会计电算化论文范文：我国现行电算化会计信息系统模型的改造存在的问题和技术分析
摘要：我国的会计电算化工作已有十多年的历史,传统会计核算内容的电算化已比较成熟,软件技术也不断提高,并已初步形成我国独立的软件市场。然而,我国的电算化会计信息系统是直接从落后的手工会计系统发展起来的,在电算化会计信息系统的发展过程中,并没有从会计的理论和方法上对手工系统进行一定的改造和标准化。基于手工处理的,以满足国家管理需要为主的记帐、算帐、报帐型会计软件模式还没有从根本上转轨到以为企业服务为主的经营管理型会计软件模式上来。笔者认为,在落后的手工会计系统基础上建立电算化会计信息系统,不单纯是个系统开发的方法和技术问题,它首先是个会计理论和方法问题,即应研究在计算机内建立什么样的会计模型才是最有效的。现在回过头来再来研究这一会计电算化的基本问题,无论从理论上还是对我国现行电算化会计信息系统模型的改造仍具有重要意义。
关键词： 会计电算化 会计信息系统
一、对手工会计系统模型的剖析手工会计系统是在漫长的手工操作环境下逐步发展完善起来的。它既体现着会计固有的基本特征,同时,在整个会计数据处理过程中又反映着基于手工操作这一技术特征。这些特征包括:
1.数据处理环节多。在计算机处理条件下,完全可以直接通过输入凭证生成各科目的综合会计信息,并输出按科目分类的明细资料(如明细帐)。但手工操作无法做到这一点,只能把整个数据处理过程分成若干个大的环节和许多个处理内容,并按顺序逐步处理。
2.数据处理内容分散。会计数据处理的工作量是很大的,在手工操作条件下需要多名会计人员分工协作才能完成。为了保证分工协作环境下会计数据处理的有序性,以及便于对人员进行职责分工和管理,需要对会计数据处理内容进行分解。如为了便于分类记帐和管理,记帐凭证按收、付、转,甚至更细的形式分类编制。
3.数据处理方式简单,提供的信息指标粗。会计信息指标主要是通过会计科目形式逐一表达出来,在手工操作下,受手工操作能力的限制,提供的会计信息指标主要是围绕对外定期报表,集中在对一级科目和少数二级科目的综合处理上,较少处理和提供详细的会计信息指标。另外,在成本计算和分配的方法上也力求简单。在传统的会计数据处理方法中基本没有涉及到复杂的数学模型问题。
4.数据处理周期长。在手工会计系统中,一般以月为周期定期产生会计信息,平时只作分散核算,不经过特殊处理是很难得到各项综合的会计信息指标的。因此事后定期核算是手工会计的基本特征之一。
5.数据处理流程重复。保证数据处理的正确可靠性,是经济社会对会计的基本要求。在手工会计系统中,由于人工在任何环节、任何时候都可能出现计算、记录方面的差错,因此根据复式记帐原理,重复记帐、帐帐核对、试算平衡等内容贯穿了整个处理过程。这种通过低效率、重复处理来换取数据处理的正确可靠性,是手工会计系统流程上的一个重要特点。建立电算化会计信息系统,如果仅仅是将上述手工会计循环内容搬入计算机内,那么,新系统除了加快了运算速度,减少了一些核算工作量外,不可能从根本上改变传统的记帐、报帐型会计模式。正如英国著名学者T.W.麦克雷教授所说的“新的电子计算机工艺在数据处理的速度和自动化方面出现了巨大进步,如果在会计体系中不作出一些重要调整,电子计算机的这种潜力是不可能充分发挥出来”注。所谓“调整”,就是要去掉传统会计体系中基于手工操作的技术特征。因此,只有跨越手工会计模式,才能满足电算化会计信息系统向深层次发展的现实需求。
二、对会计数据处理模式本质的认识要对传统会计模式进行改造,去掉其中的手工操作特征,建立基于计算机处理的高效的会计信息系统,需要从会计数据处理的基本流程和方法上进行分析。即透过传统会计模式的表象,理出会计数据处理本质的内容、方法和数据流程来。会计数据处理从本质上讲,是处理企业经营资金运动所产生的数据,而后把它加工成有助于决策的会计信息的过程。会计数据处理的特点是分类反映经济活动,通过分类和会计期间的再分类,经济活动的数据才能转化为会计信息。
而用来对经济活动进行分类的项目就是帐户(或称会计科目,下同)。经济活动发生时,先要通过两个或两上以上会计科目通过填制凭证形式反映出来,经过一定处理最终产生会计报表,会计报表的项目仍然主要由会计科目组成。会计的发展,从某种意义上讲,也就是为了适应企业经营管理的需要,而不断扩大和细化会计帐户结构、内容的过程。因此,会计科目是会计数据处理的核心要素。当然,会计数据处理过程中要应用具体的记帐机制(如凭证、帐簿、报表等具体信息载体)和记帐规则(记帐机制的使用说明)。如果我们对会计具体的内容、方法、表现形式作一抽象,可以理出以下会计数据处理的基本步骤:(1)对多样化的经济事项按统一的计量标准进行计价;(2)把经济事项分类转化为由一定(两个或两个以上)科目的借项和贷项组成的会计分录形式;(3)根据会计科目将数据转记入具体的分类帐中;(4)编制期间的调整和结帐会计分录;(5)分期间对帐户数据进行浓缩,并编制会计报表;(6)根据会计报表和其它有关数据产生财务分析报告。在上述六个环节中,引起会计数据表达形式根本变化的只有两步:一是将经济事项分类转化为一定帐户的借项和贷项;二是分期间对帐户数据进行浓缩。其它环节则是上述两步的过渡或不同数据表达形式的延伸。笔者认为,这是会计数据处理最本质的内容和环节,是不同数据处理技术下建立会计系统模型的核心和基础。
三、电算化会计信息系统理论模型及其基本特征
(一)电算化会计信息系统理论模型的基本内容前面我们抽象地讨论了会计数据处理的本质内容,而会计的具体模式总是跟一定的操作技术密切相关的。电子计算机处理技术的引入为会计跨越传统模式提供了机会。一是在数据处理的流程上,计算机处理的准确、自动化能力,使得手工会计中受人工操作能力限制需要多环节重复记帐,且帐帐核对、试算平衡必须贯穿全过程的必要性不复存在,因此没有必要再去模拟手工的处理环节。二是在数据处理的方式上,传统模式下的会计信息一般需经过一定的时间周期(月、季、年)才能产生,平时不经特殊处理很难取得综合的会计信息。计算机的快速分类和计算功能,使得在技术上会计数据一旦输入即可产生最新综合信息成为可能。因此传统滞后的数据处理方式应该变革。三是在提供会计信息的方式上,传统模式一般以事先确定的少数定期报表为目标来组织数据处理和存贮。计算机的快速分类能力和大容量存贮、传输能力,使得建立由标准化基本会计信息项组成的,能随时满足内外各种财务管理和分析需要的会计信息库成为可能。会计信息提供的定期性、定量化应该被随机性、多样化所代替。根据前述会计数据处理的本质内容,结合上述计算机处理的特点,我们可以把电算化会计信息系统模型描述如下:(如图)
1.从原始会计数据到分录数据库。这一阶段主要完成把多样化的经济业务转化为由一定科目的借项和贷项组成的会计分录的内容。分录数据库类似
于通常所指的记帐凭证库,但有两点不同:一是数据包含量更广,包括原始凭证和记帐凭证的数据量;二是库中数据一经审核确认(置入帐标志),即成为会计分类帐数据。本过程包括以下基本环节:(1)输入数据;(2)输入数据的确认。输入数据一经确认(审核入帐),即成为正式的会计分类帐资料,并可开始进行各种数据处理工作;(3)会计日常明细资料的输出。如果按凭证号输出,即为记帐凭证;按明细科目分类序时连续输出,即为日记帐和明细分类帐。
2.从分录数据库到科目数据库。这一阶段完成“分期间对帐户数据进行浓缩”的内容。科目数据库类似于通常所指的科目余额库。但设置科目余额库的目的已不仅仅是为了满足生成定期会计报表的需要,而是为会计信息系统积累全方位的基本会计信息资料,并为系统向管理信息系统、决策支持系统发展创造条件。科目数据库的内容包括反映每一科目(包括一级会计科目和各级明细科目)当前的和分月、年的借贷方发生额、余额及数量等基本会计信息资料,还包括各科目历史的、甚至计划预测方面的基本会计信息资料。
3.从科目数据库到输出的各类财务信息资料。根据在科目数据库中已积累的大量基本会计信息,按照标准的数据代码和报表信息生成关系自动定义和产生所需会计信息资料。这些会计信息资料包括日常的对外定期报表、随机的内部管理报表,以及财务分析报表等。
(二)电算化会计信息系统理论模型的基本特征上述电算化会计信息系统的理论模型是根据会计的基本原理和本质要求,以计算机快速自动的分类和计算功能为基础构建的。形式和内容有别于手工会计模式。归纳起来具有下列基本特征:#p#分页标题#e#
1.以科目记录数据为基础组织会计数据处理。在新模型中,所有经济业务数据均以科目记录数据形式表示,打印输出的会计凭证和明细帐簿仅仅是科目记录数据的不同格式输出形式。传统的以记帐为核心的会计核算程序,以及由此而形成的种种具体记帐规则、核对方法均已失去本来意义。
2.数据处理的实时性。在新模型中,输入数据一旦确认(审核通过)即可产生各科目的综合信息资料,并可随时产生各种内部管理报表。即手工会计系统中表现为一个周期的会计循环在新模型中可以实时方式完成。会计数据处理的实时性使得手工会计中围绕分散核算和汇总核算而产生的种种具体的记帐、结帐规则失去其意义,这也是为会计从事后核算向事中控制方向发展创造了条件。
3.信息产生的随机性、多样性。在新系统模型中,时间和周期已不再是会计报表的约束条件,不同期间的会计报表可以随机地产生,月、季、年报表只是其中的可选形式。并且根据系统内存放的标准化基本数据项,借助软件技术,不仅可以随时快速产生各种事先定义的会计报表,还可以根据需要自由定义新报表。
4.信息的集中化和可重复利用。在新系统模型中,尽管在表面上也要求以年为单位打印输出凭证、帐簿、报表,并按规定存档。但在系统内部,数据是集中连续存贮的,并且还可以跨年度存贮和利用。在计算机存贮空间允许的范围内,数据的存贮可以不受时间的限制。这一点对于数据的重复利用,特别是对财务管理和分析来说尤为重要。
