我国会计电算化现状与对策研究
摘 要:文章在分析我国会计电算化现状的基础上,从转变观念、改善运行环境、加强理论研究、培养复合人材等方面提出了改善会计电算化现状的对策。
关键词:会计电算化,现状,对策
“会计电算化”是电子计算机在会计工作应用中的简称。其目标是应用企业财务会计原理和成本与管理会计方法以及计算机技术,对传统手工会计的处理方法、流程及对会计数据的收集、存储、处理、传输和报告方式进行改造后而建立起来的电算化会计信息系统。简言之,会计电算化就是在会计工作中以电子计算机代替手工方式对会计业务进行处理,并部分代替人对会计信息进行整理、加工、分析、预测和对经济活动进行决策。电算化会计的职能是反映和监督,它的内容是核算与管理,因此,电算化会计一般可分为电算化会计核算子系统和电算化会计管理子系统两部分,目前又出现了更高层次的会计决策支持子系统。通过会计核算来反映企业的经营活动情况,通过会计管理来监督企业的经营活动情况,通过会计决策来参与企业管理。
1 会计电算化与传统手工会计的比较
1.1 电算化会计与传统手工会计的主要区别
(1)电算化会计建立了一套新的会计资料档案;
(2)数据处理程序具有新的特点;
(3)记账的含义不尽相同;
(4)会计信息的特点不尽相同。
1.2 电算化会计与传统手工会计相比的优势
(1)以电子计算机为计算工具,数据处理代码化,速度快,精度高;
(2)数据处理人机结合,系统内部控制程序化,复杂化;
(3)数据处理自动化,帐务处理一体化;
(4)信息处理规范化,会计存储磁性化;
(5)具有选择判断及做出合理决定的逻辑功能。
2 我国开展会计电算化的现状
2.1 会计软件市场较混乱
现有会计软件品种繁多,且各种会计软件功能大同小异,国际化水平低,偏重于财务软件的技术性而忽略实用性,系统内部衔接性差,标准化程度低,造成不同软件间的通用性差、集成化程度低、兼容性差,难以统一。
2.2 会计电算化普及程度不够
很多人对会计电算化的作用认识不到位,没有认识到开展会计电算化是时代发展的必然,是管理现代化的需要;还有的人认为电算化仅仅是“以机代账”,甚至有人认为会计电算化不利于内外财务报表数据的调整,从而影响会计电算化的推广。
2.3 缺乏会计电算化专业人才
由于会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识,我国会计人员综合素质普遍偏低,尤其是年龄较大的会计人员的计算机水平一般较低,难以适应信息时代的要求。
2.4 电算化基础管理工作薄弱
会计电算化虽然在很大程度上减轻会计人员的工作量,但同时也增加了操作人员、系统维护人员等岗位,带来了许多新的要求,而目前,我国建立在手工操作条件下的会计基础工作的管理还存在着很多不足,一些中小企业内部控制也不是十分完善。实施会计电算化,就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束,才能充分发挥电算化的优势。
2.5 会计电算化与审计工作脱节
随着会计电算化的不断推广,适用于电算化的审计技术跟不上,造成审计工作脱节。
2.6 会计电算化在运用中也存在很多实际问题
如使用会计电算化后,匆忙甩账;会计电算化的安全意识不强,数据备份不足,造成数据丢失;不注重财务软件的及时更新升级。
3 改善会计电算化现状的对策
3.1 更新认识,转变观念
在加快会计电算化发展的过程中,各地、各部门应统筹规划,提出切合实际的指导性规划和目标。同时,要从抓会计基础工作的规范化入手,在此基础上逐步实现会计电算化。树立以财会人员为核心的“人本主义思想”,即在会计电算化过程中,强调人的作用,特别是财会人员的作用,牢固树立人是会计电算化工作的决定因素的观点。
3.2 加强基础工作的建设,规范会计工作,改善会计电算化运行环境
通过强化会计电算化的基础管理工作,促进会计电算化的健康发展和会计的规范化管理,主要是通过会计准则来进行,通过会计准则制定机构根据现实需要所颁布制定的具体会计准则,来指导会计业务处理,达到规范会计行为的目的。相关的具体会计准则要对于会计电算化的软件采用的标准、软件的安全性、具体的业务处理方法、会计电算化文档的保管以及会计电算化人员的责任做出指导和说明。要充分发挥电算化会计运算速度快、存储容量大的特点,使其在财务管理中发挥应有的作用,还需从以下方面加强基础工作的建设,改善会计电算化的运行环境。(1)加强预算收支和凭证审核制度。
(2)完善电算化会计的内部控制制度。
(3)改变财务管理的形式和方法。
3.3 加强电算化会计理论的研究。
要建立较完备的电算化会计理论体系,对会计软件的设计提出更完善的系统要求,使得会计软件更实用、更成熟,并完全符合会计审计工作的要求。传统的会计电算化理论主要研究如何用计算机实现手工系统的工作,而没有对系统提出更高的具有其自身特点的要求,这是远远不够的。会计电算化事业的发展依赖于电算化会计理论的发展,电算化会计理论研究的滞后制约了会计电算化软件的成熟与发展。电算化会计即研究实现电算化后的会计信息系统组织、会计核算的程序和管理制度,会计核算的方法,以及用计算机作为主要的核算工具后对会计理论、会计制度的影响和会计工作的新特点。电算化会计理论的研究确定了电算化会计信息系统的基本功能体系、运作规范及特点、审计接口、会计档案等基本要求,它一方面符合手工会计的基本要求,同时又具有自身的独有的特点。电算化会计理论的基本问题研究透彻了,会计软件的研制就有了明确的方向和目标,才能更符合会计、审计工作的实际要求,更好地实现会计电算化的效益原则。
3.4 培养复合型的会计人才
对电算化管理人员的培训工作要经常性进行,并结合经验交流,使培训收到实效。只有普及型的速成人才培训,难以提高会计电算化的水平。在吸纳高校会计电算化毕业新生的同时,还应选拔具有一定计算机知识的会计业务骨干到高校进修计算机专业。会计电算化要求财务人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能,还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较扎实的管理知识,才能根据单位自身特点,设计最为适用的会计制度,利用电算化会计的特点,为单位预测、决策和控制等管理工作服务。因此在会计电算化进程中,应注意培养“会计-计算机-管理”型的复合型人才,以促进会计电算化的正常发展。
3.5 改善和提高会计软件功能,将会计电算化引入单位财务管理活动
现行单位会计软件虽然开始从核算型向管理型过渡,但总体上讲,模块内容简单,功能不强,不能适应单位财务管理的需要。要真正充分发挥会计电算化的优点,为财务管理服务,必须将其纳入管理信息系统,提高会计软件功能,增加具有管理性功能的模块,如设计比较分析、因素分析、差额分析、图表分析等财务分析模块,资金需求供给预测模块等等。
3.6 规范会计软件,积极探索和开发新一代的会计软件
会计软件的规范化既包括软件本身的规范化管理,如会计软件的标准化等,也包括软件市场的规范化管理。知识经济是建立在知识与信息的生产、分配与使用之上的经济,在资源配置上以无形资产、人力资本为第一要素,其软件的版权问题将得到极高的重视,电算化软件的交易将得到有效的法律保护。企业从规范化的软件市场获得多样化的规范的电算化商品,以满足其管理的需要。电算化软件市场的规范化还包括另一重要的内涵,市场存在着众多的会计软件的需求者,会计软件是每个企业的基本需要,构成企业新型的固定资产,笔者称之为“软固定资产”,企业都希望获得好的会计软件;同时,市场上存在众多的会计软件的制作商与销售商,满足企业的软件需求,以会计软件产品为其经营的对象。这个有行有市的市场其竞争有软件品牌的竞争,有市场份额的争夺等等,都在规范化的模式下进行。这一切都构成完整意义上的会计软件市场,规范化市场的形成是个较漫长的过程,我们在制度上的完善性与预见性的工作,能在一定程度上加快这一进程。为了适应新时代所提出的新的会计模式,因而必然要求新型的电算化软件来完成新的业务处理方法,在具体的业务处理及信息的输出形式上,都会采用与现有模式不同的思路。另外,新一代操作系统的产生与流行,也会推动以其为平台的会计软件的发展。这些都是可以预见到的,软件开发商应尽早着手这项工作,如把一些经过一定实践检验的优秀理论成果软件化,探索新一代的会计软件。
3.7 会计软件逐步向会计管理方向过渡,形成企业管理的核心部分。#p#分页标题#e#
会计电算化系统的发展方向,必然由核算型向管理型、决策型发展。解决的办法是:
(1)与物资供应、产成品销售、库存管理、劳资管理等管理业务子系统接轨,并最终成为整个企业MIS的内核,在数据保密的基础上有条件地反馈给各子系统需要的数据信息。
(2)电算化会计系统是由会计核算系统、财务管理系统和决策支持系统组成。由会计核算层进一步向管理层和决策支持层迈进,可以从应收账款、应付账款、现金管理、财务指标分析、评价以及全面预算管理等几个方面进行。决策、预测是指在以上对指标分析的基础上,确定筹资、投资的方向和力度,属于智能型管理系统。简单地说可以从以下几个方面做些文章:
①应收账款管理。
②全面预算管理。
③财务指标分析及评价。另外也要动用各种分析方法,进行指标完成情况分析,从而为决策层提供决策和评价依据。以上方式它们所共同的基础,就是保证基础数据的标准化。
3.8 加强会计软件的实用性,初次接触电算化的单位不要匆忙甩账。
由于目前我国多数企业实施电算化还属初级阶段,会计软件的开发应立足于会计人员素质的现状,尽力开发“傻瓜型”软件,简化操作和去掉不必要的功能。建立起完善的会计软件服务体系,对用户使用中存在的问题及时解决,并针对用户反馈的意见和要求对软件进行修改和完善。一些单位刚开始接触电算化是不要太急于脱离手工帐,应该在电算化会计信息系统正式使用之前,与手工并行运行一段时间,以检验其是否达到预定目标,软件是否有缺陷或错误,以及系统的合法性、安全性、可靠性等。会计核算软件,无论是自己研制或是购买的,一般在开发时已对软件的功能及有关性能进行了测试和鉴定。首先,这些测试一般是采用数据模拟方式,与单位实际会计业务相差很远;其次,对一些通用软件,大量的初始化定义工作如成本核算、报表编制等,都由用户定义,也难免出现差错;此外,会计软件是一种待殊软件,使用时要确保万无一失。因此,会计核算软件必须经过试运行才能投入正式作用。
3.9 推进会计软件国际化。
要加强自身软件的更新和完善,使得我国会计软件能够满足现代跨国企业经营和企业集团化发展的需要;研究如何从我国会计文化的传统出发,兼顾西方会计文化,开发出适应全球范围的会计软件。
3.10 加强对计算机的安全保障工作
(1)为了对付日益猖獗的计算机犯罪,国家应制定并实施计算机安全法律,在全社会加强对计算机安全的宏观控制,政府主管部门还应进一步完善会计制度,对危害计算机安全的行为进行制裁,为计算机信息系统提供一个良好的社会环境。
(2)对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定,制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施,以及突发事件的应急对策等。
(3)建立健全内部控制。在操作系统中建立数据保护机构,涉及计算机机密文件时应登录户名、日期、使用方式和使用结果,修改文件和数据必须登录备查。系统应自动识别有效的终端入口,当有非法用户企图登录或错误口令超限额使用时,系统应锁定终端,冻结此用户标识,记录有关情况,并立即报警。
(4)增强网络安全防范能力。网络会计实现了会计信息资源的共享,但同时也将自身暴露于风险之中,这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等。应采用一些措施,例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等。(5)加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段,另外还可以考虑硬件加密、软件狗或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度,如专机专用、专室专用等。
(6)加强磁介质载体档案的管理。为确保档案的真实性和可靠性,实行纸质档案和新型载体档案双套保管,并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。
