关于企业会计控制制度的几点思考
[摘 要]完善有效的会计控制制度,是贯彻执行《会计法》,遵守会计核算原则和规则,实现会计信息的真实、完整的重要手段。在企业管理的过程中,在生产、供应、销售等各个环节上,都应具体体现会计控制的要求。
[关键词]企业会计,控制制度,保证措施
在会计工作中,只有实行完善而有效的会计控制制度,会计核算的原则和规则才能得到顺利而准确的贯彻执行,从而保证会计信息的真实、完整。企业对有关经济业务规定必须有两名或两名以上的工作人员分工负责处理,以起到相互制约作用。在企业管理制度中,应具体体现会计控制要求。
一、会计控制制度建立的必要性
1.企业现代化管理需要建立会计控制制度。
内部控制制度是企业进行现代化管理的客观要求和可靠保证。为了应对经济全球化的发展和市场竞争的加剧,现代企业规模日益扩大,企业的管理者通常面临着成千上万的员工,如何把他们有秩序地组织起来并且有效率地进行生产经营活动是令企业管理人员感到头疼的一个问题。凭借个人的领导和组织是不可能的,只能依赖于严密的内部控制技术来协调组织,控制各部门的活动,调整、处理各部门和经营管理人员的关系,从而及时、准确地了解情况、掌握资料,有效地控制和指挥整个企业。企业内部控制制度既包括内部管理控制制度,又包括内部会计控制制度,因此,企业现代化管理呼唤着企业必须建立会计控制制度。
2.企业化经营需要会计控制制度。
企业化经营是市场经济中众多企业的理想,其标志是管理的现代化。企业管理现代化的内涵是极为丰富的,处处体现着控制之义。在实现企业管理现代化的过程中,会计控制制度的建立作为企业实现其理想目标的手段是必不可少的。企业只有建立和完善内部会计控制制度,才能满足其经营需要。
3.纠正不正当行为需要会计控制制度。
在企业实施健全的会计控制制度,还是出于纠正不正当行为的需要。目前我国不少单位法制观念淡薄,权力过于集中,监督机制不健全,缺乏有效的责任追究机制。高层管理漠视内部控制,程序不健全,假公济私、以权谋私。这些不正当行为的直接后果,导致了会计信息失真,给国家宏观经济决策带来困难,同时也损害了企业投资者的利益,妨碍了企业的进一步发展。所以说,建立和完善会计控制制度刻不容缓。
二、会计控制制度的主要内容
在建立社会主义市场经济体制和深化会计改革过程中,企业在遵守会计准则的基础上,应从本单位会计工作实际出发,建立健全和强化自身合理的会计政策和会计控制制度。通过对办理经济业务事项和会计事项的有关的岗位、责任的合理划分,预防和及时发现相关人员在履行职责过程中可能出现的错误和舞弊行为。对这些会计政策和会计控制制度,应作出书面文字规定。这样,不仅有利于企业有关人员了解处理日常会计事项的政策和方法,也有利于企业会计政策的前后连贯。
1.明确各种经济业务事项和会计事项的职责权限、程序方法。
企业要健全和强化内部组织机构,它是企业经济活动进行计划、指挥和控制的组织基础,其核心问题是合理的职责分工。在一般情况下,处理每项经济业务的全过程,或者在全过程的某几个重要环节都规定要由两个部门或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责,起到相互控制的作用。采购部门人员应负责签发采购单,会计部门应记录已收到的货物,仓库管理人员应负责该货物的保管工作。在进行销售业务时,应当将销售业务的审批、销售业务的执行、订货单的归档、货物的发运,以及开账单给顾客等工作分派给不同的人员。汇出一笔采购货款,要由采购经办人填写汇款申请单,供应计划员或负责人审查汇款申请单数额、内容及收款单位,会计员审核汇款申请单的内容,并编制付款凭证,最后由出纳员凭手续完整的付款凭证办理汇款结算。而采购汇款的报账业务,则由保管员验收数量,检查员验收质量,以及会计员审核发票、账单及验收凭证,编制转账凭证报销。
2.明确会计凭证和会计记录的完整性、正确性要求。
对自制原始凭证,在格式、份数、编号、传递程序、各联的用途、有关领导和经办人签章、明细数同合计数及大小写数字一致等方面作出规定;对各种账簿记录,依据经审核无误的会计凭证,逐项记入会计账簿内,同时对页码顺序、使用笔种、账簿错误更正等方面作出规定;对会计核算中的双线核对、余额明细核对、各种报表相关数字核对,以及由此而规定的内部稽核制度等作出规定。
3.明确会计工作与资产记录保管的责任。
应收账款的总账和明细账应当由不同的人来记录,而记录现金收入和支出的人员不应负责调节银行账户,资产保管应该与资产会计记录的掌管相分离;付款凭单的批准应该与支票的签发相分离。规定管钱、管物、管账人员的相互制约关系,旨在保护资产的安全完整。如出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作;银行票据的签发印鉴,必须有两人分别掌管;向银行提取较大数额现金时,必须由两人以上,对领款、点验安全入库的全过程共同负责;仓库材料明细账要设专人稽核或另设记账员记账;管钱、管物、管账人员因故离开工作岗位或调动工作时,规定要由主管领导指定专人代理或接替,并监督办理必要的交接手续或正式移交清单。另外,现金收付的复核制,物资收发的复秤制、复点制等,也都是防错防弊的内部控制制度。
4.明确计算机系统操作权限和控制方法。
计算机代替手工制作的凭证更规范,效率更高,但是难以给查账和审计工作提供可靠的依据。为了解决这一矛盾,要明确系统管理人员、维护人员不得兼任出纳、会计工作,任何人不得利用工具软件直接对数据库进行操作,程序设计人员对数据库采用加密技术,严格按会计电算化系统的设计要求配置人员,健全数据输入、修改、审核的内部控制制度,保障系统设计的处理流程安全可靠。对会计电算化进行内部控制,主要是对存取权限进行控制。设多级安全保密措施,从计算机系统处理方面对信息提供保护,通过用户密码口令的检查,来识别操作者的权限;利用数值预防用户利用合法查询推出该用户不应了解的数据。操作权限应由财务负责人统一专管,以达到相互控制目的,明确各自的责任。
5.明确规定建立财产清查盘点制度。
为了确保会计资料的真实、完整,保证单位财产物资的安全和完整,除通过对本单位各项财产物资、现金的实地盘点,以及银行存款、债权等往来款项的核对,查明某一时点的实际结存数与账面余额是否相符外,还要规定财产物资的局部清查和全面清查制度,以保证账卡物相符或及时处理发生的差错。又规定每日下班前要结账清点库存现金,遇有差错要及时报告外,会计主管人员还有经常检查出纳员工作,定期或不定期检查库存现金及金库管理情况的责任。
三、保证会计控制制度执行的主要措施
1.重视对会计管理人员的选用。
近年来会计队伍发展很快,许多老财务工作者相继退下,大批年轻会计工作者充实到会计队伍中来。这些人中有些经过了专业培训,或者通过参加会计资格考试学到了不少理论和知识,但还有相当多的人业务素质较差。年轻人充满朝气和活力,但经验不足。有的单位人员更替频繁,许多行之有效的内部控制制度没有得到认真继承和执行,造成内部控制制度无章可循或有章不依。内部控制制度设计得再完善,若没有称职的人员来执行,也不能发挥作用。企业的用人政策直接影响着企业能否吸收有较高能力的人员来执行内部控制制度。要杜绝账户设置不合理、记录不真实的情况,充实会计控制制度的职能作用,则必须重视对内部控制制度管理人员的选用和培训,提高财会人员的素质,定期进行考评,奖优罚劣。
2.发挥内部审计机构的作用。
内部审计机构是由部门、企业事业单位内部专设的审计机构和审计人员,依据国家有关法规,按照一定的程序和方法,相对独立地对本部门、本单位财务收支的真实、合法和效益进行监督的行为,是强化内部控制制度的一项基本措施。内部审计工作的职责不仅包括审核会计账目,还包括对部门、单位内部各单位履行经营责任的情况进行监督、检查。客观地反映实际情况,揭露经营管理中存在的问题或薄弱环节,提出改进建议,以促进本部门、本单位建立健全内部控制制度,并向企业最高管理部门提出报告,为领导经营决策提供依据,从而保证企业的内部控制制度更加完善严密,促进部门、单位财产物资的保值增值,维护企业合法经济权利。
3.发挥国家审计机关、部门审计机构的监督作用。
国家审计机关对内部审计进行指导和监督,制定内部审计事业发展的规划和措施,并组织落实;指导和监督部门、单位依据法规和有关规定,建立健全内部审计制度,开展内部审计业务工作;对部门、企业事业单位的内部审计有关业务工作质量进行监督、检查。在对被审计单位进行审计时,对内部审计有关业务工作成果进行检查和评价。根据评价结果,决定对内部审计工作成果的利用程序。审计机关在审计中,发现审计单位内部审计制度不健全、内部审计工作薄弱时,应当向其提出建立健全内部审计制度、加强内部审计业务工作的意见和建议,以杜绝企业管理部门负责人滥用职权所造成的内部控制制度形同虚设的情况。#p#分页标题#e#
四、建立控制制度的基本原则
1.事前预防、事中或事后及时发现问题。
事前预防可以起到防患于未然的作用,减免错误,防止弊端,维护法纪,减少损失浪费,提高经济效益。如财务收支发生之前的审核,计划预算制订前的审查,经济合同签字前的审查,对经济决策及其可行性研究报告的审查鉴证等都是事前预防。事中审查可以更及时地纠错防弊,有利于及时制止浪费,挖掘潜力,改善管理,提高效益。事后监督一般是在结账期后进行的,由于资料齐全,通过审计能够彻底查明所有已发生的经济活动的原因、经过和结果,监督作用较大。同时,对于研究分析问题、纠正差错弊端和提出改进工作,都有重要作用。
2.经济业务往来账目书面凭证规范、齐全。
任何经济业务在发生的过程中,都必须有书面证明,用来记录经济业务的发展和完成情况,作为记账的依据,同时也可以明确经济责任。在一定时期内的经济业务情况,必须按照会计制度的要求汇总各个会计要素的发生额和余额,并为编制财务会计报告提供直接依据。企业的经营管理者通过会计报表所提供的信息,了解检查和分析企业的生产经营活动情况及其成果,考核、评价企业各项经济指标的完成情况,及时发现和解决企业生产经营过程中存在的各种问题,以加强和改善企业的生产经营管理,进行比较科学的预测、决策,制定合理的经营方针和发展规划。
3.在认真总结、科学分析的基础上,制定合理的制约方法。
经济业务的决策和执行应该有固定的程序,每一步骤要有一定的条件,并办理相应的手续,留有文字记载和依据,会计人员依此办理所发生的会计事项;单位日常经营活动和运作,主要依靠明确各有关人员和部门的职责权限,严格规范程序,来保证其科学性和可行性,切忌过于繁琐或独断专行,影响正常业务事项的开展。
4.根据情况的变化和出现的问题,及时修正或建立新的控制制度。
尤其目前我国会计人员中,还存在着对计算机知识掌握不多的情况,很容易因人为的因素导致会计资料出现失真、失准的问题。因此,必须及时制定新的内部控制制度,来保证会计资料的合法、真实、准确和完整。
