论述会计电算化的的工作内容和步骤
摘要：控制方法会计,是一个信息系统。会计信息系统的目标是对系统输入的原始数据进行整理、分类、转换和汇总等处理,然后输出能够正确反映和监督经济活动的、具有新的结构的会计信息。要达到这一目的,就必须有一个贯穿始终的控制力量来约束和规范这个信息处理过程,以保证它的顺利进行。在手工处理会计业务时,有一整套会计准则和内部控制制度来约束会计作业的各个环节,以保证处理步骤、处理方法同预期的会计目标相一致。
关键词：控制方法 会计作业 会计准则
电子计算机引入会计信息系统给会计信息的处理方式、会计机构的组织形式、会计人员的职责分工等带来了巨大的变革。这种变革也是会计信息系统的控制方法与技术的变革。本文在一些系统开发实践的基础上,就会计信息系统的基本业务流程,讨论电算化会计信息系统中常采用的一些应用控制方法。电算化会计信息系统改变了数据处理手段后,其内部控制要求依然存在,但是它的内部控制技术与过去手工会计信息系统大不相同。会计信息系统实际是一个数据转换过程,这个转换过程应该是尽量有序而高效的,通过调整和纠正与既定目标不一致的偏差,消除系统处理过程中的不确定性。计算机的应用给我们提供了强有力的控制手段,形成电算化条件下计算机系统与会计人员结合的双重控制,虽带来了控制关系的复杂化。但依然是为了保证数据处理功能所产生的信息具有准确性、完整性、及时性、有效性和经济性。下面从会计信息系统的几个基本处理环节分析电算化会计信息系统的基本控制结构,如下图所示:
1.会计凭证的填制与审核控制凭证录入是会计信息系统的原始数据采集环节,其数据、科目的正确性和人员签字的合法性直接影响
整个信息系统处理的有效性和会计报表的正确性。所以,除了要设计符合标准会计凭证格式的用户输入界面引导用户输入外,还要以制单人员口令防止非法填制凭证,以机制凭证序号使凭证具有唯一性和避免操作员重复输入。要以新年帐簿所设置的科目参照文件减少操作员的键入量和输入非法科目;以借贷平衡自检来检查凭证数据录入的正确性。另外,具有审核权限口令的审核人员可以再次检查凭证,如有错误可以及时纠错,正确的则设置已审核标志。
2.记帐的控制
在记帐环节中,可以通过凭证文件中已有记录的审核标志来控制哪些凭证可以记入帐簿。在借贷记帐法下,大部分负债和所有者权益类帐户的期末余额应在贷方,而资产类帐户的余额应在借方,因此可以将此作为余额合理性标准编入程序,在记帐结束时对帐户余额进行合理性检验;可以根据记帐方法中的试算平衡法对全部帐户的期末余额进行检验;可以将某一帐户所有明细帐的余额相加的结果与总帐相比较以保证明细帐和总帐的一致性。这些方法都是控制记帐正确性的有效措施。
3.期末结帐的控制与输出会计报表的控制期末结帐的主要工作是结转本期损益类帐户。为了使系统更加灵活,一般采取编制结转凭证的方法,即定义好结转凭证的科目项,让计算机自动查找并计算出应结转的金额数,做出结转凭证,然后记入帐薄。因为结帐后损益类帐户应无余额,所以系统可以通过损益类帐户余额检查和结转后进行试算平衡来检验结转的正确性。结转后要设置本期结帐标志,以控制本期会计报表的生成。能否生成本期报表是以本期结帐标志是否设置为根据。在确认本期已结帐后,输出会计报表的数据来源是总帐,系统应允许用户适当地自由定义报表数据的计算公式。为了使会计报表易读、易懂,必须按照用户的要求设计报表输出的格式、方式、内容、时间等。报表数据的准确性可以通过本期输出与前期输出的比较进行检查。
4.会计信息处理流程的控制在电算化会计信息系统中,信息处理流程的控制者是:人和计算机。它们的控制关系是相互的。人和计算机对系统控制权的占有,在不同的场合或不同的操作阶段不同。具有会计知识的人懂得会计业务的操作流程,但其操作又具有很大的随机性和任意性。所以系统虽给操作人员以很大的选择自由,但对关键的或超出人的控制能力的步骤,系统就会取而代之进行严格而强有力的控制。计算机虽可对系统的每一步操作进行严密而持续的控制,但又以增加系统设计的复杂度和减小操作员自由度为代价。电算化会计信息系统的正确运用不但需要操作人员按照正确的会计业务准则去完成电算化会计业务处理,还需要计算机系统对每一个处理环节进行强有力的控制,将每个处理环节看成一个小系统,而每个小系统的输入都要以上一个系统的输出为依据,形成控制链,环环相扣,避免偏离数据处理流程的非法操作。因此,人—机对话的设计实际是一个谁来控制谁的时机的把握,对这一点处理好就可以使系统既方便用户操作又使处理流程正确化。
5.运用上机日志的控制为了掌握和监督电算化会计信息系统的使用情况,明确操作人员的会计责任,及时发现非法人员接触系统,系统每天应该能够随机地将信息系统的使用人员、使用时间以及所进行的操作做尽可能详细的记载,而且记载内容的阅览权限可以通过设置口令保护起来。上面所谈各点,只是从系统设计的角度简要分析一个电算化会计信息系统内部各要素间应有的基本的控制结构。从会计信息系统的使用角度来看,会计部门应该将信息系统各个处理环节的操作权限细化,分别落实到每个人,利用系统所提供的人员权限管理功能来定义每个会计人员能够接触系统的程度。这样可以形成一种制约机制,使各操作员之间相互检查、相互监督。另外,每个操作人员应该仔细阅读和熟练掌握用户操作指南中的系统操作规程,以避免人为的误解所导致的系统处理错误。所有这些控制措施的应用都是以会计信息系统对数据处理的特殊要求为依据的,它们的方法来源还是会计制度和会计原则。
