一、 会计电算化发展中存在的问题
当代计算机技术的出现是“会计电算化”诞生的前提条件。会计电算化的原始考虑是把计算机作为工具,在计算机上面开发模仿手工处理过程的防真软件系统,以减轻财务人员的劳动强度,提高财务工作的效率为目的的。会计电算化是会计工作应用计算机的简称,是实现核算会计业务的计算机处理系统。
从1978年财政部拨款给长春一汽进行会计电算化试点开始,会计电算化在中国已经发展了20多年。目前我国的会计电算化使用的软件是模仿手工处理过程的防真系统。它与传统的手工处理方法相比其主要优点体现在:减轻了财务人员的劳动强度,提高了财务工作的效率;提高了会计信息的质量;促进会计职能的转换。但在实践中,会计电算化也暴露出一些问题,具体表现在:
1.会计电算化发展初期,开发会计电算化软件的计算机人员一般都不懂会计业务,他们开发软件是在会计人员的指导下针对特定的部门和要求开发特定的软件。其软件没有通用性,数据格式千差万别,兼容性差。编程风格各异,各软件公司技术保密,缺乏交流和沟通,没有业界的协议,没有统一的数据接口,很难实现数据共享、信息交流。这种格局仍未得到改善。
2.系统内部衔接性差。当前许多财会软件都着重开发账务处理与报表管理,对于其他诸如成本核算、市场预测等功能开发力度小,使得在处理此类问题时,需先将财会管理的有关数据输出,经人工核算后再重新输入,就是说从一个处理系统(模块)到另一个处理系统(模块),不能自动转换数据格式,直接使用基础数据。这不仅增加了工作量,而且因为由于人工核算、人工输入等人为因素,必然会增加出错的机率,使得软件不能充分发挥它的管理功效和预测功能。
3.会计软件通用性差、集成化程度低。核算子系统之间彼此分隔,缺乏会计数据传输的实用性、一致性和系统性。另外,一个公司购买的会计软件不能与从另一个公司购买的其他软件联系在一起,结果会计电算化系统往往独立于其他子系统,无法进行数据交换、信息共享和控制管理,不能与企业内其它管理子系统(库存、销售、人事等)集成融为一体,很难形成整个企业管理信息系统。
4.数据保密性、安全性差。一般情况下,企业财务数据是重要的商业秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展,但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题。而有些软件所谓的加密,也无非是对软件本身的加密,防止盗版,不能真正起到数据的保密作用。安全性上,更是难如人意,系统一旦瘫痪,或者受病毒侵袭,很难恢复原来的数据。
5.会计软件的开发没有考虑企业国际化发展要求。随着世界经济日趋一体化,对外贸易不断增加,国际间的交流合作不断增强,而我国财务软件还不具备有多国语言、多种货币处理能力,而且在会计核算和财务管理方面有些不符合国际惯例和国际会计准则等。还有更深层次的会计文化问题,使得我国会计软件不能够满足现代跨国企业经营和企业集团化发展的需要。
6.会计人员计算机业务素质偏低。不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来,他们在使用微机处理业务的过程中很多是除了开机使用财务软件之外,对微机的软硬件知识了解甚少。
加入WTO后,为我国经济发展带来了巨大商机,同时也使我国企业在复杂的国际市场环境中面临更强大的竞争对手。会计作为经济管理的重要组成部分,作为一种国际通用的商业语言,自然也要尽快与国际惯例接轨,要进一步完善现存的会计体系,我国企业参与国际市场竞争要更加注重会计管理职能的发挥。笔者认为,我国的会计电算化事业必须进行重大的变革,以期解决历史问题,迎接时代的挑战,以会计信息化取代传统的会计电算化。
二、实现会计信息化的技术基础
会计电算化是实现核算会计业务的计算机处理,会计信息化是实现会计业务全面信息化,充分发挥会计在企业管理中的核心作用,是企业信息化管理中的一个有机组成部分。会计信息化是会计业务融合计算机技术、网络、信息技术、现代通讯、企业管理及经济计量等学科相互交叉融合后产生的,其功用是为了满足现代企业发展的需要。会计信息化是现代化企业管理信息系统中的核心“模块”。实现会计信息化的技术基础主要有:
1.采用Internet/Intranet技术作为其应用的基础。20世纪末,在发达国家的企业管理信息系统中,实现了由主机系统向客户机/服务器方式的转变,现在正向着Internet/Intranet的方式转变,逐步实现资源共享,以提高机构运作效率。Internet/Intranet技术为企业推行会计信息化,从而全面建立管理决策型的信息系统提供了优越的信息资源管理平台。它不仅能处理结构化的数据,如各类关系数据库,也能处理各种非结构化数据如文本、图形、图像、声音等,使企业信息资源更加全面、丰富;Internet/Intranet也为企业信息系统的集成化发展提供了有效的技术保障,因为它具有开放性、标准化、分布式、使用简单、易于维护等特点。它采用TCP/IP协议,能实现各类信息系统的无缝连接;又可利用其超文本、超媒体传输技术,将分布于企业内外的数据有机联结起来。Internet/Intranet技术也为企业涉足电子商务提供了技术基础。
2.大型数据库技术。在“会计信息化”的环境下,采用诸如SYBASE、INFORMIX、ORACLE、SQL•SERVER等大型数据库,这些大型的数据库有高达TB(1TB=1 000GB)级的数据处理能力,使业务量完全不受限制,不仅可以实现跨年度查询,还可以通过数据仓库技术,整合采购、库存、销售、计划、工资等数据供决策分析。另外,这些大型数据库改进了海量数据状况下的读取性能和安全性能,也加强了网络控制,使得数据库系统能够高速运行并增强了安全性。
3.采用三层结构和组件开发技术。所谓三层结构技术就是将客户机/服务器系统中,各系统部件分成三层(客户服务端、中间层服务器和数据库服务器)的一种技术,是一种建立于组件开发模式而提出的技术模式。它的特点是根据业务涉及的数据和处理流程、把不同的行业特性设计成属性、方法并独立封装成为模块,使业务工作对象化,用户可在安装时选择适合本企业的构件,而不必像现在买会计电算化软件时,不管有用无用的软件都得一起买,这种开发技术称为组件开发技术。比如,在软件设计上,将凭证管理作为一个组件,形成凭证模块,将账簿管理也作为一个组件形成账簿模块,用户可在三层结构的中间层封装某类适合自己企业特点的财务规则组件,如果凭证管理有问题就换凭证模块,如果账薄有问题就换账簿模块。三层结构组件技术对于企业全面信息系统的构建具有以下优点:安全性能好;硬件投资少;安装、维护容易;二次开发比较方便;也能使企业实现远程应用。采用以上先进的技术为基础,为会计信息化提供了可靠的技术支撑,也可为企业建立其全面的信息系统提供技术保障。
三、会计信息化的实施方案
要实现会计信息化,除了企业自身以外,财务软件开发公司也担当着极其重要的角色。#p#分页标题#e#
对于大中型企业而言,有条件自己建立完善的企业内部网,可以自己确定网络财务的实施方案;对于许多中小企业,如无条件或没必要自己建设,可以求助于财务软件公司。那么企业应如何确立“会计信息化”的实施方案呢?首先,企业应根据自身的实际情况进行需求分析,确定企业到底要利用这个系统完成什么工作、达到什么目标和要求。对现行的网络技术类型、投资额度要有一定的了解。
目前常用的高速网络技术包括以下几种:(1)快速以太网;(2)FDDI(分布式光纤数据接口);(3)ATM(异步传输模式);(4)千兆位以太网。前两种技术价格较低,性能也不错,适用于一般企业;后两种技术性能远远超过前两种,但价格较高,投资额大,适用于有实力的大型企业集团。对于一般企业,可以采用快速以太网或FDDI技术建立自己的局域网,异地远程子网可用DDN等专线连接,移动用户群可以用电话连接;另外,可用MS IIS建立自己的网站和电子邮件系统,这些都是比较可行的。对于许多中小企业来说,它们可能既想推行“会计信息化”,又不想花太多的投资,这时候财务软件公司就可从以下几个方面帮助企业推行网络财务:(1)提供网络财务软件;(2)提供基于互联网的服务业务,如提供网络财务软件的在线支持和内容服务;帮助建立专业网站,提供网上理财服务,用户无需购买软件,可通过专业网站获取理财服务并按服务项目和数量付费;(3)为企业用户提供全套服务,如帮助企业设计和构建网络体系,提供软件并帮助安装和维护等。
四、会计信息化的财务安全问题及对策
推行会计信息化面临的最突出问题就是安全问题。首先,会计信息化所依托的Internet/Intranet体系使用的是开放式的TCP/IP协议,它以广播的形式进行传播,这也便利了搭截侦听、口令字试探和窃取身份假冒,这是技术上容易引起安全问题的重大隐患。其次,网络财务全面支持电子商务,电子商务涉及到许多电子单据、电子货币等,也是容易受到不法攻击的地方。再次,网络财务的分布式操作使得网络攻击可以从多个地方进行,而对于企业内部使用者来讲,如果使用权限划分不当、内部控制不严,很容易造成信息滥用和对外流失。推行“会计信息化”后,财务管理和业务管理实现了一体化,企业的经营管理活动几乎完全依赖于网络系统,如果企业对网络的管理和维护水平不高或疏于管理监控,一旦网络系统瘫痪将严重影响企业的整体运作。网络财务所面临的外部和内部侵害,使得我们必须采取切实可行的安全对策。
会计信息化系统的安全对策应该综合考虑,可从制度和技术两方面去创建安全机制。首先,企业必须建立科学严格的内部控制制度,从软件开发和维护控制、硬件管理和维护控制、组织机构和人员的管理和控制、系统操作的管理和控制、文档资料的管理和控制、系统环境管理和控制、计算机病毒的预防与消除等各个方面建立一整套行之有效的制度,从制度上保证系统的安全运行。
其次,在技术上对整个系统的各个层次(通信平台、网络平台、系统平台、应用平台)都要采取安全防范措施和规则,建立综合的多层次的安全体系。目前常用的网络安全技术一般有安全网关(防火墙)技术、访问控制技术、数据加密技术、身份认证技术、隧道技术等,可以根据实际情况在系统中加以应用。比如,Internet和Intranet之间可以采用防火墙技术进行安全隔离,必要时还可溶入隧道技术,即采用某种协议建立双方通信隧道,通常将企业内部网所用的协议和数据封装在IP包中,对隧道中传送的包进行加密。在应用平台开发的技术选择上也要考虑数据安全性问题,比如基于WEB的财务软件虽然界面简单、易于使用,但鉴于Internet发展的现状,其财务数据安全性差,应充分利用客户服务器结构和WEB应用的优点才是安全可行之道,因此可在独立核算实体内部的数据采集部门采用三层结构应用,其界面灵活,功能强大,适合大量单据录入处理。另外,对于决策支持、远程查询、报表远程上报则采用WEB的应用,可以大大提高财务数据安全性。安全问题必须从制度和技术两方面因素综合考虑才行。
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