分析会计电算化的初始化问题
开展会计电算化工作是现代财务会计的必然发展趋势，任何单位将面临会计软件的初始化问题。初始化的成败与否，将直接影响会计电算化工作的质量与效率。会计电算化初始化是指将本单位将要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑，使会计软件能适应本单位的核算、管理需要的过程，是手工核算过渡到会计电算化处理的桥梁。本文就会计电算化的核算方法、规则的选用、科目编码方法、辅助核算、初始化的校验等问题进行讨论。
一、 单位在选择会计核算程序、方法、规则时，应充分考虑电脑处理会计信息快速、准确的特点
《企业会计准则》和各行业会计制度确定了很多核算程序、方法，单位应结合自身特点进行选择应用。它们各自具有鲜明的特点，且能相互补充。在手工核算方式下，我们往往选用那些计算过程不能很复杂、会计处理不能太冗长、结果要求准确或较准确的方法、程序。而会计电算化由电脑执行程序自动处理会计数据，就可以不考虑计算的复杂性，只要求结果准确就行了。如成本核算中的代数法分配辅助生产费用，它的突出特点是计算复杂! 尤其是三个或三个以上辅助车间 " ，其结果很准确；再如存货收发计价中的个别确认法，它也是结果准确而对会计核算、库管要求甚高。所以如代数法、个别确认法应在会计电算化中广泛采用。然而，在会计实务中，初始化的方法选用问题，往往由软件公司辅助完成，将本单位的现行会计核算模式照搬到电算化中去，这样就无法充分发挥电脑处理信息快、准的优点。因此，我们应当从会计历史上去检索、选用适应电脑高速处理、结果准确的方式、方法和规则。
二、 科目编码问题——— 应充分满足电脑处理数据的特点，且具有可扩展性
科目编码就是将纳入会计核算、会计管理范围内的人、财、物进行科学合理的编号，以便计算机识别、分类、汇总、查询，这是初始化中最复杂、最费时的一项工作，它直接影响到初始化成败问题。
1. 科目编码应遵循以下基本原则。惟一性，一个代码只表示一个实体，而一个实体也只能有一个代码；扩展性，编码要为今后系统发展保留一定的空间，以便增加新的内容；稳定性，编好后要尽量少改动，以便有关人员熟悉、使用；简练性，便于存储处理；规范性，代码必须具有一定的结构、格式，以便统计、交流；可靠性，会计软件要具有自动校验功能。
2. 编码的方法。由于会计信息处理采用了总账、明细账核算形式，总账由财政部统一规定了编号，这里我们就不再讨论，只研究明细科目的编号。
1） 一个科目是否设置明细账，应根据管理需求，确定其层次和内涵。一个单位的现金总账，在无外币的前提下，可以不设明细账；应收账款是以每一债务人的名称设置一个明细账，企业可能有几十、几百、几千个明细账，若该科目明细太多，科目数据库就庞大，将会影响运算速度，因此，我们将这些债务人按省市区设二级账，二级账下再设明细账，或单列一个模块——— 将应收账款列入辅助核算范围，这样更能体现管理的需求。
2） 分析企业历史核算情况，充分考虑未来的发展需求，确定各级科目的位数。两位数，表示该级科目可以设置)!—**个科目，三位数表示该科目可以设))!—***个科目。一旦确定，要想更改，就受到严格限制。
3）科目编码的描述。会计软件要求客户自行定义科目结构$ 又叫科目级长%，科目编码结构是指科目的代码有几段$几级%，每段有几位，每一段代表一个科目的级别，科目代码与会计科目必须严格对应。各科目编码往往采用全码原则，即：本级科目全码’上一级科目全码(本级科目编码。
我们常见的#—+—+—+—+科目结构，一级科目三位数，如!)+银行存款，二级科目两位数，如!)+)!人民币存款，三级科目两位数，如!)+)!)!工行存款等。输入原始数据时，只录入末级科目的全码和金额，其余的内容，由会计软件按平行登记原则自动计算生成上一级科目的金额等。
3. 科目编码的可扩展性是初始化设计的重要内容之一。会计软件设计者充分考虑到电子档案的安全性，对历史资料的补充、修改作了严格的限制。一旦初始化完成，新增加科目就局限在一定的范围内进行，只有新年再建新账时，才能得到修补。所以，在科目编码时，至少要考虑到本会计年度内的扩展性。
三、辅助核算的处理应充分满足现代管理对会计信息的要求
辅助核算是指存货、客户、供应商、结算方式、成本对象、工资、固定资产等的分类、管理与核算程序，是会计电算化系统的重要组成部分。他们各自具有其特殊性、复杂性，因而从总账系统中分离出来，形成一个个相互独立、相互依存的子系统，完成特定的管理、服务职能。我们就以存货的管理为例进行分析，存货包括采购计划、审批程序、收发的核算、库管、销售等内容，它占据企业的绝大部分流动资金，所以，必须纳入严格的控制范围内。以销售确定生产、以生产确定采购核定存货的经济批量，若超过该标准，电脑会自动报警，提醒我们的管理者去约束、修改存货的数据，达到有效管理的目的。
四、对会计电算化初始化的校验问题，手工与电脑相结合，相互补充、完善
当我们完成初始化的相关工作之后，就必须对上述工作的正确性、合理性进行验证、验收。在确保初始化合格后，才能进行日常处理。
1. 由会计软件进行技术性验证，即录入的会计科目余额是否平衡，总账与明细账、辅助账是否一致，是否有尚未设置、定义的项目等。我们启动试算平衡功能键，电脑会自动进行检查并提示给用户。
2. 由财务主管对初始化工作进行综合评定，分析会计软件初始化是否具有高效性、前瞻性、扩展性、适用性，是否满足本单位对会计信息管理的需求，以便进行补充、完善初始化功能，使手工核算顺利地过渡到电算化处理。
总之，会计电算化的初始化是一项技术性极强、内容极复杂的工作，要求我们在各方面都要做好、做细。通过上述问题的分析，希望对广大财务工作者有所帮助。
