会计电算化对审计的影响及对策
摘 要: 会计电算化的实施,使审计的线索、基础、内容、技术等都发生了很大变化。审计工作必须采取相应的对策以适应新的需要,学习、研究和发展计算机审计是审计部门及其工作人员的新任务。
关键词: 会计,内部控制,电算化,软件开发,审计,审计人才
The Effect and Coutermeasure of Computerized Accounting to the Audit
Abstracts:Putting into effect computerized accounting, great changes have taken place in theclue,the basis,the contents and technique of auditing. Doing auditing work must adopt relevant counter-measure to suit new needs. Learning,studying and developing computerized audit is one of the new tasksof auditing department and personnels.
Key words:accounting ; internal control ; computerized accounting ; software development ;audit ; auditing personnel
会计电算化的实施,大大提高了会计信息处理的速度和准确性,能为用户提供及时、准确的会计信息,是会计发展史上一次史无前例的飞跃,这也给审计工作带来很大的影响,使审计的线索、基础、内容、技术等都发生了很大变化。为适应审计工作计算机化的需要,我们应更新审计观念,改变审计方法,培养和配备新型审计人才,本文就会计电算化对审计的影响及审计应采取的对策提出一些观点。
一、电算化对审计的影响
1.审计线索的改变。
由于会计实行电算化,使审计线索发生很大变化。在手工系统中,由原始凭证到记帐凭证,由过帐到财务报表的编制,每一步都有文字记录,都有经手人签字,审计线索十分清楚,审计人员进行审计,完全可以根据需要进行顺查、逆查、普查或抽查。但在电算化系统中,传统的帐簿没有了,绝大部分的文字记录消失了,代之的是存有会计资料的磁盘和磁带,这些磁性介质上的信息是以机器可读的形式存在的,肉眼不能识别,此外,从原始数据进入计算机,到财务报表的输出,这中间的全部会计处理集中由计算机按程序指令自动完成,传统的审计线索在这里中断了,消失了。
2.审计基础的改变。
国际上近代的审计都是以系统为基础的,即审计师要对会计系统的内部控制进行审查和评价,以作为制订审计方案和决定抽查范围的依据。由于会计系统实现电算化,手工会计系统原有的内部控制已不能适应电子数据处理的新特点,不能有效地降低电算化会计系统特有的风险。例如,在电算化会计系统中会计信息的处理和存储高度集中于计算机,使手工会计系统中原有的相互牵制的控制失效,使审计基础发生了改变。
3.审计内容的改变。
在会计电算化条件下,审计的监督职能虽然没有改变,但审计内容发生了变化,在会计信息系统中,会计事项由计算机按程序自动进行处理。系统的处理是否合规,合法,安全可靠,都与计算机系统的处理和控制功能有直接联系,如果系统应用程序出错或被非法篡改,则计算机只会按给定的程序以同样错误的方法处理所有的有关会计事项,系统就可能被神不知、鬼不觉地嵌入非法的舞弊程序,不法分子可以利用这些舞弊程序大量侵吞企业的财物。系统的特点及其固有的风险,决定了审计的内容要增加对计算机系统处理和控制的审查。
4.审计技术的改变。
在手工会计处理的条件下,审计一般采用审阅、核对、分析、比较、调查和证实等技术方法。所有审查工作都是由人工完成的。在会计电算化条件下,虽然人工的各种审查技术仍是很重要的,但计算机辅助审计是必不可少的审计技术。计算机使信息的处理存储电磁化,审计人员只能利用计算机对它审查。利用计算机比手工可以更迅速、更有效地完成审阅、核对、分析、比较等各项审查工作。例如,计算机可以帮助审计人员审阅财务文件,找出满足指定条件的会计记录,可以对众多的会计事项进行统计抽样,以便审计人员对抽出的样本进一步审查,还可以根据系统所记录的会计资料计算出各种财务比率、变化率和进行各种分析比较等等。
5.对审计人员的要求更高。
在会计电算化条件下由于审计线索、基础、内容和技术的改变,决定了对审计人员的要求更高了。不懂得计算机的审计人员,因审计线索的改变而无法进行审计,不懂得电算化会计系统特点和风险而不能识别和审查其内部控制,不懂得使用计算机而无法对计算机进行审查或利用计算机进行审计。因此,要求审计人员不仅要有会计、审计理论和实务知识,而且要掌握计算机和电算化会计方面的知识和技能。
二、为适应电算化的需要审计应采取的对策
1.注重新的软件开发。
由于在电算化条件下,审计线索发生了改变,为了能有效地审计电算化的会计个体,在电算化会计系统的设计和开发时,必须注意审计要求,要留下新的审计线索。例如,要留下每笔经济业务的详细记录,而不能只留下更新后的当前余额,有些系统中的暂存文件,经过一定的时间就要被删掉,如果审计需要查这些文件,则应拷贝,以便查询。此外,在电算化会计信息系统的设计开发过程中可事先在被审计的计算机系统中嵌入审计程序,这些程序可以执行审计监督,建立审计跟踪文件,记录符合指定条件的会计事项及其操作处理的有关信息,以便日后审计人员能够进行追查。
2.建立新的内部控制。
在电算化条件下,为了会计系统的安全可靠和系统处理与存储的会计信息准确完整,必须考虑电算化系统的特点,针对其固有的风险,建立新的内部控制。除了有关电子数据处理的制度规定和人工执行的程序控制外,电算化会计信息系统的一个重要特点就是内部控制程序化。审计人员应学会识别、审查和评价这些新的内部控制,尤其是程序化的内部控制。如果在会计系统中使用了电子数据,无论应用是简单的,还是复杂的,审计人员都要充分了解整个系统能够识别和评价系统的基本特点,能够利用计算机辅助审计技术进行审计,还能够评估其效果,并向被审单位提出改进建议。
3.注重系统的合法性、正确性和完整性。
在会计电算化条件下,审计的监督职能虽然没有改变,但审计内容却发生了变化。在电算化会计信息系统中,会计事项由计算机按程序自动进行处理。如果系统的应用程序出错或被非法篡改,则计算机只会按给定的程序以同样错误的方法处理所有的有关会计事项。所以审计人员要花费较多的时间和精力来了解和审查计算机系统的功能,以证实其处理的正确性,保证系统的安全可靠。当一个系统已经完成并投用后再对它进行改进,比在系统设计开发阶段进行要困难得多,费用昂贵得多。因此,除要对投用后的电算化信息系统进行事后审计外,还应提倡在系统的设计开发阶段应有审计人员参与进行事前和事中审计。他们在系统设计开发的各个阶段要注意审查和考核下列问题:首先,系统的功能是否恰当、完备,能否满足用户核算和管理的要求。其次,系统的数据流程处理方法是否符合会计制度、法规、法令和财经纪律的要求。再次,系统是否建立了恰当的程序控制,以防止或及时发现无意的差错或有意的舞弊。还有,系统工程是否保留了充分的审计线索,能否为日后顺利开展审计提供必要的条件。最后是系统的安全保密措施和管理制度是否健全,能否为系统日后安全可靠地运行进行开发控制。审计人员还应参与系统的调试、检测和验收,尽可能及时地发现系统的问题,及时提出改变意见。
4.培养和配备“复合型”审计人才。
在会计电算化条件下,既要对计算机系统处理和控制功能进行审查,又要采用计算机辅助审计技术,对计算机系统的功能审查,必须运用计算机,让计算机执行各种操作和处理,这就要求审计人员既要熟悉审计知识,又要熟悉计算机的技术和操作,还要熟知国际审计规则,尤其是我国加入世贸组织后,对外开放日益加强,审计工作的网络化、国际化是一个必然的发展趋势。因此当务之急是要加快培养和配备“复合型”审计人才,提高审计人员的综合素质。
5.赢得政府和社会的高度重视。
在会计电算化条件下,为适应新的形势,面对新的挑战,政府应持积极的态度,绝不能墨守成规,要舍得投资。无论是互联网和局域网的建立,还是软件和硬件系统的配置都需要投入大量的人力、物力和财力。有了政府和社会的重视和支持,将更会促进审计工作尽快由原来的手工系统向电算化系统转换,发挥审计的更大成效。
参考文献:
[1]李心合.现代审计发展的五大趋势[J].当代财经,1997,(10).
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