个则是知识审计的目的是定位知识,便于知识的发现利用。#p#分页标题#e#
笔者认为,知识审计是一个动态、循环的过程,是对组织内外的知识资源(组织内所有人员的显性、隐性知识,顾客、供应商等的知识)进行系统的、科学的考察和评估,分析组织的知识基础(已有的、潜在的知识)和知识需求(缺少的知识),针对性地提出诊断性和预测性审计报告,回答组织拥有哪些知识、缺少哪些知识、谁需要这些知识,如何利用这些知识的问题;是实施知识管理项目的第一步,知识管理以知识审计为基础。
2.2 知识审计的价值
知识管理是基于知识的管理,知识管理战略规划的制定也是基于知识的战略,没有对组织知识状况的全面了解,构建知识管理蓝图、规划建立组织知识管理系统就失去了基础,为知识管理的失败埋下了隐患。
知识审计作为知识管理战略实施的第一步不容质疑,具有不可估量的价值:
a.对组织知识资产进行系统、科学的审计,发现存在的知识和拥有知识的人,95一步了解组织知识流动状况,诱发知识需求,提高创新能力,以升组织在知识经济时代的竞争力。
b.识别和揭示蛰伏和潜藏在组织中的知识资源,特别是基于员工的隐性知识明朗化,便于这些知识能被有成效地应用。
c.确认组织内外的知识流,正式/非正式的交流网络,有利于识别什么在重复利用、存在的知识差距和知识瓶颈。
d.帮助组织发现什么知识能使业务和竞争优势发挥最好的作用,识别组织竞争的核心知识。
e.比较完整地评估组织知识需求,对自身知识体系的完备性、合理性进行理性的分析判断,更好地进行知识需求管理是知识管理的一个重要内容。甚至可以预测知识需求,从而规划融知途径,事先储备知识,使组织保持永久的活力。
f.提供有一定形式、清楚的基于知识的清单列表即目录,由目录可以详知什么知识存在、在哪里,哪些是重要的等等,为绘制“知识地图(Knowledge Map)”提供重要参考。
g.通过对知识审计结果的统计建立知识目录,以专业知识项目为主轴绘制出“知识地图”,描绘出支持组织和个人任务、活动的知识,帮助员工迅速地找到完成任务、实现目标需求的知识;同时可以激发员工自动学习,建立学习型组织,并逐渐建立组织“知识共享”的文化。
h.是一个独立、客观、基于知识价值的指示器,能用来规划、实施知识管理,甚至为将来评估知识管理定义的目标是否成功实现提供一个基准。简言之,知识审计是公司获得持续竞争优势,建立以知识为基础战略的需要,是应对信息超载、知识缺乏、重复劳动,提高知识查找和交流效率、降低成本的需要,是提供评估实施知识管理效果参考基准的需要。
2.3 知识审计的目的
知识审计的目的是系统地、科学地评测、评估目前组织的知识资产,包括明显的和隐蔽的,确认组织拥有什么知识;辨别为了支持组织生产目标需要什么知识,这些知识被哪个部门、团队或个人使用,这些知识在组织内可以获得,在哪里可以获取,以什么方式可以获取;分析存在的知识缺口和瓶颈,以便于尽早规划,选择融知途径,事先进行知识储备,填补知识缺口,解决瓶颈问题,迎接将来严峻的挑战。为知识管理规划和制定实施知识管理的措施,建立适合组织的知识管理系统提供战略性决策支持,是实现卓越知识管理的第一步。#p#分页标题#e#
依据审计建立知识目录,绘制出“知识地图”,描绘出支持组织和个人任务、活动的知识,让员工可以迅速地找到完成任务、实现目标需求的知识,满足知识需求。同时为将来知识管理实施效果的评估提供一个参考。
上述对知识审计的价值和知识审计的目的的分析,一方面可以对知识审计的概念有更深刻地认识,另一方面可以间接反映出知识审计的作用和意义。
3 知识审计的实施
组织要开展知识审计时,首先要考虑建立知识审计团队,实施知识审计;其次是确定审计对象和范围,规划知识审计的流程,选择知识审计的方法。
3.1 建立知识审计团队 Amrit Tiwana认为知识审计团队要由不同的专家组成,包括组织战略决策者、财务专家、人力资源专家、知识分析家、知识产权专家和市场营销专家等,甚至需要借助外脑———咨询公司的各类专家,专家们要能够代表公司的多个部门。不同的参与者,在知识审计团队中所起的作用不同。同时知识审计时需要有一个在组织中能充当三方(审计团队、管理者、员工)联络的人,这个人要有好的交际能力、好的人际关系、担任重要的职务、了解审计知识,从而建立起良好的沟通渠道,因为他对成功实施知识审计至关重要。
3.2 知识审计的对象和范围
3.2.1 知识审计的对象。知识审计的对象包括知识主体(人)、知识客体(即知识本身)和知识环境。需要强调的是,知识审计应该以人为中心。人既是知识创新的主体,又是知识的载体,对人的管理是知识管理的核心内容,知识审计的开展要以人为中心。
a.知识主体(人)是知识的拥有者,也是知识的接受者。在这部分,一方面要审计人的知识流程、彼此的关系等内容,另一方面还要熟悉组织各部门的工作内容与目标,以便确定知识需求。需要说明的是,这里所说的人不仅指组织内的知识工作者,还包括了客户、供应商等组织价值链上的知识主体。
b.知识有显性知识和隐性知识之分。显性知识存在于数据库、文档等载体之中,而隐性知识存在于人的头脑中。所以审计知识时,不仅要审计结构知识(即人走后,留在公司的知识,基本上相当于显性知识),也要审计隐性知识。
c.知识环境包括技术环境与组织环境。技术环境主要是指信息技术,也可以理解为IT设施;组织环境主要是指组织结构、组织文化与组织外部环境。将组织外部环境包含在内是因为笔者认为知识环境应是一个开放的系统,不但要注意内部各要素相互作用,还要注意外部环境的作用,因为组织的外部环境也深刻影响组织的知识环境,内外知识相互交叉转化是一个永恒的过程。
3.2.2 知识审计的范围。知识审计的范围包含两个方面,组织的知识基础即组织已经拥有的知识也就是知道自己所知道的,组织的知识需求即组织知识缺口也就是知道自己所需要的。只有知道自己拥有哪些知识,才有可能找到知识存储与传播最有效的方法,也只有知道知识需求,才能找出差距,知识管理的实施才可能达到预期的效果。 #p#分页标题#e#
3.3 知识审计的流程
组织开展知识审计时,要依据一定的流程进行。借鉴传统审计过程,知识审计一般包括如下三个阶段、六个步骤,如图3所示。
3.3.1 准备阶段。确定知识审计目标的意义在于,知识审计的目标决定了审计的对象、审计范围、审计指标及最终审计报告的内容。只有明确的知识审计目标,知识审计才会有明确的目的,才能容易确定审计的对象、范围和指标体系,最终完成知识审计。
3.3.2 实施阶段。完成准备阶段的工作后,要根据组织具体的情况,选择知识审计的方法。使用的方法决定了组织是否能够准确地诊断知识的状况。
3.3.3 完成阶段。最后对知识审计得到的数据整理和评价,形成审计建议和意见,编写知识审计报告,以统一的框架将组织拥有的知识资产文档化。一般还要绘制知识地图,描述组织的知识流,找到组织的核心知识,找出组织的知识差距。
3.4 选择审计方法
知识审计是新兴的研究领域,还没有成熟的审计方法。目前,比较流行的有AnnHylton博士提出的yAKAudit方法、Delphi集团的知识审计方法———KM2方法、JayLiebowitz等学者提出的审计方法、DavidSkyrme提出的方法等。归纳分析上述几种知识审计方法,都采用了问卷调查和面对面访谈的方法,分析调查结果,形成知识审计报告。此外可以使用开发出来的评估工具,不过需要注意的是,这些工具不一定完全适合你的组织,需要根据自身的情况做相关的调整改进。其实无论运用上述的什么方法,执行的关键步骤基本上是一致的。一般而言,问卷调查和访谈相结合是常采用的方法。因为知识的特性使得知识价值的评估不仅仅根据投入与产出,还在于知识主体洞察力。组织中的每个人对知识都有自己的观点和角度,什么样的知识是有价值的,在什么状况下有价值,知识的产生、存在和特征依赖于特定的人———拥有隐性知识的人,组织中大部分的知识是以隐性的方式存在。独立的个体决定怎样、什么时候在他的工作中使用隐性知识,所以知识审计要以人为中心,对知识的审计需要从人对知识的理解入手。此外知识审计的目的是最大程度地发现、开发、利用潜藏在组织中的隐性知识,并尽量把这些知识编码化,只有进行深入的调查,才能揭示隐性知识的分布,了解知识工作者的知识需求。鉴于此采用问卷调查、面对面访谈是适合的方法。
不过采用这两种方法时,有一些关键问题需要注意,这可能关系到组织是否能够准确地诊断知识的状况,一是设计调查问卷前,需要清楚组织有哪些专业知识领域;二是建立有效的沟通策略也至关重要。
4 诊断知识管理的现状和需求
通过知识审计为组织提供了一幅清晰的组织知识现状和知识需求的图画,为组织的知识管理活动找到了焦点,帮助组织选择与核心知识和知识需求密切相关的知识点和重点领域,使组织知识管理活动的投资不出现偏差。#p#分页标题#e#
那么如何利用知识审计的结果,怎样对组织目前现状和需求进行评估,认识组织目前知识管理状态、水平,即如何诊断组织知识的现状和需求,是知识管理项目导入前评估阶段的最后一个环节,图4为知识管理项目导入前评价阶段。对知识管理做一个整体评估,确定目前组织知识管理程度,以针对性地制定知识管理导入策略。
目前,企业资源管理研究中心AMT研究的知识管理成熟度模型是用以诊断知识管理现状的评估工具,本文就不再介绍,可以参考文献[6]。利用知识管理成熟度模型,组织可以根据知识审计的结果对知识管理现状和需求进行诊断,以针对性地制定知识管理导入策略。此外,这个模型不仅可以作为组织知识管理成熟度的评估手段,为知识管理项目提供切入工具,也将是提升组织知识管理成熟度的指南,为实现知识管理持续改善提供参考[6]。
5 结束语审计论文
知识审计是实施知识管理的第一步,它科学、系统地检测组织知识基础和知识需求。随着知识管理的不断推进,组织将会逐渐地认识到知识审计的重要性。在学术研究领域随着知识管理评价问题的研究,知识审计也必将作为知识管理评价的开端引起学者们的高度重视,从而不断地完善知识审计理论,并通过实践进行探索,为组织提供理论参考。
参考文献
1 Ann Hylton. A KM Initiative Is Unlikely to Succeed Without a Knowledge Au-dit. https://www.annHylton.com
2 Jay Liebowitz,Bonnie Rubenstein-Montano, Doug McCaw. The KnowledgeAudit. https://userpages.umbc.edu/buchwalt/papers/KMaudit.htm
3 张瑞红.企业知识管理现状、风险与绩效评价研究.中山大学硕士论文,2005
4 董小英,李 东,祁延莉.知识管理十步走.北京:电子工业出版社,2004
5 祁延莉,冯 静.知识管理以知识审计为基础.中国计算机用户,2003.08.23
6 夏敬华,金 昕.知识管理.北京:机械工业出版社,2003
7 郝建苹.国内外知识管理研究综述.情报杂志,2003;(8)
8 DavidSkyme.KnowledgeInside-Out. https://www.skyrme.com/pubs/kin_out.htmJournal of Information No.3,2007
