Abstract:The National Natural Science Fund is an important source of fund for universities to do their scientificresearches, and it’s the guarantee of enhancing the innovative ability in science and technology and promoting thedevelopment of science and technology as well. In recent years, universities have obtained more and more projectsfromthe Natural Scientific Fund, and the proportion of it in university’s scientific research funds is growing moreand more. Howto use the project funds properly and effectively becomes one of the important issues in the scientificresearch management. This paper analyzes some major problems existing in the process ofthe managementof univer-sity’s scientific funds, and put up some solutions to these problems.
Key words:colleges and universities; National Natural Science Fund; project funds; funds management
摘要:国家自然科学基金项目经费是高校开展基础科学研究的重要渠道,是提高科技创新能力和促进科技进步的保障。近年来,高校获得科学基金项目越来越多,项目经费在高校科研经费中所占比例越来越高,如何合理有效地利用科学基金项目经费是科研管理的重要内容之一。本文重点分析当前高校科学基金经费管理和使用过程中存在的一些主要问题,并针对这些问题提出了完善高校科研经费管理的思考。
关键词:高校;国家自然科学基金;项目经费;经费管理
科研经费是高校提高科技创新能力,促进科技进步的保障。随着政府、社会、企业对科技投入的不断增加,科研经费在高校资金总量中所占的份额越来越大,国家自然科学基金(以下简称科学基金)项目在高校立项越来越多,获得的经费在高校科研经费总量中所占比例也越来越高。因此,管好用好项目经费是国家自然科学基金委(以下简称基金委)、项目依托单位和项目负责人的共同职责。高校作为项目依托单位,是经费管理的主要力量,肩负起指导、监督、管理的责任。因此,建立科学、有效的科学基金项目经费管理机制,认真分析科学基金经费管理工作中面临的新问题,并积极探索和加强经费管理,提高经费的使用效率,将成为科学基金经费管理工作面临的新课题,对保障高校多出人才、多出成果,提升科技创新能力具有十分重要的意义。
一、科学基金经费管理中存在的问题
经费管理贯彻于科学研究过程管理和目标管理的始终。多年来,基金委和各高校都一直在研究建立既适应科学基金项目特点,又有利于提高经费使用效益的经费管理机制。随着市场经济的不断发展,对科学基金经费管理提出了更高的要求,项目依托单位不断加强财务管理,提高经费使用效率,制定修改和完善各项财务管理制度,进一步加强经费使用过程的监管力度。但是,由于受旧的管理方式和观念等因素的影响,还存在着许多仍需改进的问题。#p#分页标题#e#
(一)忽略科学基金经费预算的重要性科研经费预算编制越来越重要,尤其在引入预算额度管理来控制科研核算之后,预算编制不正确将影响经费的使用。项目负责人往往把项目预算编制仅仅看作是得到科研经费的必要手段,这就造成预算编制与经费实际使用情况严重脱节,即使经费申请到了,一些必要的正常的项目开支因为事先未编入预算无法在该项目报销核算,只有占用其他项目经费,不利于课题的开展。
(二)科学基金项目经费管理不够规范,经费浪费和资产流失并存对科学基金项目,高校普遍对经费的使用情况及效益性没有给予足够的重视,缺乏系统规范的管理措施,不能有效提高研究质量和经费使用效率。有些高校的科研管理部门、财务部门、项目负责人在经费管理中的职责和权限不够明确,有些项目负责人没有合理使用有限的经费。不少高校很清楚自身存在的财务管理问题,因此出台了不少制度加以完善,以堵漏洞,其中一些制度发生了作用,而某些制度却不严。财务部门与科研业务主管部门在经费报销过程中缺乏沟通协作,学校科研管理部门与财务部门缺乏协作审核。超范围、超预算支出,导致经费流失。虽然基金委有明确规定经费使用范围,但是缺少强约束规定,超范围支出和支出结构不合理及违规违纪现象时有发生。有的高校超预算开支仪器设备费、超范围从项目经费中开支人员费、接待费、公关费等公用性经费支出;或层层转拨科学基金项目经费和违反规定将科研任务外包,而财务部门并不监督其投入、运用、耗费和补偿全过程。高校科研经费购置固定资产的管理,名义上有科研处、学院、财务处等部门齐抓共管,实际上是缺位管理。购置的科研设备虽然登记入账,但大多数由项目组保管使用,在科研人员工作调动和岗位调整时,缺乏严格的交接手续,物随人走。
(三)缺乏专职科学基金项目经费管理人员,导致项目经费监控执行力不足虽然高校科研管理部门设有专人负责基金项目的科研管理工作,但是科学基金项目经费管理并入学校的统一财务管理,没有专职财务人员,这样在基金经费使用中和其他项目混合一起,缺乏有效地内部审计或监管机制,最终导致在基金项目检查中发现很多问题不能及时修正。基金经费通过报销制度中的漏洞而流失的情况依然存在。而有的管理较松的单位暴露出的问题更为严重,甚至存在有人用科研经费购买其他与科研无关的固定资产现象时有发生。目前高校普遍存在科学基金项目经费管理的监督检查意识不强的现象,缺乏有效的监督系统和机制,监督制度不完善。尚未建立在经费监管下的科研项目绩效考评指标体系,对综合科研项目技术水平与经费开支的综合考核没有开展,成为科研项目管理水平不高的重要原因之一。#p#分页标题#e#
二、科学基金经费管理存在问题的原因
(一)相关管理法规和制度尚不完善基金委于2007年颁布了《国家自然科学基金条例》,但其相关的具体管理办法还未及时修改。学校的相关制度也是前几年制定的,对新形势下出现的新问题没有具体详细规定,致使依托单位在具体执行时产生异议。高校的科学基金经费一般是由学校财务部门统一管理,而经费的开支审批权为各项目组。在预算执行中有的项目负责人随意变更预算,有的调整预算支出结构。有的科研人员缺乏预算执行意识,认为预算编制是要钱,导致在经费支出中,有的项目没有按批复的预算执行,有的没有按项目的进度执行,决算与预算差异较大。由于信息不对称,造成财务部门的控制和监督力度不够。财务部门只是按照财务规章制度监督管理经费的使用,很难对经费的预算进行控制和监督。
(二)依托单位对项目负责人编制预算和使用经费时指导不及时随着科技活动的日趋复杂和改革的不断深入,新问题新情况层出不穷,虽然各部门相应制定制度和办法,但往往缺乏系统性、前瞻性,使问题屡屡发生。由于项目负责人以及项目组成员,基本上都是从事基础科学研究以及应用科学研究的专业科研人员,但涉及到项目管理所必须遇到的财务问题,科研人员往往变得比较棘手,他们大多数对有关财务管理方面的知识及管理制度了解较少,对于严格基金委各项管理及合理使用经费的重要性认识不够,对按财务制度要求报账又不太理解。目前,科学基金项目经费在支出科目、预算定额等方面还没有制定出科学的预算定额标准,且受上报时间、经费总额的限制,加之项目负责人没有认识到经费预算的严肃性、重要性,要求编制准确、可行的项目预算,难度往往很大。各职能部门针对不断出现的新问题指导不及时,科学基金项目经费出现问题,没有认真查找原因,跟进管理。
(三)现有管理办法对科研经费支出的不合理限制由于基金委现有经费管理办法对项目经费的一些正常支出存在限制,使得本来合理的支出内容在现阶段无法据实列支,导致申报经费预算时该包含的内容不能列入,支出预算无法准确制定。如基金委认为,高校从事科研人员的工资来源于国家给高校的财政拨款,不应计入科研项目成本。可实际情况是科研人员一般都是在满足教学工作后利用业余时间和节假日从事科学研究工作,国家并没有单独给高校核拨科研人员经费,而是依据高校在校学生人数和综合定额标准核拨经费,这样核拨的经费数额仅支付教学人员的工资及维持学校的水电等运行经费都不足,根本不够支付科研人员的工资。
三、完善科学基金项目经费管理的思考
(一)加强科学基金经费管理制度建设,强化科研经费管理科学基金项目经费管理是一项政策性、科学性很强的工作,在实际工作中,应制定和完善一套适应科学基金项目研究工作要求、并具有可操作性的经费管理办法,规范工作程序,进一步加强内部管理机制,明确经济责任,将经费管理纳入法制化轨道,提高资金使用效益,确保科学基金项目研究工作健康发展,使科研管理人员、财务人员和项目负责人共同做到有法可依、有章可循。(1)各级领导与科研人员应从思想上充分认识科研经费管理的重要性加强科学基金项目经费的管理,提高资金的使用效益,是高校科技事业基础研究工作持续健康发展的前提。各级领导应充分认识经费管理的科学化、规范化是提高学校基础科学研究能力的重要保障,应建立健全经费管理责任制,定期组织有关部门和人员对项目执行情况和经费使用情况进行考评,确保用好、管好科学基金项目经费。项目负责人应该树立全局观念,使经费发挥最大的效益,自觉接受指导、管理和监督。(2)完善高校科学基金经费财务管理体制,对经费支出实行全成本核算高校要根据《国家自然科学基金工作条例》及相关的经费管理办法,加强管理,建立一整套科学、可操作性强、行之有效的科研经费财务管理办法和制度。根据基金经费特点,按照既灵活又规范的原则,制定出一系列既不呆板僵化又不放任自流的科研经费管理办法。一是明确与科研有关的所有收入都要纳入学校统一的财务管理,专款专用,防止国有资产流失;二是严格规定开支范围与标准,重点规范人员费、会议费、差旅费、国际合作与交流费、协作研究费等支出的管理;三是加强经费支出的管理,严格按照计划书的预算执行,健全经费内部管理制度,明确各方在经费使用与管理中的职责与权限;四是结题时与财务收支的有关数字,必须经财务部门审核确认后才能出据报告;五是财务部门应严格按照科研经费的使用范围监督经费使用情况,禁止挪用科研拨款;六是调整科研经费管理的重心,切实加强对无形资产的管理,注重对无形资产评估与核算。 #p#分页标题#e#
(二)建立健全科学基金项目经费管理责任制针对科学基金项目经费,进一步明确学校科研、财务等部门及项目负责人在科研经费使用与管理中的职责和经费审批权限,建立审批制度,建立健全合理的经费管理责任制。项目管理专人负责,贯彻“管理为科研服务”的理念。项目管理不是简单的材料传递和经费开支,管理人员既要随时掌握科研信息、熟悉各项管理制度和管理方法,还要了解不同项目类别管理的运行机制,尤其是经费管理办法。项目负责人要严格按照项目计划书约定以及相关法规,在其权限范围内使用科研经费;自觉接受有关部门的监督检查,并对经费使用的真实性、有效性承担经济与法律责任。科研管理部门要加强经费使用情况的监督,建立定期的经费检查制度,争取在最短时间内发现、纠正问题,积极防范经费和资产流失。学校要加强对经费的财务管理,防止项目校外运作造成资产流失,制定可行性强的奖惩规定,建立经费开支通报制,不断矫正其经费开支,减少科研人员经费使用的盲目性、随意性,做到管而不死、活而不乱,使其符合有关规定。
(三)建立健全科学基金项目经费管理监督机制及经费支出绩效评价制度完善科学基金项目经费监督机制,实现经费管理制度化、规范化。具有约束力的法律法规是保证经费监督制度化和规范化的前提。基金项目负责人、依托单位,要按要求向基金委汇报项目执行和预算执行情况,自觉接受基金委的检查和审计;落实项目负责人制,把程序化管理作为制度建设的核心内容。通过制订相关的制度程序,使经费使用和管理形成相互制约和相互监督的关系。设立专门部门专职人员归口管理,落实督办制度,保障科学基金项目的管理和经费使用都按照制度和程序执行。通过完善的制度、健全的体制、规范化的运作、严密的程序,保证经费管理和使用的公开、公平,提高经费使用效率。目前我国主要注重的是科学基金项目结果的评价,而对科研投入与产出的对比关系、科研支出目标的实现程度,很少有人将其纳入到其中进行评价。对于那些不太明确是否必要的项目支出缺乏科学的决策依据,而对于确实必要的支出往往又缺乏事后的评价制度,难以判定支出的效果。因此,我国可以在借鉴国外先进的科研评价制度的基础上,探索一条适合我国国情的科研经费评价体系和相关制度。
(四)加强多方联系,建立有效的沟通平台在项目申报、预算编制与执行过程中,加强对预算编制和预算执行管理,加强学校科研管理部门、项目负责人以及校财务部门的合作,建立有效的沟通平台,以便更加科学合理使用好经费。合理编制预算,是为项目负责人和依托单位正确估算成本、合理计划安排项目支出提供思路和方法,批准的项目预算为今后在课题实施过程中经费的实际支出提供合法依据;在项目结题后的经费决算、财务审计都要依据项目预算完成,项目预算是严肃的。项目负责人要重视项目预算的编制工作。财务部门事前应参与到项目申报与经费预算编制中,协助项目申报工作和经费预算的合理编制。在项目开展过程中,根据预算情况和具体计划要求,结合经费专款专用的特点,提出相关调整意见,更科学合理地用好经费。课题即将结题时,可以指派专人对该课题进行投入与产出分析,预算调整情况比例分析等数据分析,以便于下一个课题的申报与开展工作。#p#分页标题#e#
(五)建立经费网络信息化管理,确保对经费支出的合理化控制运用现代技术,实现经费管理网络信息化,加强对经费支出的合理性控制。充分利用会计电算化等手段进行科学基金项目经费的管理和分析,推广校园数字化平台管理和校园内部查询系统,利用校园数字平台传递相关的信息,解决高校内部不同部门之间、上下属部门之间相互沟通的问题;应用现代电算技术,对每一个科学基金项目的经费实现专门化管理,实现科研管理部门、财务管理部门信息数据共享,依据项目计划书所列支出进行动态实时监控,及时发现问题并加以纠正,确保科研项目的经费使用合理有效。
(六)发挥内部审计作用从目前科研经费管理上看,无论是基金委还是项目依托单位,对基金项目及经费的管理都采取了很多办法,制定了一系列规章制度,加强项目监管,对经费实行决算审查、审计等,取得了良好效果,但是由于基金项目涉及的行业、领域有很多种,每一个领域都有其特殊性,项目审计难度大,在目前没有规范的科学的各行业预算编制评估方法的前提下,最终的问“效”,监测、审核资金完整的运作过程是对我们政策执行的一个检验,是非常必要的。进一步完善课题经费预算制管理,充分发挥内部审计作用,提高科研管理水平,是我们今后工作的重点。
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