会计管理论文专区：分析会计信息资源管理的涵义和制约因素
摘要:会计信息资源作为一项重要的资源,具有资源的有用性和稀缺性特征。为保证稀缺的会计信息资源的有用性,在分析会计信息资源管理的涵义、目的、原则、内容和制约因素的基础上,改进会计程序,实施内部控制,推进会计信息网络化,构建会计市场,建立会计信息产业,使会计信息有利于促进资本市场的繁荣和发展。
关键词:会计信息资源 有用性 稀缺性 会计信息资源管理
会计信息是指会计作为一个经济系统向组织的内部人员和外部人员提供有助于他们进行经济决策的经济信息,旨在向企业或主体外部提供以财务信息为主的一个经济信息系统。这个系统把已发生或已完成的交易与事项中的财务数据作为输入,按照公认会计原则或企业会计准则的规范要求,遵循若干普遍的惯例,通过确认、计量、记录和报告等程序进行加工,把数据转换为有助于决策和合乎其他目标的有用信息。这种有用信息的产生、处理、储存、传播和使用,极大地依赖于高新技术和受过良好教育的专业人员及各种载体(如语言、文字、符号、图像、凭证、账簿、报表和存储上述载体的磁带、纸张、胶片、计算机存储器等)。会计信息本身是看不见的,它只能附着在载体上,与载体分离的会计信息是不存在的。故会计信息的载体应该被看作是一种资源。可见,会计信息资源有狭义和广义之分,狭义的会计信息资源专指会计信息;广义的会计信息资源是指会计信息和涉及会计信息活动的各种要素(会计人员、会计信息载体等)。笔者所指的会计信息资源为广义的会计信息资源。
一、会计信息资源管理的必要性会计信息资源管理的必要性决定于会计信息资源的有用性和稀缺性。
(一)会计信息资源的有用性会计系统是一个人造系统,而非一种当然存在。人们为什么要去构造一个会计系统呢?就是因为会计系统的产品———会计信息———能满足人们的某些需求,人们对会计系统的需要是基于人们对会计信息的需要。会计信息是传递企业财富的信息,与企业财富相关的人们或者在企业财富中拥有份额的人们是会计信息的用户或者是会计信息系统所提供产品的受益人,这些用户或受益人同时也是企业会计系统建立和运作成本的承担人。会计系统的生命力表现为会计所提供的信息是否能被用户所理解并满足用户的需要。会计信息必须对经济单位内外以各种身份从事活动的人们有用。会计信息必须借助于目标的确定、决策和为实现目标而对资源进行管理和控制。会计信息的有用性一方面是指它是用以决定可分配“蛋糕”大小的主要依据,表现为对企业已实现财富信息的需要;另一方面是指它是用以进行理性投资决策的重要依据,表现为对企业未实现财富信息的需要。前者是会计产生和发展的主要动力;后者随着资产的日益证券化,其用途的重要性正在与日俱增。无论是会计信息的“蛋糕”用途还是决策用途都证明会计信息对企业内部使用者和外部使用者都有很大的价值,此乃会计信息之有用性。会计系统生产这种有用会计信息和对会计信息的处理、储存、传播和使用,极大地依赖于高新技术和受过良好教育的专业人员及各种载体。会计信息本身是看不见的,它只能附着在载体上,与载体分离的会计信息是不存在的。因此,要保证会计信息的“蛋糕”用途和决策用途,就必须保证参与会计信息活动的各种要素具有良好的可使用性,才能满足不同用户对会计信息的不同需求。显然,有用性是会计信息资源的一个重要特征。
(二)会计信息资源的稀缺性会计信息资源的稀缺性是指会计信息资源供给不能满足会计信息资源使用者的需求。会计信息资源稀缺按其原因不同主要有经济性稀缺、制度性稀缺、相关性稀缺、技术性稀缺和时间性稀缺等。
(1)经济性稀缺。按照利润最大化原则,提供会计信息资源的“边际收益应抵偿边际成本”。由于会计信息具有“公共产品”的某些特征,即一个投资者对会计信息的使用并不减少另外的投资者对会计信息的使用效果,另外的投资者可免费使用会计信息。此种搭便车行为,使得会计信息供给者提供的会计信息减少,从而信息使用者感到提供的会计信息不能满足需要。这就是经济性稀缺。
(2)制度性稀缺。制度性稀缺是指现有的相关法律制度不能保障会计信息资源供给者提供足够的对使用者决策有用的会计信息资源。如现有的会计法律制度尚没有界定出会计信息的产权,导致交易双方高额的交易费用,限制了会计信息的供给。会计机构人员管理缺乏经济有效性,致使会计人员专业化程度较低,才职不符,影响了会计信息的正常生产。生产会计信息的会计程序由于其不合理性,降低了对会计信息的质量要求,从而影响了会计信息的完整性。
(3)相关性稀缺。目前编报的通用财务报告已经基本能够满足现有的和潜在的投资者、雇员、贷款人、供应商和其他债权人、顾客、政府及其机构和公众等信息使用者的需要。但是,使用者在一些共同的信息需求外还面临一些特定的决策问题,更加需要能满足自己特定要求的信息。例如,投资者会更加关注投资报酬和投资风险,更需要能够帮助他们正确作出“或购或持或售”决策的信息;贷款人则主要关心企业的偿债能力信息;而政府及其机构更为关心有利于决定税务政策和控制企业活动的信息等。事实上,会计信息生产者很难提供真正符合“决策相关”的质量特征的会计信息来满足使用者的特殊需要,这就是相关性稀缺。
(4)技术性稀缺。会计电算化在我国日益普及,但还有相当一部分企业仍停留在传统记账模式上。随着网络技术和电子商务的发展,网络化会计信息将是会计信息使用者获取会计信息资源的最方便、快捷的途径。由于会计人员知识结构和技术的原因,建立会计信息网络还需要一定的时间。因而证券部门无法监督上市公司网上披露的会计信息,保证信息的真实性;会计师事务所、税务机关不能运用网络审计方法就会计信息的真实、完整性发表意见等等。所以这种由于技术原因导致使用者无法获取所需要的、真实的、完整的会计信息来进行经济决策,就是会计信息资源的技术性稀缺。
(5)时间性稀缺。所谓时间性稀缺就是会计信息资源供给相对于使用者需要在时间上的滞后而导致使用者获取的会计信息资源不足。因为会计信息资源是一种时效性很强的资源,而现行的财务报告系统进行的年报、季报和月报都不能满足使用者对会计信息资源的及时性要求。如企业账户余额、存货明细、应收账款账龄等影响决策的重要信息都不可能随时提供。会计信息资源的有用性表明会计信息资源需求的无限性,而稀缺性表明了会计信息资源供给的有限性。协调人们对会计信息资源需求的无限性与供给有限性之间的矛盾,必需对会计信息资源实施管理。会计信息资源管理有利于开发和利用会计信息资源,有利于促进资本市场的繁荣和发展,有利于发挥证券市场调节资金流向和有效配置社会资源的作用,有利于辅助政府管理社会,适应数字化管理的发展趋势。
二、会计信息资源管理的涵义会计信息资源管理是为了确保会计信息资源的有效利用,以现代信息技术为手段,对会计信息资源实施计划、组织、控制、协调的一种管理活动。它不单纯是对会计信息的管理,而且还要对涉及会计信息活动的各种要素(会计程序、会计人员、信息载体等)进行合理的组织和控制,以实现会计信息和有关资源的合理配置,从而有效地满足对会计信息的需求。显而易见,会计信息资源管理不同于会计信息管理,最根本的差别在于会计信息资源管理以会计信息资源为逻辑起点,会计信息管理则以会计信息为逻辑起点。会计信息管理是会计信息资源管理的一部分,会计信息资源管理以会计信息管理为核心。会计信息资源管理是一个集成领域,它是由多种人类活动所整合而成的特殊形态的管理活动。融合了诸如管理信息系统、记录管理、会计数据处理、电子通讯网络等不同的信息技术和学科。会计信息资源管理涉及会计程序管理、会计机构人员管理、会计信息管理、会计信息载体管理和会计信息网络管理五大模块。可见,会计信息资源是一个覆盖面相当广的集成概念。会计信息资源管理是一种规范的社会活动。会计信息的生产必须按照会计规范进行,会计机构必须按规定设置,会计人员必须遵循职业规范和道德规范,会计信息载体必须按科学程序传递等。
三、会计信息资源管理的目标和原则现代管理理论是以解决企业经营战略决策为中心的,而决策是否准确又取决于已掌握的信息。会计信息作为信息的重要组成部分,其管理的目标是提供符合会计信息质量特征的会计信息,实现会计信息及有关资源的合理配置,从而有效地满足使用者对会计信息的需求,帮助用户作出更准确的决策。也就是说,必须将会计信息资源纳入管理范畴,象管理其他资源一样,使之达到一定质量标准,保证向会计信息使用者提供对决策有用的信息。而会计信息有用性主要是由可靠性与相关性所构成。同时,它还要受一些约束条件,如重要性、效益与成本对比等限制。因此,在经济有效的前提下,保证生产会计信息的可靠性、传递会计信息的相关性和使用会计信息的有效性,是会计信息资源管理的具体目标。实现会计信息资源管理的目标,要求会计信息资源管理遵循以下几个原则:#p#分页标题#e#
1•必须认识到会计信息资源是一种组织资源。会计信息资源管理的目的就是确保人为的会计系统提供符合会计信息质量特征的会计信息,实现会计信息及有关资源的合理配置,从而有效地满足使用者对会计信息的需求,帮助用户作出更准确的决策。这就要求会计及有关人员必须将会计信息视作为一种宝贵资源,并视会计信息资源共享是一种规则而不是例外。
2•利用会计信息资源时,必须保证职责分明,一以贯之,也就是说,要明确规定谁有权管理这些资源,谁利用这些资源,彼此的权利和义务是什么,如何确保合作与资源共享等内容。
3•必须对会计信息技术实施集成管理。会计信息技术的集成管理是实施会计信息资源内部融合的前提,是在新技术环境下提高会计信息真实性的必要条件,是最大限度利用信息技术的集成优势的管理保证。
4•最大限度地提高会计信息质量,改进会计信息利用和促进会计信息增值。会计信息资源管理的具体目标就是在经济有效前提下,保证生产会计信息的可靠性、传递会计信息的相关性和使用会计信息的有效性,使每个组织上都成为有效的会计信息生产者和消费者,从而有效地提高每个组织和整个社会的生产效率。
四、会计信息资源管理的内容会计信息资源管理除对会计信息本身的管理外,还要对会计信息活动的各种要素进行合理的组织和控制。其管理内容主要可概括为五个方面
(一)会计程序管理会计信息通过确认、计量、记录和报告等四个主要加工程序而生成。依据会计信息资源管理目的要求,加工生成的会计信息必须符合会计信息质量特征,那么,会计程序的管理是必要的。一般而言,会计程序的管理都是通过会计法规进行管理。目前,我们的财务会计在确认方面主要坚持一般确认以权责发生制为基础;而对收入的确认,坚持实现原则。会计计量以历史成本为主要计量属性,以“名义货币”为主要计量单位。会计记录以借贷为记账符号的复式簿记系统,会计报告由会计报表(主要包括资产负债表、损益表、财务状况变动表和现金流量表)和其他会计报告组成。但随着决策者们对会计信息质量要求的提高,上述会计和程序管理模式应有所变动,以适用会计信息质量的要求,以提供决策有用的信息。
(二)会计机构人员管理会计机构是支撑会计程序运行,生产会计信息的“骨骼”系统。没有健全的会计机构和称职的会计人员,一切会计信息就无法正常、有效地生产。可见,会计机构人员管理是会计信息资源管理的一个重点。为确保会计机构、人员有效运转,应坚持如下管理原则:
1•有效性原则。即企业在生产和利用会计信息资源的过程中,必须讲求经济效益,以最小的耗费获得最有用的会计信息。
2•专业化原则。为提高工作效率,确保工作质量,必须让精通或熟悉某一业务的人员来生产和利用该业务方面的会计信息。
3•权责对等原则。权力是在规定职位上行事的权力,责任是在接受职位、职务后必须履行的义务。会计在处理经济业务时,有反映的义务,也有监督的权力。只有反映的义务,而没有监督的权力,容易受人操纵,生产出不符合会计信息质量特征的会计信息。
4•才职相称原则。会计人员的才智、能力与担任的岗位与职责要相适应。相应的岗位、职务设计了之后,就要安排相应的会计人员担任工作;或通过培训,使其胜任工作。整个会计机构尽可能做到才职相称,人尽其才,才得其用,用得其所。
(三)会计信息管理如果说会计程序管理和会计人员管理是生产会计信息过程的管理,那么,笔者探讨的则是对生产出的“完工产品”的管理。随着市场经济的深入,决策者们对需依赖的会计信息越来越多,既包括企业内部的,也包括企业外部的。如何组织、控制、加工、规划已有的会计信息,形成供决策者使用的会计信息,就是会计信息管理的主要内容。随着科学技术的发展,可采用现代的计算技术和通讯技术,使用高质量的、多功能的应用软件,制定科学合理的数据存储结构,推进会计信息网络化,建立会计信息产业,对会计信息进行综合和开发,统一进行会计信息的搜集、处理、分析研究和提供咨询,供决策使用者根据决策的需要来选择有用的会计信息。
(四)会计信息载体的管理前已述及,会计信息本身是看不见的,它只能附着在载体上,与载体分离的会计信息是不存在的。会计信息载体作为会计信息资源的一个部分,必须加强对其管理,充分发挥其在会计信息中的传递作用。对于会计信息载体的管理应严格执行安全和保密制度,建立会计信息载体运行档案并妥善保管,严防毁损、散失和泄露。如生产会计信息的会计程序和数据在计算机存储器中复制,要保存当日、昨天、前日三种数据版本,使之能在数据遭到破坏时,重新以此来恢复数据。
(五)会计信息网络管理会计信息网络是一种会计信息载体,此处单独论述,是因为网络在当今会计系统有着特殊的重要性。会计信息网络管理包括会计信息网络配置管理和组织管理。前者就是设置、调整网上会计信息的分布和流向,以尽可能小的配置成本取得尽可能大的配置效益。即在网络建设的基础上,进一步规划不同节点上会计信息的重点、范围、类型、时间和数量分布,一方面避免会计信息上网的重复,节约网络化建设的人力、物力、资金和时间;另一方面保证网上会计信息的可靠性、相关性和及时性,为用户提供便利的服务。后者是指相关部门制定相应政策、法律法规,加强网上会计信息管理,防止并控制会计信息“垃圾”的出现及增长等等,以保证网络化会计信息的传递通畅。
五、会计信息资源管理的制约因素会计信息资源管理在社会大环境中进行,它不可避免地要受到各种社会因素的影响和制约。其主要制约因素有:
(一)观念的制约对会计信息资源进行管理,实现会计信息资源共享通常有两种不正确的认识:一是认为会计信息资源不能共享,理由是会计信息资源共享将导致组织秘密的泄露;二是认为对会计信息资源管理会导致对会计信息资源的垄断和滥用,原因是存在信息不对称和信息障碍作用。针对第一种观念,随着现代信息技术的发展,对一个组织而言,实现会计信息资源既共享又保密完全有可能。针对第二种观念,可以借助政策、法律等手段加以解决。
(二)法律因素的制约如何实施对会计信息资源的管理,目前尚无具体的法律规定。就现有的法律体系来看,也不是十分健全,表现为重视行政及刑事的法律处罚,轻视民事法律责任的调节;缺乏对虚假会计信息具体认定的法律规定等。
(三)制度因素的制约制约会计信息资源管理的制度因素主要有:缺乏适应市场经济的会计道德约束。现行会计法规不能完全适应市场经济发展的需要,表现为会计准则不完善、会计法规之间不协调和会计工作社会监督体系不健全。制度实施机制缺乏效率,使得组织违规收益大于违规成本且发现组织会计舞弊的机率很少。现行公司治理结构制约财务会计信息系统的有效运作,致使公司经理与会计人员“合谋”出现可能。
(四)会计方法的制约现行的会计方法对于生产符合会计信息质量特征的会计信息并不十分理想,弊端较多,比如会计信息仅仅是会计主体信息、历史信息、货币形式的财务信息、稳健的会计信息、分期信息而非日常信息、绝对值信息而非相对值信息,此外还有会计政策的可选择性等等,都离决策要求的有用性相去甚远。所有这些,都制约着会计信息资源的管理。
(五)会计人员的制约现有会计人员的职业道德、知识结构等都制约着会计信息资源管理。这方面有关论文中论述较多,此处不再赘述。
六、会计信息资源管理策略
会计信息资源管理不但内容广泛,而且因素制约较多。如何加强会计信息资源管理,达到既定目标,这就要求我们讲究一些会计信息资源管理上的策略,以提高管理效果。笔者认为,主要有以下策略:
(一)改进会计程序目前,我们的会计程序对于生产符合会计信息质量特征的会计信息并不十分理想,弊端较多,比如会计信息仅仅是历史信息、货币形式的财务信息、有形资源的信息和稳健的会计信息等等,离决策要求的有用性相去甚远。若能改进会计程序,结合现代管理会计,建立和运用社会责任会计和通货膨胀会计,完善无形资产会计,可能会使上述弊端得到限制。(二)实施内部控制COSO委员会的报告《内部控制———整体框架》中提出,内部控制是由企业董事会、经理阶层和其他员工实施的,为营运的效率效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的达成而提供合理保证的过程。可见,会计数据的记录、加工和会计报表编制及其所反映经济业务和交易活动是否存在内部控制,直接影响会计信息的可靠性。实施内部控制对维护高效的会计系统,提高会计信息的可靠性具有重要作用。
(三)推进会计信息网络化信息技术的飞速发展和应用,改变了生产经营环境和要素,促使经济管理向会计提出新要求。对会计信息载体及其所需技术进行开发,改变传统的会计手段、工具和方法,即推进会计信息网络化。会计信息网络化就是组织各类会计信息,将其转化为计算机可以接受的数字形式,并有组织地上网,最终达到会计信息需求者可随时随地从各个角度获取会计信息,从而实现会计信息的实时性和多维性,将大大增加会计信息在决策中的有用性。#p#分页标题#e#
(四)构建会计市场会计信息作为商业语言,在经济系统中占有重要地位。封闭性的单向传递会计信息已不适应市场经济的需要。随着会计信息生产的日趋专业化、使用日趋多元化的需要和会计信息难以阻挡的跨界流动,构建会计市场已成为变革我国会计信息交换方式的必然选择。所谓会计市场,就是各种会计信息资源产生、交换和传播,同时被监督、鉴证的场所及其交换关系的总和。由于市场机制的作用,会计信息资源将在会计市场得到净化。因为会计市场带来了会计信息资源的商品化的社会化,会计信息资源有偿使用原则决定了会计市场上会计信息资源的供给与需求。
(五)建立会计信息产业会计信息产业是指直接进行会计信息生产、传播和加工,以会计信息产品服务其他产业的盈利性组织的集合体。会计市场中会计信息资源有偿使用原则为建立会计信息产业创造了前提条件,建立会计信息产业是我国会计市场对外开放的必然。将直接或间接以盈利为目的的会计信息资源供给者集合起来,实施产业化管理,通过会计信息产业部门制订了一系列产业政策、规章和制度,约束会计市场各主体的行为,使得会计信息生产按照统一的行业规则进行运作,按公开、公平、公正的原则进行竞争,让会计信息资源跨地区、跨行业、跨部门流动,对会计信息资源的配置、优化、开发和利用具有重要意义
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