浅议外贸企业建立会计控制制度的管理方法与策略
摘 要:内部控制制度是现代企业加强经济管理,提高经营效率,保护财产安全,实现经营方针和目标的有效工具和手段。如何运用会计方法来建立外贸企业内部会计控制制度,以有效地防范企业风险,笔者认为,重点应从往来款项、合同、投资、无形资产、库存和出口退税等几个方面控制和管理。
关键词:建立 会计控制 制度
一、资金控制制度
外贸企业管理的核心是资金管理。在资金运作过程中,其最终目标就是为了保证资金的安全性、经济性和流动性,而为了达到这个目的,必须做到以下几个方面:
1、企业的业务活动以及财务活动必须在法律法规的允许范围内进行,这是确保资金安全的前提。比如严禁做“四自三不见”的出口业务及公款炒股等业务。
2、在资金付出后,对资金的运行情况要进行全过程的监控。企业财务部门是资金管理的职能部门,对职能范围内的资金管理负管理责任,所以财会部门必须指定业务素质高、工作认真负责的专人负责监控工作,对所发生的资金付出事项做好记录,并与所签订的合同的各项要求进行动态比较,如果发现异常情况,及时通报业务部门及业务员,并报告领导,以便尽早采取措施化解风险。
3、积极挖掘企业内部的资金潜力是解决企业资金短缺问题的最佳选择。这就要求企业财务部门不仅经常定期分析资金的现状及运用情况,找出对本单位全局有影响的资金占用,做到心中有数,而且要找到资金流动受阻的关节点,分析其原因,把损失减少到最低限度。
二、预付款控制制度
由于外贸企业属于商品流通领域,在没有自己出口商品基地的情况下,要收购紧俏出口商品,往往以预付账款为先决条件来取得货源。这样预付账款的风险就要求外经贸企业应在与货源单位签订合同时,做好资信调查,以防供货企业在取得货款后以各种借口不供货,由此产生经济纠纷,由风险变成损失。对于预付账款,除了坚持企业领导班子集体研究的原则,以防止少数人决策失误给企业造成重大经济损失外,还要坚持以下操作规程:1、在供应商提出要求企业只有在先付款的前提下才能保证货源时,企业业务部门的业务员应对供应商的资信情况进行了解及调查之后,提供供应商的资信调查报告。2、业务员认为资信可靠的情况下,将资信调查报告报给业务部负责人进行审核,同意之后,填写付款申请书,送到财会部门。财会部门负责人根据掌握的供应商资信情况再次确认供应商资信,并签署意见。3、在财会部门认为供应商资信可靠的前提下,业务员将付款申请书报分管业务领导审批,最后由分管财务的领导审批,然后财会部门才可根据付款申请及合同的要求进行付款。
三、应收账款的控制制度
应收账款是一种商业信用。企业在出让货物所有权之后,能否如期回笼货款,主动权不在自己,而完全取决于客户的信誉和支付能力,如果不采取切实可行的措施,就有可能给企业造成损失,因此应从以下几个方面对应收账款进行控制。
1、建立客户资信档案,根据客户的资信情况,确定各个客户的信用额度,如果发现客户资信下降,就应该做到不产生新的应收账款,减少发生坏账的可能性。
2、按月编制应收账款账龄分析明细表,制定催收计划,并且制定对相关责任人的经济惩罚制度。
四、库存商品的控制制度
对于库存商品,应从以下两个方面进行控制:
1、外贸企业要根据库存管理和资金管理相结合的原则,在库存商品的采购上,以市场为导向,以销订购,力争做到外销合同订多少就采购多少,尽量减少商品库存量。财务部门一方面根据业务部门的订货合同及销售情况,给业务部门安排采购资金,另一方面还要将库存资金和货款回笼列入企业的经营考核指标。
2、企业的财务部门及业务部门应制定出合理的库存商品限额,应当经常清查库存,盘活积压商品,提高流动资金周转速度,对重要的存货保管职员进行定期轮换,以有助于暴露问题和促进责任心。
五、对外投资的控制制度
对外投资的根本目的是为了扩大经营规模,谋求高于银行贷款利率的投资回报,但由于投资受国家投资政策以及市场行情变化的影响较大,因此风险比较大。为了防止投资的盲目性,在投资前要组织有经验的专家成立评审组正确评估论证,进行详细的可行性调查研究。在投资项目管理中,要有专人负责跟踪管理,财会部门要及时了解被投资企业的生产经营情况,监督检查被投资企业的经营情况和经营成果是否真实合法,是否达到预期投入产出的目标,如果发现问题应及时采取措施进行必要调整。除此之外,还要特别注意以下几个问题:#p#分页标题#e#
1、坚决贯彻无效益项目不投资原则,在投资项目中,应有相对的控制权,不能把资金投入后对项目没有任何控制力,尤其是对于经营风险较大的投资项目,应争取控股权,在董事会中取得主动地位,并获得实际经营权。
2、对于实力不强的外贸企业,在选择投资项目时,应当考虑投资回收期短、投入小的项目,降低投资风险,达到逐步积累的目的,以避免造成财务危机。
3、投资完成时,要跟踪效益,如果投资的项目连续三年发生亏损,而且投资的前景不容乐观,就应该考虑收回投资。
六、无形资产控制制度
无形资产是商品经济高度发展的产物,它作为一项经济资源越来越受到重视,给企业的生存和发展带来巨大的影响。由于我国将无形资产正式纳入会计核算的时间不长,因而一些企业对无形资产存在着披露不完整的现象。在知识经济时代应加强对无形资产的核算,合理摊销无形资产的价值,并在会计报表中充分地加以披露。对于无形资产应从以下几方面去核算:
(一)无形资产原始价值的会计核算1、对于企业自行开发而形成的无形资产,可按实际支付的研究与开发成本入账。2、对于企业购入的无形资产,应按照实际支付的价款计算,即将购入该无形资产时实际支付的价款以及与此有关费用全部计价入账。3、对于其他单位投资的无形资产的原始价值,按照评估确认或者合同、协议约定的金额计价入账。
(二)无形资产转让的会计核算1、企业转让无形资产的收入,应作为其他业务收入;无形资产的摊余价值转入无形资产的处置成本。2、企业转让无形资产使用权获得的收入,作为其他业务收入;结转成本时,只将履行合同所发生的费用,作为转让其使用权的转让成本
(三)无形资产摊销的会计核算无形资产的有效期如有规定的,按规定年限去摊销;如果没有规定的,一般按不少于十年的摊销期进行摊销。在有效期内,无形资产需逐年摊销,并直接冲减无形资产入账价值。
七、合同控制制度经济越发展,会计越重要。面对一笔合同,外贸财会负责人要努力成为业务合同签约前的“高级参谋”,要求业务员在每一份合同签订前都要有财会人员参与研究,由财会部门提供成本核算,进行财务及税收筹划,对盈亏进行预测。合同签订后,业务部门及财务部门应对合同的每一项内容进行登记。每一项合同执行完毕,由财会部门归集每一项合同的实际成本、费用、收入及结汇情况,并且进行综合的分析评价。通过加强对合同的事前、事中、事后控制,不但避免了由于合同条款制订不当引起官司造成的损失,而且还达到了控制成本,改善经营管理,提高经济效益的目的。
八、出口退税控制制度出口退税是国家外贸企业出口的重要经济杠杆,出口退税速度快慢直接关系到企业效益和出口资金的回收。因此企业要科学管理出口退税业务,主要应从以下几方面去管理:1、财务办税人员要认真学习和正确领会国家退税政策,用足用好退税政策,少走弯路,要熟练掌握退税软件的各项功能,保证出口退税的电子申报工作准确无误。2、要强调依法经营,规范运作,杜绝经营“四自三不见”等非正常业务,防止受骗。3、严格按税法及有关文件规定审核增值税发票和专用缴款书的各项内容,以保证其合法有效。4、收汇核销对加快出口退税进度具有重要作用,出口企业的核销员要实行固定化及专业化,要熟悉进出口贸易的核销工作。5、外贸企业要积极理顺与海关及税务等有关部门的关系,经常及时汇报在退税工作中遇到的情况,听取退税反馈信息,从而使遇到的问题能够得到政策上的指导和具体操作上的帮助,为企业的出口退税创造一个良好的外部环境,同时企业办税人员也应经常与税务部门核对报关单的海关信息,这样就不会在申报退税后,因无关单信息而耽误时间,影响资金周转。
