中小企业会计电算化软件应具备以下几个方面的功能:符合会计制度要求的会计科目体系以及可维护功能;规范化的日常业务处理及账簿管理;出纳管理系统;往来业务等辅助核算;报表生成系统;工资核算;固定资产管理;预算管理功能;财务分析功能;数据备份与恢复等。以下就其应完成的功能进行详细分析。
一、 标准的财务核算功能
中小企业会计核算软件应具备标准的财务核算功能,具体表现在以下几个方面:(1)提供账簿管理功能,完成建账、维护、备份、恢复等功能,并设置操作员及权限,预设符合制度要求的会计科目,科目可维护。(2)标准的日常账务处理:完成凭证输入、查询、修改、审核、记账等功能。要求输入界面清晰明了,可满足凭证各要素输入的要求,并尽可能地提供自动录入功能,如凭证输入日期中的年月、各类凭证的编号、下一行分录的摘要、合计金额、制单人签名等,应由系统自动生成。保存并使用常用凭证,把经常发生的业务凭证格式保存,以后用到时可调用、修改,生成新的凭证。(3)提供标准的账簿资料。凭证记账后,可自动生成日记账、明细账、总账、科目余额表以及各种辅助管理用账簿。
二、 辅助管理功能
辅助管理功能主要是在完成日常业务核算的同时,可以提供诸如客户、供应商、职工临时借款、部门费用、产品成本、在建工程等相关资料,以利于管理层分析决策。一般可通过软件提供的辅助核算或项目管理等功能来完成。如建立客户档案并把应收账款设置成按客户进行辅助核算,当应收账款科目有发生额时,系统会出现对话框,让操作员选择是哪个客户发生的业务,这样往来业务可以核算到每一个客户,而不必按客户在应收账款下开设明细。对每个客户可进行相关的查询、分析,如应收账款账龄分析。企业产品成本的核算也可通过辅助核算来完成。可以通过定义辅助项目大类生产成本核算,再细分具体成本核算对象作为辅助核算项目,把生产成本科目下设置直接材料、直接人工、制造费用等成本项目作为明细科目,然后,把三个成本项目科目设置为按辅助核算项目进行辅助核算。这样,产品发生的生产费用可以归集到每一个成本计算对象。
三、 减少工作量的自动转账功能
标准财务软件提供的期末自动转账功能一般包括自定义结转、销售成本结转、期末汇兑损益结转、期间损益结转功能。通过这些功能可以提高期末结转的速度,大大减轻会计人员的工作量,及时完成本期业务的核算,为及时编制报表奠定基础。例如,利用自定义转账功能完成计提本期应交所得税(假设无税前调整项目):
上式为定义自动转账的基本原理,不同的软件版本格式略有不同,但原理相同。通过定义自动转账凭证格式,在需要生成凭证时,可以让系统自动生成相应的凭证。通过自定义转账功能可以完成待摊费用的摊销、预提费用的计提、期末多交或未交增值税的转出、利润分配中提取法定盈余和公益金、本年利润结转到利润分配—未分配利润、利润分配各明细的结转等。销售成本结转的工作可以通过定义已销产品对应的库存商品、主营业务收入、主营业务成本科目,系统可根据销售数量和初始定义的存货计价方法,计算出本期已销商品的成本,并自动生成凭证。期末汇兑损益结转是在有外币业务时,在期末输入期末汇率,系统可自动生成期末调汇的凭证。同时利用期间损益结转功能把当期的损益类科目结转到本年利润。自动转账功能可以及时完成期末结转工作,减少了会计人员的工作量,提高了工作效率。
四、 出纳管理系统
主要完成支票管理、库存现金管理和银行存款管理。支票管理完成支票购买、使用登记和核销。库存现金管理完成库存现金的盘点和对账。银行存款管理主要是完成银行存款日记账与银行对账单的核对,并自动生成银行存款余额调节表。
五、 报表生成系统
一般标准会计核算软件都提供自定义报表和报表模板等功能。企业可以利用系统提供的报表模板,经过维护后保存为企业适用的模板,以后各期直接调用模板,利用与相关账簿期间的对应关系生成各期的报表数据。同时,可利用自定义报表功能完成企业特有一些报表的编制。
六、 工资及固定资产管理
工资管理系统一般具有多工资类别核算功能,针对同一企业,可以对不同性质人员核算不同的工资项目。针对每一个工资类别,可以完成工资项目设置、计算公式定义、工资数据处理、工资费用分配、计提职工福利费、计提职工教育经费、计提工会经费、计提住房公积金、代扣个人所得税等等,相关业务可以生成凭证并传递到总账。固定资产管理系统可以完成企业固定资产的卡片式管理,完成固定资产增加、减少、其他变动(如使用部门、用途、使用年限、折旧方法、原值变动等等)核算或处理,可以按每个固定资产所采用的折旧政策,按期自动生成计提折旧的凭证,传递到总账。同时提供固定资产管理的各种账表,满足企业管理决策的需要。
七、 预算管理
利用预算管理的功能。可以针对某些费用类科目,如管理费用中的业务招待费,按部门进行辅助核算。设置了某一期间的预算数后,可以在费用发生时按费用发生的部门进行相关的控制。
八、 财务分析
一般提供企业账务状况以及经营成果的比较分析、结构分析和趋势分析,提供账务指标分析。根据相应企业账务的报表资料自动生成相应的分析数据,十分方便适用。
标准型账务软件以其较少的投资,相对成熟的技术,较为简单的系统维护,为中小企业提供了财务的一体化解决方案,帮助企业规范、及时提供财务信息,满足中小企业财务核算与管理的需求,是中小企业加强内部管理的首选。随着企业规模的扩大,业务量增加和使用计算机水平的提高,以及企业整体信息化建设的需要,在适当的时候再考虑选用管理型财务软件或ERP软件。否则,可能是投入大,收益少,维护工作量大,维护成本高,系统整体运行效率低,使企业得不偿失。
