浅谈实行会计电算化后的会计档案管理
摘要：随着我国会计电算化事业的不断发展，如何做好会计电算化会计档案的管理工作，以使其发挥更大、更好的作用，笔者根据企、事业单位会计电算化工作的实践，就如何做好会计电算化会计档案的管理工作，谈谈个人的看法，仅供参考。
关键词：会计电算化,会计档案,管理
1会计电算化会计档案的特点
众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意更改。各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案出现了许多新的特点。笔者根据工作的实践，总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点：（1）会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
（2）传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
（3） 会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
（4）会计电算化档案具有易遭破坏、难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响，对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。
（5） 实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。#如何作好电算化会计档案工作为了更有效地做好电算化会计档案工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。
2电算化会计档案的收集。
所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内，如一个会计年度，把计算机系统中的所有会计数据拷贝’备份(存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话、联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
3电算化会计档案的管理与保存。
由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“备份法”进行数据的备份，并且每个备份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，从而造成无法挽救的损失。此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此，笔者建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。显然，其收集与管理工作也是比较繁重的。
4电算化会计档案的利用。
即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：（1）所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将你所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅或数据恢复功能进行调阅即可；（2）所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时你只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。
5 会计电算化会计档案的整理与再利用
电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据，另外还可以得出本单位、本部门、甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化会计档案的再利用。在深化改革的新形势下，企业的管理体制由单纯封闭性的生产型企业向综合开放性的生产经营型企业转变，企业管理也由各项专业管理向整体管理迈进。因而，档案部门参与企业整体管理，既是档案工作的一次改革，也是当今现代化管理的迫切需要。
档案部门参与企业整体管理是企业不断发展的客观要求。企业整体化管理工作是紧紧围绕着如何提高企业经济效益和社会效益而展开的。企业实行整体化管理必须以提高经济效益为目标，以优化企业经营决策为核心，以企业技术实力和管理素质为手段，以基础管理为根本，以职能部门为依托。企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。档案管理工作作为企业的一项基础工作，是企业管理工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项专业技术管理工作，是其它工作所不能替代的。从档案和档案工作的效益性角度看，企业档案又是企业宝贵的信息资源，是科技储备的重要形式，它涉及到企业管理的方方面面，呈现出整体性的特征，是潜在的生产力，在提高企业经济效益方面有着巨大的作用。因此，企业档案部门作为企业基础管理职代写博士论文能部门之一，参与企业整体管理是十分必要的。
档案部门加强自身建设是参与企业整体化管理的基础。企业档案管理部门承担着企业各项工作中形成的文件材料的收集、整理、归档、编研、提供利用等复杂而细致的工作。档案管理部门只有时刻以《档案法》为准绳，严格依法治档，不断完善档案管理体系，重点抓好档案的规范化、标准化和科学化管理，提高档案的归档率、完整率、准确率，紧紧围绕着搞活企业，提高企业经济效益这个中心，积极主动地开展档案的编研工作，充分开发档案的信息档案部门参与企业整体管理的职能优势。
