Abstract: Project management communication is one vital part of management, and effective project management com-munication is a strategic process. To precisely understand project management and management communication, binding thespecificity of overseas engineering project, from skill, psychology and approach, communication methods and skills, foreignreception, communication psychology are demonstrated in the article, which shows the significance and methods of overseasengineering project management.
Key words: project management; communication skill; communication psychology; foreign reception
摘 要: 上海论文网项目管理沟通是管理工作的重要组成部分,有效的项目管理沟通是一个策略性过程。要正确理解项目管理和管理沟通,文章结合海外工程项目的特殊性,从技巧、心理与途径等层面,阐述了沟通方式与技巧、外事接待、沟通心理等方面,从而表明海外工程项目管理的重要性及方法。
关键词: 项目管理; 沟通技巧; 沟通心理; 外事接待
项目管理是关于项目资金、时间、人力资源控制的一门学问。根据国际项目管理协会的定义,项目管理就是以项目为对象的系统管理,通过一个临时性的、专门的柔性组织,对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制,以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。海外项目管理则是跨越国界的项目管理,涉及项目本身、文化、历史、经济、政治等方方面面,这对管理者及项目团队的管理能力、管理艺术提出了更艰巨的任务。澳大利亚项目管理大师有一句关于工程项目管理的名言:工程项目管理的第一关键是———沟通;第二要务是———进一步沟通;第三要点———还是沟通。沟通是我们生活和工作的主要部分。在工作岗位上,沟通也是我们事业成功不可缺少的技巧。有效的沟通可以使我们充分地表现自己的智慧和能力,实现我们的目标。沟通技巧是推进我们事业成功的重要环节。可见,沟通就是工程项目管理全方位全过程的管理艺术。沟通好了,可以对项目起到重要的推进作用,沟通是保持项目顺利的润滑剂,项目管理的成功完全依赖于良好的沟通;反之,则会阻碍项目的进展,甚至使项目陷于死胡同。
1 不断思考、体会和优化沟通方式与技巧
项目管理过程中,沟通的对象多种多样,沟通应该采取的手段也不尽相同,最终的目的只有一个:各方在最短的时间内达成共识,完成思想的碰撞,找到问题的解决方案。
1.1 与外方的沟通,应当习惯换位思考引用部门领导经常说的一句话:如何让别人听起来很舒服,却又很明白地了解你想要表达的意思。给予对方尊重才有沟通,同时表明我方的观点、意图、立场和决定,批评、责备、抱怨、攻击这些都是沟 通的刽子手,只会使事情恶化。要理性的沟通,不理性不要沟通。1)在有事要向外方致函或写邮件时,我们经常会有这样的体会:事情很紧急,心里很焦急尽快拿到结果,但是又担心对方会有所耽误,因此,在致函的过程中,希望能充分引起对方的重视,而往往一不小心就会在口气上有所强硬和让人难以接受。实际上,“有力的灵魂不咆哮”,在撰写文件时,我们同样应该创造出类似待人接物的一种“以礼待人,以理服人”的沟通氛围。既让对方容易接受,又让对方充分明白你的困难,认识到业主与承包商不是对立而是合作的关系,解决你的困难意味着推进自己的项目,如此一来,他就会心甘情愿地帮助你。2)在向业主提出某种要求或寻求某方面支持的时候,不要首先就表明自己的目的,先应该肯定业主对于我方的支持,再次表达自己为此所做出的努力,让业主时刻感觉到承包商的全身心付出,最后再表达自己由于解决不了面临的问题而寻求的支持。2007年4月至7月期间,沙特项目由于迟迟收不到业主开具的信用证而多次向业主致函,领导每次拟文总是先阐述业主近期对我们某方面的支持、其次阐述由于收不到开具的信用证我方所面临的压力,最后再基于原本开具信用证时间的基础上,恳请业主重视并早点落实信用证至我方银行。3)对于外方的要求及时反馈在沟通工作中至关重要。即使你无法在短时间内准备好外方所需要的资料,你也应该及时反馈给对方你对于此事已收悉,正在准备或给出反馈计划,保证沟通的连贯性,也让外方感觉到你对于他们的重视,逐渐形成彼此信任的合作关系。做工程不像做贸易,交易完成合同则很快解除,而所从事的是周期较长的工程项目,业主及合作方长久的信任才是工程顺利前进的动力。4)面对面的沟通,更要显示出真诚,彼此是否明白所需才是谈判成败的关键。谈判的目的并不是如何压倒对方,而是如何使双方的分歧化解,各自满足需要,达成共识。没有永远的敌人,只有永远的利益。海外项目由于语言等因素所导致的理解差异一定要通过沟通、沟通、再沟通,进行深化理解、消除分歧,显示出合作的诚意,达到共赢的目的是项目谈判的目标。#p#分页标题#e#
1.2 协调好与子公司及下属分包商之间的关系,调整心态,始终树立服务意识在与子公司及下包商协调的过程中,始终要树立服务意识。避免使用强加式命令使其做事。由于其专一的性质,从某种角度来说,也许他在某些方面更专业。因此,他很容易对于别人在其所长的领域的意见产生怀疑,并产生逆反心理,正常的处理方式应该是我们引导它寻找到事情的解难方案,然后进行整体权衡,并督促给予实施。在实际撰写文本的过程中,也注意到某些细节:例如,强调双方利益的一致性,甚至倾向于表达站在对方利益的立场;尊重对方在涉及有关专业方面的方案和决定;让对方感觉你不是在监督他们,而是在善意地提醒他们;明白你所做的一切皆为规避整个项目的风险、推动整个项目的前进。例如,沙特项目大齿圈如何通过检验的问题,多次与南京凯盛进行沟通,阐明我方并不是想无谓地增加麻烦,业主云我亦云,强行要求其按照标准制造并通过检验再行发货;而是耐心地提醒如果一味地忽视业主的要求和国际上执行的规范,我们的设备将会被拒收,纵使为了工期的考虑业主被迫接受有瑕疵的设备,也会对我方履行质保产生风险等等。如此一来,南京凯盛相关人员与我方持有共同的立场,共有一个目标:严格生产监督、确保大齿圈符合业主的要求、也树立自己的项目品质保障。
1.3 注重特点,有针对性地变换沟通方式在整个沟通过程中,创造一种积极和易被接受的沟通方式。有效的沟通需要沟通者对自己的沟通目标有明确的认知,适当的沟通更需要其对自己、对他人、对情境有清晰的认知,以便确定在什么时间、什么场合、对什么样的人、以什么样的方式进行沟通,才能以既有效又适当的沟通方式实现沟通目标,达到自己的沟通目的。
1.4 注重合作成员内部的沟通2007年秋冬季,正是沙特项目招标的繁忙时节。几乎每天晚上及休息日,几位领导带领项目成员在会议室要么讨论问题、要么研究投标文件与合同。有时候,晚上并没有招标任务,但是大家依然在会议室里讨论地热火朝天,丝毫没有浪费时间之感;相反,大家普遍都有这样一种体会:也许一个问题到了一个瓶颈,没有人知道该如何走下去,但是彼此之间看似接近或远离主题的讨论往往会引发某种灵感,使问题实现一个突破。在土建招标时,综合单价如何制定才更合理,保护了自己的利益、也不让承包商承担无法承受的风险;评估投标单位的报价时,如何统筹考虑其合理性以及其特点;那时候,激烈地讨论、彼此的提醒、无意识的语言让项目部成员总是发现一个又一个惊喜,一次又一次让我们对招标过程了解更加深入,更加成熟地选择承包商。
1.5 准确认识应当沟通的对象、并去了解他们在完成工作时有分工,同样的,合作对象也有分 工。因此,为了快速而有效地达成目标,准确认识某件事需要与谁沟通更有效,出现问题需要向哪位领导汇报方能快速解决变得至关重要。了解沟通对象的特点,有利于我们选择其更容易接受的方式。沙特项目咨询公司项目经理是位英国人,他喜欢严谨而轻松的沟通方式,因此,在沟通过程中,我们要特别注意信息的准确性,一旦信息反馈往来变更多次,容易使他造成认为我方做事毛躁、产生信任危机的状况。同时,他又不喜欢板着脸孔与我们商讨问题,有什么小问题他都喜欢询问和了解,将双方都认为棘手的大问题在小理解中化解掉。
2 项目管理中的外事活动
海外项目管理是个沟通协调的过程,双方或者多方的不断沟通,于是外事往来频繁,这当中便涉及到沟通中很重要的一块:外事接待。外事接待工作具有较强的专业性,有其特定的程序和规则。外事接待工作人员不仅要具备良好的语言能力、政治素养、组织管理能力,还要具备较强的外事交往能力。比如按项目往来客人不同层次安排相应住宿、用餐、用车等标准,做到热情、大方、细致、周到,尽量压缩不必要的礼仪性活动。有些客人可能一生只到公司造访一次,如果这一次的接待工作热情周到,精心细腻,公司良好的精神风貌、浓厚的文化氛围将会给客人留下终生的美好印象。外事接待工作有灵活性,但不是随意,其工作涉及面广、随机性强,不可能按照一个模式套下来。应根据环境、条件的变化以及来宾的需求变化,在原则的范围内对政策规定灵活得把握。在接待过程中,根据时间、空间、形势的发展变化,审时度势,随机处理,寻求最佳适度的处理。在复杂的外事接待工作中,对于常规的接待,可以按照一定的程序化、模式化的方法来运作,但是对许多非常规性的随机事件,很难按照一定的程序、模式去工作,需要外事接待人员具有广博的知识、丰富的经验和创造性的思维。外事接待人员要充分利用接待工作的每一个细节展示企业的全新风采和企业独具魅力的特色文化,用每一次接待机会增强企业的凝聚力和向心力,提升企业的知名度和影响力。可以这样说,外事接待工作是一个企业的“第一形象”、“第一窗口”、“第一环境”。要牢固树立“外事接待工作也出生产力,出效益”的观点。#p#分页标题#e#
3 注重彼此之间的心理沟通
这里的加强彼此间的心理沟通,既包括了关注同事与员工日常所想,从各方面帮助员工,确保员工每天可以全身心投入工作;也包括了了解客户的心理状态,创造最佳的沟通时机。
3.1 思想上给予关怀,生活上给予帮助一有空暇,部门领导即在各个位子上与成员进行沟通,增加对部员的了解,发现其特长,尽力做到人尽其才、人尽其用。有时在赴项目地的路途中,领导与员工闲聊,话题往往会自然而然得转到聊起员工对自己工作的想法与需求,这样轻松的沟通,领导会在很自然的环境下给员工在职业规划上给予建议与指导。水泥部部门领导抽出宝贵的时间在生活上细心地帮助部员解决困难:刚毕业的年轻员工及少数单身员工由于人生地不熟租房茫无头绪,两个部长亲自驱车、实地考察,帮助他们寻找安全、经济和舒适的宿舍,使其在心理感受到集体的温暖和领导的关怀。
3.2 丰富员工业余文化生活了解员工的业余爱好,活跃员工业余文化生活。羽毛球、乒乓球、游泳、桌球、高尔夫、卡拉ok、户外旅行等丰富多彩的活动使部门成为一个温暖的大家庭,增强了部门的凝聚力,也使员工之间的关系变得不仅仅是古板的工作关系。关系密切了,大家会彼此之间说说心里话,相互了解的过程就是一种沟通的过程。
3.3 在细节上给予员工更多的关怀部门领导一直在向所有员工阐述一种思想,即部门是一个大家共同战斗的集体、一个共同学习的课堂及一个共同生活的大家庭。因此,除了要同心协力做好工作,注重学习、共同进步外,彼此之间的关怀非常重要。炎热的周末有人加班,同事送来了电风扇。寒冷的冬季加班回家,领导亲自驾车将员工安全地送到家门口。“每逢佳节倍思亲”,节日时,部里安排聚餐等活动,使单身员工在异乡也能感受到节日的快乐。注重心理管理措施,员工之间坦诚地、心对心的沟通与交流;丰富的业余文化生活,充足的培训教育,以老带新的良好氛围,使部员在水泥业务平台上大力施展拳脚,水泥部成为一群来自五湖四海的人共同奋斗、实现理想的舞台。彼此的关怀、共同的学习与成长、像战友般齐心协力实现一个个业务目标,真正地履行了“员工与企业共成长”的格言。
4 结 语
沟通在项目管理中是必不可少的,也是至关重要的,也是决定项目成功与否的关键因素之一。随着经济全球化和企业跨国经营的发展,越来越多的企业意识到了在海外项目管理中跨文化沟通的重要性。在国际项目中,由于项目中的成员每天都要跟世界各地的人们沟通,经常要到国外出差以及在海外工作,跟不同文化背景的人打交道,不可避免地要应对沟通和文化差异等方面的问题。因此,无论是在公司、地区还是国际范围内进行项目管理沟通,都必须了解不同的文化差异,并掌握有效的沟通技能,增强沟通能力。同时,良好的沟通对于管理者的内部管理是非常有益的,一方面使得管理不必介入到所有具体事务中,引导员工进行合理的自我决策,从而节省管理者的时间;另一方面减少信息衰减,保证政令畅通,减少员工工作失误。另外,同部门的同事之间、跨部门的同事之间,彼此都不是孤立的个体,都需要加强“水平沟通”,更加积极主动地承担起自己的职责,才能够保证公司日常工作的顺利完成,而促成这种“水平沟通”就需要推进项目管理的方法、技巧和经验的交流,带动国外水泥部更加高效地运转,把部门打造成为一个精英荟萃的团队、一个紧密结合的团队、一个集思广益的团队、一个严肃而富有创新精神的团队。
