会计电算化对电子商务企业的会计核算的影响分析
内容摘要:在现代信息技术条件下,越来越多的企业实施了电子商务,因此在电算会计分工上面临着由于数据采集自动化、信息使用主体多样化所带来的变革,会计岗位呈现出业务性、先进性、精简性、综合性和复杂性的特点,因此在会计岗位的设置上,应该改变原来的手工岗位与电算岗位平行设置、岗位多的做法,将电子商务环境下的会计岗位分为会计管理与分析、会计操作、出纳、系统开发与维护四种,充分利用会计核算与管理环境变化的契机,精简机构,提高会计工作效率。
关键词:电子商务 会计电算化 岗位 分工
一、电子商务环境下的会计电算化
电子商务(Electronic Commerce)是指在计算机网络(尤其是互联网)的支持下进行的商务活动。主要包括网上广告、订货、付款、客户服务和货物递交等售前、售中、售后以及市场调查分析、财务核算及生产安排等多项利用Internet开发的商业活动。电子商务的需求,直接催生了网络财务的诞生。用友在其网络财务的定义中明确指出“网络财务软件是基于网络计算技术,以实现企业电子商务为目标,能够提供互联网环境下财务管理模式、财会工作方式及其各项功能的财务管理软件系统”。电子商务将会计电算化的应用推向了一个新的高度。电子商务环境下的会计电算化工作与以往比较有一些新的特点:首先,会计信息系统(AIS)与业务系统之间数据交换频繁,实现了数据共享,会计核算和管理的自动化程度大幅度提高;其次,电算会计工作流程被纳入电子商务业务流程中统筹安排。
为提高企业的整体效率,会计流程在保证符合内部控制需要和会计法规规定的前提下随着经营业务的重组而重组;第三,会计核算由电算化的事后核算变为电算化的实时核算,对经营过程的财务控制与管理成为财务工作的核心问题,会计分期越来越不被重视;第四,会计信息由原来的支持核算与监督向支持运行控制和管理决策转化,会计信息的层次有所提高;第五,会计组织机构的逐步精简,会计人员的职能发生转变,更多的财会人员将成为各业务部门和企业综合管理部门的成员,为加强业务过程的财务管理和综合管理提供会计服务;第六,会计人员的电算化知识面临更新和深化,管理、财务、营销、计算机网络方面的知识需要得到强化。目前会计人员所从事的会计核算和财务分析等常规的、结构化较强的工作,将由基于电子商务的电算化会计信息系统完成,会计人员应更多地从事那些非结构化的、非常规的会计业务以及完成对信息系统及其资源的评价工作。因此,电子商务环境下的会计人员不仅要具有管理和决策方面的知识,还应具有利用信息技术完成对信息系统及其资源的分析和评价的能力。鉴于此,为适应电子商务的需要,会计电算化的岗位设置、职能分工必须做出相应的调整以适应新形势下的会计工作。
二、电子商务环境下电算会计分工的特点业务过程的分工决定了组织机构的划分。在电子商务环境下,由于业务过程和会计过程的重组和整合,会计人员的会计工作将更多地与其他业务工作相融合、并参与电子商务环境下的综合管理。由于在电子商务环境下会计组织结构将趋于扁平化,会计部门与其它部门相互融合,出现所谓“模糊分工”的状况,认识这种环境下的会计分工就显得非常困难。为此,我们需要在会计流程中分析电子商务中会计分工的变化和特点。在会计数据采集环节,包含了以往的原始凭证和记账凭证的录入和审核。在电子商务环境下,财务部门无须审批某项业务的发生,各业务部门在业务系统的控制下开展业务,将业务数据记录在业务数据库中,并以约定的格式(记账凭证)通过网络将其添加至财务数据库。因此,各类业务人员和日益自动化的计算机系统充当了数据录入员、制单员的角色,原来的数据录入岗位可以取消,少量的转账业务的制单、审核工作可以由其他会计人员完成。在会计数据加工环节,包含了以往的记账和编制会计报表的工作。传统的会计电算化模式在这个环节布下重兵把守:操作人员、审核人员、记账人员、报表编制员,此外对固定资产、工资、存货、成本等模块还设置专门岗位。在电子商务环境下,基础数据加工工作由于结构化程度较高,可以充分依靠信息系统的自动化功能,在同一岗位的不同人员的操作下完成。
在会计信息利用环节,数据分析工作应该得到强化,会计信息在这个环节需要获得深加工。在网络化的电子商务系统的支持,财务分析员、会计主管、业务主管、企业领导均是会计信息的分析和利用者,他们能在完善的系统和数据分析人员的专业性工作支持下了解财务信息并据以决策,会计信息应用的职能自然融入电子商务系统各岗位,无需设置专门岗位。在会计信息管理环节,由于电子商务系统对会计信息系统的要求更高,会计信息管理工作也更复杂,主要表现在信息的综合性、时效性的增强和层次的提高,因此信息管理工作岗位职责由原来的简单的数据加工维护向信息的综合管理转变,对信息管理人员的素质要求更高。根据上述分析,电子商务环境下会计电算化岗位分工呈现出如下特点:
1.业务性:会计信息系统逐步消除了“孤岛”效应,会计信息系统与其他业务系统、管理系统、决策系统相互渗透,会计的服务功能日渐突出,会计岗位设置与生产经营业务流程高度结合,会计岗位与外部世界的联系日益密切,会计人员涉及业务的机会大大增加;
2.先进性:与基础数据有关的岗位的重要性下降,与高层信息有关的岗位的重要性增强,手工会计岗位基本消失。电子商务环境下,会计信息系统成为整个商务系统的簿记子系统,会计信息的综合应用需要更多的非专门会计岗位支持,相应人员必须具有更先进的知识结构;
3.精简性:随着会计部门与其它部门的相互融合,部分会计职能转入业务处理系统,专门会计岗位的数量减少。电子商务要求提升整个会计信息系统的运行效率,效率的提高势必导致机构和岗位的精简;4.综合性:由于信息系统的改善,工作效率的提升,每个岗位负责的工作职责种类和工作量都会比以往增加许多,如一个会计岗位人员可以兼管固定资产、存货、工资、总账的核算,会计岗位由单一职责变为综合性职责;5.复杂性:随着电子商务的迅猛发展,网上交易愈加普遍,可以想象在不久后企业的全部原始凭证都将成为数字格式,这加强了企业对网上公证机构的依赖。但直到目前相应的技术和法规还远没有达到完善,这也给系统的内部控制造成困难。会计分工中由于涉及业务处理以及与业务部门的联系增多,内部控制问题更加复杂。
三、电子商务环境下电算会计岗位及职责电子商务条件下电算会计岗位设置取决于电子商务的业务流程需要。一般地,在符合有关会计法规的规定的前提下,会计岗位的设置应该与业务流程紧密地结合起来。财政部1996年6月印发的《会计电算化工作规范》建议开展会计电算化工作的单位除设置所谓“基本会计 岗位”(即原手工岗位)外,还需设置电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等6种岗位,由本单位人员进行会计软件开发的,还可设立软件开发岗位。笔者认为,在电子商务环境下,会计岗位已经没有电算岗位和“基本岗位”之分,可以设置会计管理及分析、会计操作、出纳、系统开发与维护四种岗位,其职责如下:
1、会计管理及分析岗位负责会计部门及其人员的管理,组织会计信息系统的运行工作,协调会计部门与业务部门的关系,结合业务系统的数据对会计信息进行深入分析,为决策人员提供财务信息,要求具备会计、财务、商务、计算机及网络相关知识,具有会计电算化组织管理的经验。本岗位人员实质上是企业的会计主管,在此基础上还可安排专业财务分析人员予以辅助。
2、会计操作岗位本岗位可设多人,分别负责联机处理总账、工资、固定资产、成本、销售、存货数据,编制会计报表,在符合内部控制要求的前提下相互之间进行审查稽核,要求具备会计核算、财务软件应用、审计方面的知识,熟悉计算机网络系统的应用。
3、出纳岗位负责现金和银行存款的收付,联机进行现金和银行存款的管理,要求具备会计核算及相关银行业务知识,熟悉网络应用,熟练掌握网上结算的方法。
4、系统开发与维护岗位负责电子商务环境下会计信息系统的开发和二次开发,保证计算机硬件、软件的正常运行,对硬件和软件实施正确性、适应性、完善性维护,负责网络系统的管理、数据的备份与恢复,要求具备计算机及网络的硬件和软件知识,了解会计理论与实务,具有信息系统开发、软件开发的技能。本岗位宜由经过会计知识培训的计算机专业人士担任。总之,在电子商务的环境下,会计电算化人员必须加强电子商务知识和计算机网络网络知识的学习,认识会计信息系统与电子商务系统的关系,适应新的会计环境,按照会计电算化和财务管理软件的要求进行会计岗位的设置和人员的合理分工。实行岗位定员、层层负责的管理机制,明确岗位和人员的责任和任务,做到岗位明确、人人负责、职责分明、分工有序、互相监督、方便操作、反应迅速,不断提高会计工作效率和会计工作水平。#p#分页标题#e#
参考文献:
财政部会计司印发《会计电算化工作规范》1996年6月
张瑞君、王晓燕:《电子商务给企业发展带来的机遇和挑战》,《财务与会计》2000年第9期
