企业的内部控制与传统价值的关联
摘 要:电子商务改变了传统价值链向以客户为中心的价值链的转变以及从事电子商务的企业所面临商务环境的不断发展,是对会计业从业人员的一大挑战。文章分析了电子商务对会计业的影响。
关键词:电子商务 会计业 会计人员
电子商务改变了传统价值链向以客户为中心的价值链的转变以及从事电子商务的企业所面临商务环境的不断发展,是对会计业从业人员的一大挑战。当开始与新的贸易伙伴交换数据并进行交易时,贸易伙伴及其交易处理系统的安全性、可靠性和完整性都必须得到评估。当供应链管理中各种的过程和步骤———如库存需求计划、购货订单、销售订单、运货通知和现金支出等———通过电子商务信息系统被电子化处理时,审查交易数据和评估其可靠性及完整性的任务就变得很富挑战性了。会计业必须迎接这一挑战,加强企业内部控制,开发新的手段,对交易数据进行实时监控和核查并保证电子支付过程顺利进行。具体来说,电子商务对企业会计业的影响至少表现在以下几个方面。
一、企业内部控制
1.企业内部网(Intranet)与内部控制。多年以来,会计人员就知道公司内部员工所形成的风险。对于内部人员贪污与破坏的预防与查处是传统审计职能所履行的主要任务。内部控制,如职能分工等,旨在预防不良事件的发生。对于内部控制的效率评估在每次履行验证职能时都要进行。如果企业Intranet包括任何直接或间接影响财务报表或其他至关重要资料的数据或处理系统,那么这种评估就必须把对企业Intranet的控制包括在内。一个会计事务所想要实施好内部控制分析职能,它必须:知道其企业Intranet及服务器的确切数量;了解每条企业Intranet数据与处理方法;判定哪些企业Intranet上具有验证职能范围内的数据与处理方法;通晓设置与网络内部基础设施;测评各企业Intranet在其数据读取方面所采取的安全措施,包括保护措施及防范恶意代码的策略;离职人员相关资料处理。
2.因特网(Internet)与内部控制。电子商务业务以Internet为基础的公司所处的环境化使用内部交易处理系统而无公共企业外联网或企业Intranet连接的公司所处的环境要危险得多,如企业Intranet一样,如果基于In-ternet的系统直接或间接地关系到财务报表或利害关系重大的数据,那么对相关控制措施的效率评估就要包括在传统验证职能的范畴之内。具体而言,会计人员必须:知道In-ternet入网点(网关服务器)的确切数量;知道防火墙的位置及其确切的设置;知道其他安全设施的位置及其确切的设置或运作程序;彻底弄懂每一条以任何方式与网关服务器相联的内部系统的网络设置;弄懂以任何方式与网关服务器相联的数据的读取方法;评估以任何方式与网关服务器相联的数据及处理方法的安全性,包括保护措施与防范恶意代码的策略;弄懂公司用于实现资料共享的系统数据处理方法,以及这类系统的完整性与可靠性;弄懂公司所有Internet服务供应商或增值网的数据处理方法与设置。
3.网站验证。客户的两大忧虑就是装扮成合法公司的假网站做交易以及信息的被窃取或滥用。会计人员目前已开始实施一种网站验证职能,其目的就在于评估Internet商务活动方方面面的效率与合法性。会计专业人员对评估内部控制并实施风险管理的技能已熟知多年。这种以过时间考验并证明行之有效的经验和专业技能是专业产生独特影响的知识基础。会计专业非常重视有效的内部控制并就此进行了大量研究,颁布了一系列标准。从事电子商务的公司必须将其内部控制扩展到交易处理系统的各个方面,因为该系统与包括网络浏览器和贸易伙伴在内的其他系统有着密切的联系。此外,这些还需要对与其互通商业数据的贸易伙伴的内部控制系统有信心。在对于如何对电子商务系统的内部控制实施评估和风险管理方面,会计人员具备极强的业务能力。会计专业人员需要通过加强Internet技术方面的技能来进一步提高这一领域的技能,如密码和防火墙技术。
二、电子商务环境下,会计业关心的问题机密性、信息完整性、验证、认可、访问控制和风险分析六个问题几十年一直是会计人员关注的问题。现在会计行业面临的挑战是不仅要理解电子商务如何改变了处理这些需要对其进行控制的问题的方法,而且要成为这些领域的专家,以便评估从事电子商务的公司是否面临控制风险。为了保证充分的内部控制,必须设计并定期检查会计信息系统,前面提到的六个问题就属于这个领域。
1.机密性。会计人员需要了解加密方法,这些方法用于保护存储在Internet及私人网络相连的系统上的数据,这个任务是传统会计人员职责的延伸,会计人员总是关心交易数据的机密性。因为企业系统越来越普遍,其他类型的关键数据,如设计细节或顾客偏好等,都存储在这些数据库中,对这些数据会计人员也需要了解其保密级别的情况。然而,随着整个系统越来越融为一体,对贸易伙伴的访问也越来越公开,会计人员意识到有必要更全面地从整体上看待这一着眼于更多的关键数据进行机密性检查的内部控制评估体制。
2.信息完整性。交易处理系统的一个关键部分就是那些被系统接收并代表交易的数据的有效性。交易数据,如购货订单、销售订单或货运通知,一定要反映真实的情况才算得上是可靠的。系统内部控制评价应包括这样一种评估机制,即对一份数字信息因被篡改而含有非真实资料的可能性的评估。为了进行这种评估,会计人员必须了解数据传送、摘要或散列技术的基本方法。
3.验证。任何商业交易的一个重要部分是确认试图参与交易的贸易伙伴的身份。在出现电子系之前,购货订单是写在印有告诉标记的专制表格上并由购买方签名的。在电子商务中,在正式达成协议之前无法真正看到或检查源文档,这使得对贸易伙伴的验证成了一个技术问题。这样,就需要一些技术以数字化的方式来确定某数字传送是否来自伪称的贸易伙伴。会计人员需要懂得支持数字验证的技术。会计事务所不仅要参与评估这种方法,而且要提供帮助实施并安装这种系统的咨询服务。
4.认可。会计人员负责评估公司公布的销售和应收账款的可靠性和真实性。在争议的和/或欺诈销售使这些账目很难审计。据美国统计,Visa信用卡的纠纷和被其发现的欺诈行为约有50%来自于Internet销售。在试图征收收入时,销售证明成了问题。认证机构和数字签名的使用是实现认可的好方法。正如前面所提到的,会计事务所正在积极参与认证工作以帮助促进验证和认可。
5.访问控制。内部控制结构的一个关键部分是防止未经授权进入公司的交易处理系统,不论系统的位置在哪里。如果交易处理系统借助于直接或间接与公开网络联接的设备,那么就要提高必要的安全控制水平。会计事务所在传统的确认工作中会检查口令技术。远程用户如雇员、贸易伙伴或顾客进入系统时,技术升级是有必要的。为对公司访问控制的充分性进行评估,会计事务所需要走在技术的最前沿。此外,评估选择方案的益处时也要考虑其成本。例如,在允许用户进入系统前,生物测定学装置如视网膜扫描能提供最后的验证方式,但其成本对于某些类型的公司却不合适。会计事务所能,而且也的确在为评估访问控制提供服务。为了提供这种服务,对网络技术和服务器系统软件的知识必须有一定的深入了解。#p#分页标题#e#
6.风险分析。1998美国电脑安全协会的计算机安全的调查结果令人吃惊。在接受调查的公司中只有16%的公司说他们对于由网络所给自己招致的法律责任进行过风险分析。风险分析和以及信息系统潜在风险所招致的责任属于内部控制分析的范围。客户正开始向会计事务所寻求帮助,开发具备优良的设计性能与控制性能的电子商务系统,将会计信息系统和经营系统包入其中。然而,会计事务所并没有充分利用它们是客户寻求帮助、解决问题的惟一咨询者这一如此有利的条件。安全系统咨询公司正迅速发展,会计事务所在理解、设计和控制会计和经营系统方面有技术专业知识和经验。相对其他类型的咨询服务而言,现有的专业知识和经验是会计行业拥有的优势。会计事务所可以通过增加电子商务安全系统的专业知识来增加这种优势。
三、审计与电子支付机制电子支付机制是商务利润和支出循环中的核心。这是一个激动人心的时代,Internet基础设施使我们有可能开发并建立先进的新支付技术。因为会计业在利润和支出循环过程中起着咨询者和审验者的作用,所以会计人员对新出现的支付机制一定要率先掌握。与此相关的安全问题要了解。更进一步,战略上还可以利用某些技术帮助公司拉近与顾客的关系。会计业一定要做好准备为其客户提供咨询服务,并处在技术手段的最前沿。
1.审计问题。在任何财务审计活动中,对现金、应收账款、销售以及现金支出账款的都是必不可少的。会计人员必须对这些项目所对应的交易的真实性进行评估。它还必须对所列交易进行抽查。抽查电子交易的惟一方法就是了解产生这一交易的内在程序及数字化方法。更重要的是,会计人员深入电脑之中进行审计,正如该句所隐含的一样,必须了解电脑里面在做什么。会计还肩负着对客户财产如现金和应收账款等的保管责任。只靠定期及抽样调查的方法来审计电子支付系统已经不够了,因为这些传统的方法会导致未经授权或错误的交易在过了很久之后才被发现。拖的时间越长,欺诈或错误存在的时间也就越长。对交易的有效性和商家与顾客的真实性做连续的定时的检查是必要的。另外,可以探察到可疑行为并向内部审计人员或其他管理人员报警的监测系统也很重要。
2.电子支票兑现和支付系统。有些公司可能愿意像他们多年来操作工资和现金支付那样,向第三方外购他们部分的电子商务支付系统。对于提供这种服务,会计人员们有着得天独厚的优势,因为他们享有提供类似服务的声誉。鉴于这项服务所涉及的技术及其潜在的丰厚利润,很多非会计行业的公司涌现出来,提供电子支票兑现和支付系统。传统的财务电子处理公司需要主动更新技能与技术,确保自己在这一市场的竞争力。另外,有这种人力、物力资源的会计公司可以利用这一机遇,为这类系统开发专用的软件方案。
四、结束语
电子商务要求传统价值链向以客户为中心的价值链转变,给会计业带来了一系列新的挑战。会计人员既要勇敢地面对这些挑战,又要积极做好心理准备。搞好基于In-tranet和Internet的内部控制。掌握计算机、网络、加密等基础知识,以对付传统会计面临的问题———机密性、信息完整性、验证、认可、访问控制和风险分析———在电子商务环境下新的含义和使命。除上述列举影响之外,因会计公司把他们的业务范围逐步向商务咨询扩展,所以会计人员对待营销策略的了解就变得非常重要,包括对花在各种各样的营销工具(营销组合)上的营销费用的效益和效率的评估。而且,会计人员还需评价营销系统的完整性和可靠性,特别是如果这类系统提供的是至关重要的用语和财务报告的数据。为网络商务履行验证职能所需要的配套技能,不同于为传统制造业或服务业履行验证职能所需要的技能。
