探讨电子计算机在会计工作中的应用产生重要影响
摘要：随着电子计算机在会计工作中的应用，会计电算化作为一种新型的会计核算和管理方式得到了迅猛发展，电算化使广大财会人员从繁重的手工操作中解脱出来。由于电算化的使用，企业会计人员有时间和精力参与企业的管理和决策，为企业管理当局、投资者与债权人提供较为准确、及时的财务信息。
关键词：财务信息 电子计算机 会计电算化
一、会计电算化对会计业务内部控制的影响电算化财务系统的内部控制，既包括原来的手工账务过程，又包括程序设计、电算账务处理过程。会计电算化是以电子计算机为主的当代电子信息技术应用于会计的简称，是以计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，是现代社会大生产和新技术革命的必然手段。
（一）内部控制制度方式的变化。在电算化环境下，计算机系统的内部控制由手工条件下的单一制度，转变为程序控制和制度控制。主要包括：①原手工操作下一些内部控制措施在电算化后没有存在必要，如编制科目汇总表、凭证汇总表、检查的试算平衡、核对总账、明细账等。②原手工操作下一些内部控制措施在电算化后转移到了计算机内，如凭证借贷平衡校验、余额发生额平衡检查等。可见，电算化会计除了人这个执行控制的主体外，许多内容控制方法主要通过会计软件来实现。③原手工操作下一些内部控制主要采用结构控制法，包括设置相互牵制和制约的会计岗位，通过会计业务的相互稽核关系加以控制，会计工作通常被分成几个步骤，按一定的程序完成。任何一个步骤都是对前面工作的审查与复核，前一个步骤中出现的错误，往往可以在后一个步骤发现而得以修改，如凭证中的错误可以在记账中发现，记账的错误可以在对账中发现，对账中未发现的错误又可以在编制报表中发现。而使用计算机后，大部分会计处理工作都由计算机完成，这种数据处理的集中性，使得传统的组织控制功能减弱，原有的内部控制措施逐步由相应的程序代替，如操作权限控制功能、数据输入输出控制功能。
（二）内部控制制度内容的变化。电算化系统实施后，会计核算环境发生了很大变化，会计部门的组成人员由原来的财务会计人员，变为会计人员和电算化操作管理人员两部分。电算化系统的数据处理方式复杂多样，这不仅给会计人员增加了新的内容，同时也增加了新的控制措施，如计算机硬件及软件分析、编程，维护人员与计算机操作人员内部控制，以及计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、病毒防治、操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制等。同时，也使内部控制的范围相应扩大，如不但要注意对业务操作人员的制约管理，更要强调会计人员与计算机维护人员的内部牵制；不仅要对输出的纸质资料进行归档管理，更要加强对计算机内部数据的安全管理等。
（三）内部控制制度重点的变化。在手工会计环境下，内部控制的重点是会计人员岗位职责的相互牵制。实现会计电算化后，会计工作涉及到人与电算化软件两个因素，而电算化软件是主要的影响因素。这使得内部控制的重点转变为对人、机的控制，如对原始数据输入计算机的控制、人机交互处理的控制、会计信息的输出控制等。
二、会计电算化系统内部控制所面临的几个问题
（一）会计人员知识不全面，缺乏复合型人才。会计电算化是一门融计算机学、管理学、会计学、信息学于一体的应用技术。据财政部统计，到2009年底，国有企业单位和县级以上集体所有制单位持证在岗的会计人员，26.03%的人员没有中专以上学历，其他经济组织持证在岗会计人员中，有36.06%的人没有达到中专以上水平。会计电算化的应用更是令人堪忧。会计电算化对会计人员业务素质以及计算机应用水平提出了更高的要求。会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识，在岗的会计人员中部分人员知识老化，学习会计电算化知识积极性不高，虽经过计算机等级培训，但与实际要求还有较大差距。会计电算化专业毕业生数量有限，不能满足市场需要，复合型人才更是供不应求，直接影响会计电算化工作的开展。同时，计算机培训教材老化，跟不上计算机技术发展的趋势，经过这样的培训和考核的人员，实际操作能力难以适应电算化环境下对内控的要求。再加上我国电算化普及率总体偏低，企业管理信息技术的采用明显落后于信息技术的发展速度。
（二）电算化的实施使会计资料数字化，增加了内部控制的难度。在手工会计环境下，企业的经济业务发生均记录于纸张之上，并按会计业务流程的不同依次分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表，书面数据形成会计人员所熟悉的会计数据原件，这些数据若被修改，从笔迹、墨痕、刮痕、涂擦方面能够辨别出修改的线索和痕迹，是传统纸质原件的基本特征。但是，在计算机网络信息系统中，纸质的原始凭证的数据被直接记录在磁盘或光盘上，难以实现像签字盖章那样证据化的操作。由于系统管理员、财务总监等有着特殊权限的人，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，这就很难辨别出哪一个业务记录的“原件”。在电子数据形成和存储管理过程中，电子数据像纸张凭证一样可作为会计的原件，如果法律上不承认电子数据可作为数据“原件”，那么许多数据就要模仿手工操作的方式形成纸张式的原件，会计的无纸化就无法开展，并进而影响会计电算化的进程。由于磁性介质本身易受周围环境的影响，一旦受损又很难恢复，使得数字化会计信息的安全性面临着新的问题。
（三）电子原始数据的审核和确认，使会计信息处理出现错误的风险加大。在现有的会计电算化环境下，绝大多数会计还保持着传统的纸张式的凭证审核和手工编制会计记账凭证方式。因而，在电算化初期，会计原始数据的审核仍然沿用传统方法如坚持“八审八看”，即：审核经济业务内容，看是否符合财务制度、法律法规和费用开支标准；审“抬头”，看是否与本单位名称（报账人姓名）相符，审“填制日期”，看是否与报账日期相近；审“用途”，看是否与“发票”或“收据”相关联，审“财务签章”，看是否与企业或单位名称相符；审“金额”，看计算是否正确、完整；审“大、小写”，看大小写是否一致；审“脸面”，看有无涂改、刮擦、纸贴现象，等等。随着会计电算化进一步发展，面对“无纸化”会计数据，会计人员特别关心怎样审核和确认存放在计算机系统中的数据与业务发生时的原始形式一致，磁盘和光盘的数据可通过适当的计算机工具修改，并且做到不留任何“痕迹”。因此，确保这些电子数据是以原始形式保存下来，是无纸信息系统的关键。在无纸化的信息系统环境下，电子原始数据经审核和确认，可利用会计记账凭证编制的软件模块自动生成电子记账凭证。自动形成后的电子记账凭证不能让任何人修改，由这些电子记账凭证或电子原始数据直接生成的电子记账凭证、电子账簿和电子报表，都是派生性的数据。会计系统中的派生数据的正确性、真实性和完整性取决于电子原始数据。
（四）会计电算化工作的安全性、保密性差。现有的会计应用软件系统在设计、开发阶段，普遍存在着系统需求中安全需求少、软件设计重功能轻安全的现象，软件设计选用和数据库考虑安全性能少，以致软件投入运行后暴露诸多安全隐患，如数据库呈开放状态、易于打开、应用系统软件存在安全问题等，这类问题目前尚未得到改变。财务数据是企业的秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。同时，许多安全设施未配置齐全，特别是硬件自身安全性能低，造成硬件的安全问题直接影响会计应用系统软件的正常运用。另外，一些具体操作者未能按照一定程序操作，导致会计资料的丢失；财务人员对计算机病毒的侵入防范意识不强，未能采取有效措施防止病毒和黑客的侵入；会计档案形成和保管过程中存在风险；操作者和管理者安全意识淡薄、操作密码管理不严格、安全管理制度检查落实不到位等。会计软件的这一固有弱点，为某些贪欲之人打开了方便之门。
三、制定有效的电算化环境下的内部控制制度提高电算化的科学管理水平，是建立现代企业内部控制制度的内在要求，也是提高企业管理水平的重要途径。
（一）加强对会计电算化内部控制主体“人”的控制，把内部控制工作落到实处。电算化下的内部控制制度所采用的一切方法、程序和措施都离不开人的作用。否则，再好的管理制度和控制措施都无济于事。人员素质控制包括：①知人善任。②加强对员工特别是会计人员的职业道德教育。会计是诚信行业，如果会计失之诚信，弄虚作假，欺诈舞弊，会计关系得以存在的基础就会随之崩塌，会计业的生命力就随之终结，朱镕基同志曾题词“诚信为本，操守为重，坚持原则，不做假账”，这是对广大会计人员和注册会计师的基本要求。③建立轮训制度。电算化下的内部控制制度中人的素质是关键。要进一步改革人才教育培养的相关制度，多方面、多形式、多渠道培养会计电算化所需人才。只有提高会计人员的职业道德和技术素质，才能确保系统安全、有序运行。要造就一大批既精通计算机信息技术，又具有财务管理知识，能够熟练进行财务信息的加工和分析，满足各方对财务信息的需求的“会计———计算机———管理”的复合型人才。④建立奖惩制度。⑤建立职务轮换制度。#p#分页标题#e#
（二）加强电算化系统管理的内部控制制度。实行电算化以后，系统的正常、安全、有效运行的关键是操作使用，如果单位管理制度不健全或措施不力，都会给各种非法舞弊行为以可乘之机。
1.机构和人员的权限管理和控制。会计核算软件正式投入使用后，对原有的会计机构必须做出相应调整，对各类人员制定岗位责任制度。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位，基本会计岗位包括：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等；电算化会计岗位包括；直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等。机构调整必须同组织控制相结合，实现职权分离，才能有效地限制和及时发现错误或违法行为，如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。又如对用户授权，是目前普遍采用的系统安全保护措施，也是较为方便和行之有效的方法。它分级分层向用户、操作员等授予相应权力，把系统的各项操作功能细化并体现在权限的设置上。因此，它能防止用户未经授权就擅自使用系统或修改数据，充分发挥系统自身的安全防护功能。针对权限的控制，会计软件再开发过程中要特别注意将操作权限的级别细化，这样才能充分发挥授权控制的严密性。
2.系统操作环境管理和控制。主要通过制订一套完整而严格的操作规定来实现。如规定交接班手续和登记运行日志记录，包括操作时间、方式、内容等，特别是对系统数据进行修改、删除应留有痕迹，这既是内部控制的基本需要，也是事后审核的主要线索。规定数据备份及机器的使用规范，规定软盘专用以防病毒感染。系统维护包括硬件维护和软件维护。硬件维护主要包括：①定期进行检查并做好记录；②在系统运行过程中出现硬件故障，要及时分析并做好记录；而软件维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护。
3.建立计算机房管理制度。实行电算化后，设立计算机房的主要目的是：给计算机设备创造良好的运行环境，保护机器设备：防止各种非法人员进入机房，保护机内程序和数据的安全。具体措施包括：①对进入机房内的人员进行严格审查；②保证机房设备安全的措施，应配置UPS（不间断电源）防辐射或电磁波干扰等设备，同时应注意防火防盗等；③保证计算机正常运行的措施，在条件许可下，可考虑双系统的散热设备。④会计数据和会计软件安全保密的措施；⑤修改会计核算软件的审批和监督制度，如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等。
4.建立健全档案管理制度。主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质。档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现，一般包括：①必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管；②各种安全保证措施，由于磁性介质档案的安全稳定性低，备份数据应尽量采用光盘存储，备份光盘应贴上保护标签，存放在安全、洁净、防潮、防磁的地方；③重要的会计档案应备份，存放在不同的地方，还要定期进行检查和复制，防止由于磁性介质损坏使会计档案丢失；④调阅会计档案时，必须经系统主管和档案管理人员共同批准，并在专职维护人员的参与下进行，防止会计数据被非法复制，确保电算化会计档案的安全、完整。
5.建立计算机审计系统，加强审计监督。随着会计电算化的实施，会计核算形式发生了较大变化，靠原有的审计方法难以完成审计任务，必须建立计算机审计体系，才能实施对电算化会计数据处理系统的审计。在电算化中，由于是“人机”对话的形态，因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计包括以下几方面：①对系统设计的合理性、合法性的审计。如对会计资料定期进行审计，电算化会计账务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定；审核费用签字是否符合公司内控制度；凭证附件是否规范完整；审查机内数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，作到账表相符。②对承担系统运行的组织机构、人员分工是否符合内部编制原则，是否有健全的管理制度等方面的审计，会计档案管理审计。③对系统内部控制是否健全的审计。④通过查询、重新计算和处理，监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象。⑤对系统运行各环节进行审查，防止出现漏洞。
