构造电算化会计信息系统基本模型的策略和应用

构造电算化会计信息系统基本模型的策略和应用

会计论文发表代写会计论文要对CAIS模型进行改造,首先应按市场经济的要求和计算机处理的特点,对基于手工处理的传统核算型会计模式进行改造,得出CAIS的理论模型。笔者把所有会计系统共性部分称为会计的基本模型,并从构成模型的核心内容即基本数据模型入手,探讨了CAIS基本模型的构造和策略。通过以会计数据最一般的表达形式即科目记录形式建立分录数据库和科目数据库的存贮模型,通过建立科目参数库来标识不同科目核算和管理上的特殊要求,以及通过能对这些存贮信息资料进行不同组合并输出的自动生成系统,满足企业经营管理的不同需求。
电算化会计信息系统(CAIS)的基本模型是CAIS的基础和核心。而CAIS又是企业管理信息系统(MIS)的基础和核心。因此,研究CAIS基本模型的构造策略,对我国现行核算型CAIS的改造,建立管理型CAIS具有现实意义。

1 对CAIS基本模型范围的界定我国现行的会计软件一直是作为一个独立的系统在发展。代写会计论文范文因此,它不仅包括会计帐务报表系统这一基本内容,还把MIS各子系统中与会计数据处理相关部分的内容也独立了出来。因此目前我国比较完整的会计软件体系包括以下内容:帐务处理、报表处理、工资核算、固定资产核算、材料核算、产成品核算、库存商品核算、成本核算等。其中,帐务报表处理系统是核心,它和其它业务系统存在一定的数据联系。从财政部对我国会计软件的汇总资料表明,按其处理方式的不同,大致可把国内会计软件的基本结构分为两大类:一是以记帐凭证为唯一的数据入口,通过对凭证的处理分别产生总帐和有关的存货、销售、固定资产等明细帐的会计软件。另一类则是通过记帐凭证产生总帐,通过对原始凭证的处理产生明细帐。总帐与各业务核算系统的联系通过手工或自动转帐系统来解决。总之,不论是上述哪一类软件,都可以看出我国的会计电算化是以传统的企业管理模式和会计核算模型为基础,逐步从单项应用到系统化的发展痕迹。这也是我国现行会计软件结构的基本特征。考虑市场经济对企业财务管理的要求,以及把CAIS作为MIS的一个有机组成部分应是我们对现行会计软件进行改造的基本出发点。对现行会计系统的改进可以从以下几方面入手:
(1)对数据处理流程的改造。现行会计系统的数据处理流程基本是模拟手工核算型会计处理的环节内容。应根据会计数据处理的本质内容,简化手工操作条件下所特有的重复记帐、帐帐核对等处理环节,提高数据处理效率。
(2)对数据处理方式的改进。现行会计系统以月为周期处理数据的特征比较明显,随机产生管理报表的功能比较薄弱。改进的方向是以实时方式处理信息,即会计凭证数据一旦输入并得到确认,即能完成整个周期的处理内容。
(3)对数据存贮模型的改进。现行会计系统基本以会计凭证库、明细帐薄库、科目余额库、报表库等逐级处理存贮数据。可以考虑的改进方向是:不设明细帐簿库,会计凭证库中的记录数据一旦审核确认即视同帐簿数据;对科目余额库的处理和存贮扩大到所有的明细科目,并且,不仅处理和存贮当月的余额和发生额,也处理和存贮各月的余额和发生额,甚至包括数量、计划、定额指标,以全方位满足企业经营管理的信息需求。
(4)与其它系统接口的改进。从现行会计帐表系统与各业务系统的关系看,业务系统向帐表系统的数据传递基本上实现了自动转帐,但数据的输入基本上各自为政。改进方向是统一输入、数据共享。而要做到这一点,必须实现接口数据模型的标准化。CAIS基本模型与其它系统的主要接口点是会计凭证库和科目余额库。实际单位的会计凭证格式各异,但所有经济业务都要通过会计科目分类表示。因此,会计凭证库以会计科目为每一记录的关键项容易实现标准化,名称也应改为分录数据库。科目余额库应将其改造成为能反映各级科目分月的和累计的余额、发生额数据,甚至计划数据、数量数据的综合数据库,并作为CAIS的中心数据库,满足各系统对会计信息的需求,名称也应改为科目数据库。根据上述分析,我们可以给出以下CAIS基本模型概念图。下面具体讨论CAIS基本模型实现的基本策略。

2 确定基本数据模型的策略在CAIS中最基本的数据库应是分录数据库和科目数据库。代写会计硕士论文其它数据库一般都是它们的过渡或派生库。对分录数据库来说,它既是整个系统处理的数据源,也是从其它系统接收数据或向其它业务系统提供基础数据的接口。同时还是审计软件对会计数据可靠性进行审计的起点。对科目数据库来说,它是会计数据处理结果的基本表达形式,是提供内外财务报表的直接数据源,也是进一步进行财务分析、预测、决策的基础数据源。在财务审计中,科目数据库还是审计的终点。因此,规范分录数据库和科目数据库的结构内容,对于CAIS的扩充、发展,实现系统的通用性与开放性,以及与其它系统的有机连接都意义重大。尽管我们采用了统一标准的科目记录形式来表达数据模型结构,但是不同企业、不同管理和核算模式下的科目记录数据客观上存在差异。不仅不同科目之间在反映的经济内容、核算要求、数据结构、输出格式等方面存在着差异,而且不同企业相同科目之间或同一企业不同管理要求的科目之间也有差异。为了实现软件数据模型统一性与灵活性相结合的目标,需要设立科目参数库,通过不同的参数值来反映具体科目的特性。这样,笔者认为CAIS的基本数据模型可由科目参数库、分录数据库、科目数据库有机组成。一个结构和内容规范稳定的基本数据模型在整个CAIS中将起到核心的作用。下面分别讨论上述三库数据结构定义的策略。
2.1 科目参数库数据结构定义的策略会计科目在管理和核算要求上的区别是多方面的,归纳起来主要有以下几类:
(1)从会计信息的综合程度上看,有汇总科目和明细科目之分。明细科目是数据处理的基本元素,而汇总科目是反映其所属明细科目逐级汇总的综合会计信息指标,也是组成会计报表项目的主要内容。
(2)从会计科目所代表的内容上看,有一般科目、银行帐科目、数量类科目、往来帐科目、长期类科目、固定资产类科目等几类。不同类科目反映的内容除一般科目所包括的日期、凭证号、摘要、方向、金额等基本数据项外,还要包括进行明细核算和管理的原始凭证数据。不同类别的科目从数据的输入到明细核算都是有区别的。
(3)从会计科目与会计核算管理模式的关系看,有单一核算科目和责任核算科目之分。企业一般均有若干科目(如费用类科目)需分部门建立明细帐进行核算、管理和控制。有些企业(尤其是商品流通企业)的会计核算和管理甚至建立在责任部门核算的基础上。区分这一点对于开展企业管理尤为重要。
(4)从会计信息的计量手段角度分析,会计科目有单币(人民币)科目和复币科目之分。如果是复币科目,则所有金额必须分成人民币和外币分别进行核算、管理和控制。
(5)从会计明细资料输出的格式上看,会计科目又可分为三栏式帐科目、银行帐科目、数量金额式帐科目、部门多栏式帐科目、子目多栏式帐科目、固定资产式帐科目、复币式帐科目等几类。上述科目间的特性需要通过不同的科目参数来加以描述。通过科目参数来分类区别不同会计科目之间的不同管理和核算要求是实现会计软件通用化的基本手段之一。会计软件应通过设置科目参数库来统一存放和管理科目参数标识。在考虑科目参数库数据结构时,不仅应包括科目代码、科目名称等基本数据项,还应包括能分别用来标识上述不同科目特征的数据项。科目参数库应通过用户自由设置生成,不同科目在管理和核算上的不同要求是通过系统自动判别科目参数库的具体参数来实现的。
2.2 分录数据库数据结构定义的策略前面已述,分录数据库不仅是整个CAIS处理的数据源,同时也是与其它系统联系的重要接口。因此,分录数据库数据结构必须规范标准,而不能简单地照搬手工会计凭证格式定义数据库结构。CAIS是MIS的有机组成部分,统一输入、数据共享是考虑系统模型,尤其是基本数据模型的重要前提。笔者对系统数据输入职能划分的基本思想是:无论是在CAIS范围内,或者是在MIS范围内,凡是需要用会计凭证形式表达的数据(财务数据),对其附带的业务数据统一以会计凭证(包括手工方式下的记帐凭证及其所附原始凭证中的数据项)的形式输入系统,并在各系统共享。改变一些系统中根据一式几联的原始凭证在不同的业务系统中分别输入数据的做法。凡是不涉及财务数据变动的业务数据(会计上不用填制记帐凭证的数据资料),由各业务系统自行输入和处理。按照上述思想来划分数据输入职能,分录数据库的数据结构不能只考虑日期、科目、金额等财务数据,还要考虑进行明细核算和管理的内容。当然,要具体给出一个固定的分录数据库数据结构是困难的。因为不同的企业、不同的管理和核算要求对具体明细数据项的要求是不同的。即使设计出一个包罗万象的数据结构来,从数据存贮上讲,也是不合理的。笔者以为,采用以下策略设计分录数据库的具体数据结构是合理可行的。即把具体数据项分成两部分,一是基本数据项,可以规范统一,以保证作为系统接口之一的规范性和开放性;二是明细核算数据项,各系统可根据上文2.1(2)中的说明具体情况具体考虑。#p#分页标题#e#
2.3 科目数据库数据结构定义的策略在科目数据库具体的设置策略上不同系统存在着较大差异。这些差异主要表现在以下四方面:
(1)是否反映明细科目的差异。许多系统以满足日常对外定期会计报表为数据处理的主要目标,因此科目数据库中只存放一级会计科目和若干会计报表需用的明细科目,并不反映所有会计科目的内容。
(2)是否反映数量指标的差异。由于许多系统不处理明细核算的内容,科目数据库只反映用金额表示的余额和发生额指标信息,不反映科目的数量指标信息。
(3)是否反映历史数据的差异。在许多系统中只反映科目的当前余额资料,如本月的余额、借贷方发生额,以及本年累计的借贷方发生额,而不反映各月的历史数据。这虽能满足日常财务报表的需要,但对会计信息的进一步分析利用是不利的。
(4)是否与科目参数库分开的差异。在许多系统中,由于科目参数设置比较单一,科目数据库结构简单、记录数较少,因此科目参数库与科目数据库是合一的。这在简单的会计核算系统中数据处理的效率是很高的。但由于科目参数库内容相对稳定,且数据处理的许多环节中都要使用科目参数。因此,在大的系统中,分开设置对数据处理和管理均较有利会计毕业论文。笔者认为,科目数据库是有关系统对会计信息分析利用的主要信息源。在通用软件中,会计报表之所以能自由定义,前提是系统中已按标准格式贮存了相应的基本数据项。同样,一些软件之所以在各种内部报表数据的定义上,以及财务信息需求的扩展上受到限制,主要原因也不在于报表生成公式或处理程序不通用上,而是在于系统中缺乏相应的数据项的存贮。因此,平时如何尽可能全面地、完整地、标准化地积累基本会计信息资料是实现会计报表系统和财务分析系统是否真正通用的重要前提。企业内外对会计信息的需求是全方位的,其中核心的会计信息是财务信息。科目数据库应成为组合各类财务信息的基本文件。因此,它不仅应反映各级科目汇总的余额、发生额信息,也应该包括所有明细会计科目的余额发生额资料;不仅应该反映当前最新的余额、发生额信息,也应积累全年12个月的余额、发生额信息;不仅应该反映余额信息(构成财务信息的主体),同时也应该反映数量信息指标。另外还应包括定额信息、计划信息、分析信息等。

3 基本数据模型中数据的生成策略基本数据模型的数据结构是相对规范稳定的,生成基本数据模型中的数据的方法也应该是比较规范的。由于科目参数文件的数据是在系统使用前由使用者一次初始完成的(系统运行时也可随时调整变更科目参数设定),因此下面着重讨论分录数据库和科目数据库数据的生成策略。
3.1 分录数据库数据生成的策略分录数据库数据的生成可区别情况采取下述三种方法:(1)直接输入数据的生成方法。即通过计算机终端直接录入数据,这是最基本的方法,相当于目前大多数系统中的记帐凭证输入模块。(2)系统内自动生成的方法。会计凭证并不总是与实际发生的经济业务相联系的。任何会计系统总存在着期间内数据的调整、结转内容,如待摊费用、预提费用的处理,收支帐户的结转处理,利润的分配处理等等。会计上称之谓内部转帐凭证。这些凭证中的科目金额是从其它科目余额或发生额资料中结转或按一定方法分配产生。这些会计数据不应采取人工输入的方法,而应通过事先定义的机制转帐凭证由系统自动生成。(3)从其它系统自动转入的生成方法。MIS各子系统之间一个子系统的处理结果被另一个子系统利用也是一种数据共享。其它系统向会计系统传递数据一般首先要通过会计凭证形式表示出来。这部分内容也应通过系统之间的自动转帐机制来完成。
3.2 科目数据库数据的生成策略在目前的所有软件中都有科目余额数据生成的处理模块,但许多软件在内容上存在一定的局限性,即按手工会计中总帐处理的要求,以满足定期会计报表为目标组织处理。不仅处理的内容局限于少数的一、二级会计科目汇总上,而且在处理方式上也采取定期汇总的办法。因此,在许多软件中有的直接把它称做为总帐处理功能。科目数据库是会计信息分析利用的主要信息源。在内容上,科目数据库已远不是手工会计中“总帐”的概念。这在上文讨论数据结构时已对该库应包括的内容作了详细说明。在数据的生成处理上也应该突破手工会计中总帐处理的方法,按照实时处理的方式,正确及时地生成各级科目最新的年、月余额和发生额及数量信息指标,使其真正成为能随时组合最新财务信息资料(报表)的会计信息资料库。

4 实际运行系统建立的策略
4.1 对建立实际运行系统方法的策略认识前面我们用抽象的观点讨论了CAIS基本模型的内核,即基本数据模型及其数据的生成策略,接下来的工作就是围绕此内核建立系统的外层,即建立能满足不同信息需求的实际运行系统。以基本数据模型为核心的系统内层,其内部结构是明确、规范和稳定的,但系统实际的信息需求是不确定的和可变的。它们之间之所以能有机地统一起来,首先是因为系统的基本数据结构是建立在抽象的基础上的,而不是某一特定环境实际需求的简单反映。这种面向模型(对象)的系统开发方法与传统的面向特定需求的系统开发方法是有本质的不同的。系统的内核是明确的、稳定的和可预见的,这为进一步建立可定义的,而不是固定需求内容的实际运行系统创造了条件,从而也使系统内核真正成为活的核心。这种建立系统的方法可用b型循环周期图示意。 从上图可以看出,整个系统的建立是从建立一个模型入手,而不是从具体的需求分析开始。只要构成模型的基本结构没有改变,就不用修改模型。而一般功能需求的变化只形成下部循环,而下部循环是不影响系统模型结构的(尤其是系统的基本数据结构),这些需求变化可通过定义和再定义自动解决。上面笔者已将CAIS基本模型的实际输出系统分为日常会计资料的生成输出和财务信息资料的生成输出两大部分。下面简要讨论这两个系统的实现策略。
4.2 日常会计资料生成输出的策略会计信息资料这一概念的范围是很广的,MIS各子系统都在一定程度上产生、处理、输出会计信息资料。这里所指的日常会计信息资料主要是指作为会计档案打印输出的会计帐页和作为日常查询用的会计数据。会计帐页输出格式是能够统一的,但不同科目之间、不同企业同一科目之间,甚至同一企业同一科目不同的管理核算要求下输出的帐页也是不同的。这种会计科目与具体帐页格式之间的关系不应是固定的,而应通过科目参数由使用者自由设定。在打印帐页时,系统自动根据科目帐页打印参数值,选择对应的格式输出帐页。日常会计资料查询是指为了满足管理和核算上的某种需要,对系统内个别或某类数据的查询。查询输出包括显示和打印两类。日常会计资料的查询输出比会计帐页的输出要不规范得多,可以说是千变万化的。因此具体查询的内容和方式很难由使用者事先定义确定,也不可能为各种查询要求一一设置查询模块。可以选择的策略是只对具有普遍意义的查询内容,如查询某张凭证数据、查询某科目的余额发生额资料等设置固定对象的查询模块。对其它内容的查询应设置统一的、由使用者自由组合条件的通用查询模块,如对明细业务的查询,查询条件应做到在科目区间、日期区间、凭证号区间、金额区间、借贷方向,甚至摘要标志等项目间均可自由地选择和组合。
4.3 财务信息资料生成输出的策略财务信息资料一般是指经过一定帐务处理以后产生的会计报表,包括对外定期报表和内部管理报表。产生财务资料的信息主要来自科目数据库,应通过用户自定义的方式来生成和输出会计报表。论文代写在现行的许多会计软件中,尤其是商品化会计软件中,会计报表的产生普遍采取自定义产生的策略,包括报表的各类名称、格式、内容和编制方法等均可由使用者自定义产生,并可根据需要修改和维护。