数字化基础上企业会计档案管理研究

第 1 章 绪论
 
1.1 研究背景和意义
伴随着信息技术的革命性成功，数字化以前所未有的速度在各行各业中如火如荼的应用着，上到宏观战略的决策，下至业务流程的规范，数字化的管理手段与方法都渗入其中。企业数字化源于欧美，重新定位各种信息系统在企业模式、管理流程和知识传播方式等方面的地位。企业运用数字技术、数字化管理、数字化制度，不仅灵活的选择和改变着自己的战略目标，而且以创新的方式建立和巩固着自己的经营策略，还能够敏锐的洞察着环境变化，应对市场、行业和企业结构以及管理模式的挑战，最终捕捉着良好的商机和最大化的利润。会计档案管理工作作为企业管理和经营的一个重要部分，理应顺应这种数字化的潮流，实行数字化管理。然而，目前的会计档案管理仍处以一种半手工和半自动化的状态: 手工会计核算越来越多地被计算机所取代(郑海升，2010)；会计档案的形成由于电算化会计软件的应用而实现了记账凭证、账簿和报表的数字化处理（邵立萍，2011）；会计信息的处理与传输呈现出自动化、电子化（刘雪晶，2008）。但是，这种转变并没有完全改变会计原始凭证的纸质化形式、会计档案保管和利用的档案室模式、会计信息资源的共享性也没有完全实现。因此，要改变这种现状，就需要采取数字化的会计档案管理方式。
 
1.2 研究方法
本文主要采用以下的研究方法：（1）文献研究法。根据会计档案管理和数字化两方面的内容，在互联网数据库中进行相关文献检索和阅读，全面、正确的了解数字化背景下会计档案管理的国内外现状，存在的主要问题。（2）定性分析法。本文运用定性分析，对会计档案管理中存在的问题进行深入分析，从而得出内外部的真正原因。（3）调查法。本文通过对目前企业会计档案管理的现状进行调查，并咨询相关专家和技术人员，从而提出了会计档案数字化管理的必要性和可行性。（4）经验总结法。通过对会计日常工作中遇到的档案管理的问题和需求方面的分析和归纳，并结合会计行业的电算化发展趋势，提出会计档案的数字化管理方式。
 
第 2 章 会计档案管理概述
 
2.1 会计档案的定义、特点及作用
 
2.1.1 会计档案的定义
关于会计档案的定义各种文献资料表达的基本一致，本文采用的是南京大学出版的周书群编写的《会计档案学》中的描述：会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包
括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。
 
2.1.2 会计档案的特点
会计档案根据不同种类可分为自制会计档案和外来会计档案；纸质档案和电子档案；永久性档案和定期档案；企业档案和事业单位档案等，因此，会计档案产生了许多不同的特点。会计档案的一般特点有：（1）普遍性：不论是企事业单位、社会团体，只要存在独立的会计核算，就会产生会计档案；（2）严密性：会计档案的形成有一套严格的流程，彼此之间相互联系，关系紧密；（3）稳定性：不管何种会计系统，都只能产生出凭证，账簿和报表三类文件；（4）数据性：会计档案都是以各种数据来反映经营状况和财务收支情况的；（5）表格性：无论是凭证还是账簿报表都具有表格的特征。
 
第 3 章 企业会计档案管理现状分析....................11
3.1 企业会计档案管理现状 ................................11
3.2 企业会计档案管理中存在的问题 .......................12
3.3 影响企业会计档案管理问题现状的因素分析 .........14
第 4 章 企业会计档案的数字化管理............................18
4.1 档案馆数字化管理方式的启示 ...................................18
4.2 企业会计档案数字化管理方式构建 ......................21
4.3 企业会计档案数字化管理的实现途径 .....................24
4.4 企业会计档案数字化管理的技术支撑 ................36
4.5 企业会计档案数字化管理的安全保障 .............................41
4.6 企业会计档案数字化管理的基础建设与法律完善 .......44
第 5 章 A 公司采用会计档案数字化管理 .......................47
5.1 A 公司简介 ...................................................47
5.2 A 公司会计档案管理现状 .......................................47
5.3 A 公司采用会计档案数字化管理的过程 .....................49
5.4 A 公司采用会计档案数字化管理的预期效果分析 ........52
第 6 章 研究结论与展望.............................................55
6.1 主要研究结论 .................................................55
6.2 进一步需要研究的工作 .........................................55
 
结论
随着电算化技术的不断发展和数字化程度的深入，会计档案也因为会计核算采用了财务软件和计算机程序而产生了大量的电子数字文档，纸质和电子资料的双轨制并行存在。但是相同内容、两种类型的文件并保存的局面，不仅增加了大量的人、财、物的投入，还造成了巨大的浪费，由此影响和制约了数字化文件的推广应用和档案事业的进一步发展；于此同时这种并轨制带来的各种问题也层出不穷，采用会计档案数字化管理，不仅对管理问题，技术问题，还对安全问题提出了很好的解决办法，还在原始凭证电子化，会计网上报销，会计档案信息传递的双向性和资源高度共享性等数字化方面提出建议。
最后，从目前来看，在电子档案的局限未得到根本克服及其法律地位未得到完全确认之前会计档案双轨制保存有其存在的必要性和合理性，以电子会计档案调阅为主，纸质会计档案调阅为补充的档案的使用模式逐渐会被认可。但是，从长远来看，随着数字化技术的日益成熟和档案的利用和管理越来越受到重视，会计档案数字化管理和单轨制运行必将成为未来新的发展趋势。
 
参考文献
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