一、提高会计素质,促进会计基础工作规范化
传统的会计工作采用手工记帐、算账、报账,对财务人员的业务素质要求比较单一,会计电算化的应用对财务人员提出了新的要求,即提高自身素质,更新知识结构。除要求有较高的专业知识水平外,掌握计算机基础知识已成为当务之急。由于计算机在会计领域的应用时间还不是很长,一些老会计入门较慢,在上机时经常出现操作上的错误,致使系统数据录入不准确,甚至丢失。为确保系统安全有序进行,充分发挥计算机的潜能,定期对财务人员进行电算化培训,要求财务上岗人员具备会计电算化资格证等等措施,是提高财务人员素质切实可行的办法。
二、规范会计行为,创造良好的会计信息系统运行环境
良好的会计基础工作是会计电算化系统安全运行的保证第一,正确设置和运用会计科目。会计科目是按照会计要素的具体构成进行进一步科学分类而确立的会计核算项目。会计科目体系是会计核算的基础,整个会计核算系统都是以会计科目体系为基础建立的。建立会计科目体系从一级会计科目开始,逐渐向下设置明细科目,设置会计科目时应符合财政部和有关管理的规定,满足本单位会计核算与管理的要求,满足会计报表的要求。为便于计算机识别处理和提高运行速度,编制科目代码工作也是一项不容忽视的工作,编制代码时注意其唯一性,有效性,可扩展性。第二,规范各类帐、证、表格式和内容。手工方式下,会计人员按规定设置总帐、明细帐、日记帐,按会计制度要求,填制记帐凭证,登记明细帐、日记帐、总帐。在电算化方式下,这种帐务处理仍旧保持。但部分会计资料格式要重新设计或部分修改,以便在电算化方式下处理,达到真实、准确、安全的要求。在电算化前要全面考虑各类会计资料的规范化格式,分清必须修改与必须保留的内容,使重新确认的会计帐、证、表格式更适于电算化工作特点。第三,规范会计核算方法和过程。要根据计算机特点对原有会计核算方法进行审查和调整,对不符合《会计基础规范》要求的,要改正过来,对核算过粗的方法要进行改进。会计核算过程中涉及各种凭证,帐薄、报表的生成传递和处理。由谁编制凭证,谁转入凭证、谁复核凭证、谁记帐、谁保管、谁汇总、谁编制报表、谁确认最终帐表的正确性,何时完成上述工作,都须做出合理的规定和要求。保证会计凭证的合法,有效。凭证录入微机前,应先经过检查和预处理,不合法、不正确、不合理、不真实、内容不完整的凭证不能输入。凭证输入计算机后要进行复核,复核输入内容与原件是否一致,防止错误。复核人员和输入人员不允许为同一个人。
三、理顺工作岗位,严格权限控制
会计电算化后,会计岗位应相应的调整,根据财政部财会[1996]17号文件可分为会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位;而电算化会计岗位设置应包括电算化主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审核等。岗位的设定可结合本单位所使用的会计软件系统内业务流程和模块的功能,进行相应的设置。岗位确定后要明确各岗的职责范围,建立电算化会计岗位责任制,切实做到事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查。设置岗位时应根据职责分高的原则分配岗位,如凭证输入与复核不能由同一人执行,出纳人员不允许进行系统的操作等等。为确保系统安全、有效地进行,防止会计信息被盗、篡改等现象的发生,建立权限控制制度。在会计电算化相当完备的大型企业,应设置三层密码:第一层是开机密码,第二层是进入系统密码,第三层是自己权限密码,目的是防止财务机密外泄和蓄意计算机作案。权限要有监控机制,除电算化主管外,其他岗位不得直接打开库文件进行操作,不得随意删除数据、原程序和库结构,电算化主管有权监控每个岗的操作内容,各岗的密码要定期更换,由电算化主管统一管理。
四、做好会计基础工作,加强电算化会计档案的管理
会计基础工作的一个重要内容就是会计档案的管理,电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表等数据,以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案除了按《会计档案管理办法》的有关规定外,由于存储计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据),是在会计电算化情况下的新的会计档案形式,在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并留存副本。一般来说,为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复,这些介质都应视为会计资料或档案进行保存。具体方式:对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂等工作。采用磁性介质存储会计档案,要定期进行检查,定期复制;会计档案不得随意堆放;借阅会计资料应履行借阅基础上利用会计核算提供的数据和其他有关手续,并注意防止感染病毒。
五、实现会计电算化
从核算电算化向管理电算化、决策电算化发展会计电算化可以分为三个基本层次,即会计核算电算化、会计管理电算化、会计决策电算化。会计核算电算化是会计电算化的第一个层次,主要内容包括:设置会计科目电算化、填制会计凭证电算化、登记会计帐簿电算化、成本费用计算电算化、编制会计报表电算化。会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上,利用会计核算提供的数据和其他有关数据,借助计算机会计管理软件提供的功能和信息,帮助财会人员合理地筹措和运用资金、节约生产成本和经费开支,提高经济效益。主要任务有:进行会计预测、编制财务计划、进行会计控制、开展会计分析。会计决策电算化是会计电算化的最高阶段,在这个阶段,由会计辅助决策支持软件来完成决策工作。
参考文献
[1]严行方.全新会计理财[M].北京:石油工业出版社,2002.
[2]刘玉廷.企业会计制度.的中国特色及与国际惯例的协调[J].会计研究,2001.
