会计信息化在会计基础教学中的重要作用分析
【摘要】我国会计基础教育仍然停留在以手工操作为平台的模式中,不少财务软件跳不出模仿传统会计的框框,学生思想被束缚。因此,目前至少应当把会计科目体系、负数的应用、统一凭证、取消中间处理过程、账套的概念、现金流量表编制、经济业务重组等理念融入到会计基础教育之中去。
【关键词】会计基础教育 财务软件 传统会计
我国著名会计学家杨纪琬先生曾经预言“:在IT环境下,会计学作为一门独立的学科将逐步向边缘学科转化。会计学作为管理学的分支,其内容将不断地扩大、延伸,其独立性相对地缩小,而更体现出它与其他经济管理学科相互依赖、相互渗透、相互支持、相互影响、相互制约的关系。”今天,会计学面临的挑战是,日益增长的信息需求及信息的多样性,已经完全超出了传统会计学界定的范畴,也远远超出了传统会计信息系统的目标和功能。
会计信息化在我国已经经历近了三十年的快速发展,计算机作为会计工作的基本工具,已经成为现实。我国发达地区会计信息化的普及程度约为80%,欠发达地区会计信息化的普及程度约为50%,会计人员或者即将走上工作岗位的会计学专业的学生不能熟练掌握财务软件,可以说“是寸步难行”。
但是,人们总是抱怨:财务软件为什么跳不出传统会计的框框,只能模仿手工操作?
问题是不是出在会计基础教育?带着这个疑问,笔者查阅了新近出版的会计学基础教材、访问了会计专业院校的网站,发现我国会计教育改革对于会计实务的忽视,造成了会计专业教育(教材、实验)仍然停留在以手工操作为平台的模式上,开设的会计信息化课程仅仅是作为“锦上添花”增补到课程体系中,而没有把现代信息技术作为会计的基本背景对待,总之,没有把会计信息化理念真正融入到会计基础教育之中去。
那么,应当将哪些会计信息化理念融入到会计基础教育之中去呢?
一、关于会计科目
现行教材中只阐述了会计科目的定义、属性、隶属关系,而会计信息化中,对于会计科目的重视程度以及对于整个财务软件运行中的地位,大大超过现行教材中的阐述,两者对于同一问题的认识,大相径庭。
(一)会计科目的编码
对于会计科目的编码,现行教材大多是视而不见、缄口不言。
财政部10多年前颁布的行业会计制度、近年颁布的《企业会计制度》《、小企业会计制度》,最近颁布的《企业会计准则应用指南》,“在会计科目表”中都明确规定了每个科目的编码。
科目编码是人机交互的基础,是数据处理的基础,是数据存储的基础。财政部颁布的会计制度中,之所以规定每个科目的编码,就是为实现会计信息化打好基础,在财务软件中,编码是数据输入、检索、分类、汇总的前提。#p#分页标题#e#
1.编码规定了科目的属性
会计科目编码的第一位表示科目的大类属性:
第一位为1,表示资产类科目,例如,1001库存现金,1121应收票据;
第一位为2,表示负债类科目,例如,2001短期借款,2201应付票据;
第一位为3,表示共同类科目,例如,3001清算资金往来;
第一位为4,表示所有者权益类科目,例如,4001实收资本,4002资本公积;
第一位为5,表示成本类科目,例如,5001生产成本,5101制造费用;
第一位为6,表示损益类科目,例如,6001主营业务收入,6602管理费用。
会计科目编码以第2位表示大类隶属的小类属性,总称为小类编码。
资产类中的第2位以资金流动的速度排列:
第2位为0,表示货币资金类科目;
第2位为1～3,表示速动资产类科目;
第2位为4,表示存货类科目;
第2位为5,表示长期投资类科目;
第2位为6～7,表示固定资产、无形资产类科目;
第2位为8～9,表示递延及待处理资产类科目。
负债类中的第2位以偿债的速度排列:
第2位为0～3,表示流动负债类科目;
第2位为4～9,表示长期负债类科目。
所有者权益类中的第2位以资本实现的先后排列:
由于所有者权益类的科目较少,故第2位只有0～2。
成本类中的第2位以行业成本的属性排列:
第2位为0～1,表示工业;
第2位为2～3,表示一般行业与科技行业;
第2位为4,表示建筑与物流行业。
损益类中的第2位以收入、成本、费用的顺序排列:
第2位为0～1,表示主要收入类科目;
第2位为2～3,表示摊回业务与营业外收入类科目;
第2位为4～8,表示成本费用类科目。
所有会计科目编码中的第3、4位,表示每个小类中的顺序号。
此外,为了让企业能够在财政部规定的科目表中增设科目,科目编码之间留有空间。
目前的财务软件对于会计科目编码没有作深入分析,规定操作者在科目编码输入之后,再去确认科目的大类、小类。这种多此一举的处理,反映了我们的会计基础教育没有深入到财务软件设计者之中。
2.编码方便地实现了科目的扩充
现行教材把统驭明细科目的科目称为总账科目,总账科目下设明细科目,明细科目下设子目,子目下设细目,到此为止。利用编码技术,可以理顺上下级科目的关系,在会计信息化中,把总账科目称为一级科目,以此类推,可设二级科目、三级科目……,这样就方便地实现了科目的扩充。目前的财务软件最多可设8级科目,完全能适应会计业务的需要。
3.编码的结构
会计科目每一级的长度与编码的级数,组成了编码的结构。这是实现会计信息化的基础。编码结构不合理、不正确,会计信息化这座大厦也将倒塌。试举一例:#p#分页标题#e#
科目代码科目名称级别
1122应收账款1
112201应收账款———甲公司2
112202应收账款———乙公司2……
112299应收账款———九九公司2
这里,一级科目的长度是4位,二级科目的长度是2位,科目的级别为2级。
这个企业的科目编码结构为4,2。
试想,如果上例中,应收账款的户数超过99个,那么这个企业的所有会计科目代码就需要重新编制,数据就需要重新输入,一系列的麻烦将接踵而至。
如果增加一级编码,这类问题就迎刃而解了。请看下例:
科目代码科目名称级别1122应收账款1
112201应收账款-A地区2
11220101应收账款-A地区-甲公司3
11220102应收账款-A地区-乙公司3
112202应收账款-B地区2
11220201应收账款-B地区-丙公司3
11220202应收账款-B地区-丁公司3
这里,一级科目的长度是4位,二级科目的长度是2位,三级科目的长度是2位,科目的级别为3级。这个企业的科目编码结构为4,2,2。
(二)会计科目的借贷属性
会计科目的借贷属性,在现行教材中,是纳“入账户”章节讲授的。但是,在会计信息化中,首先遇到的一个问题是如何输入期初数据,因此,明确每一个科目的借贷属性是必须先期解决的,不宜放“在账户”章节讲授。
现行教材中,把一些余额既可能出现在借方,也可能出现在贷方的科目(账户),称为双重属性的科目(账户)。这一说法沿袭了几十年,造成了学生思想上的混乱。例如,“把材料成本差异”出现贷方余额称为贷方科目(账户),以此类推,难道可以把“本年利润”出现借方余额称为借方科目(账户)吗?
实际上,每个科目只有一个借贷属性,即不是借余类科目,就是贷余类科目。如何确定每个科目的性质呢?应当以该科目的余额是依照何种计算方式而定。
借余类科目余额计算方式是:
上期余额+本期借方发生额-本期贷方发生额=本期余额
贷余类科目余额计算方式是:
上期余额+本期贷方发生额-本期借方发生额=本期余额
“材料成本差异”科目即使出现贷方余额,也是按借余类科目余额计算方式计算而来,故应当属于借余类科目。
就是说,抵减科目(账户)与被调整科目(账户)借贷属性相反;抵减附加科目(账户)与被调整科目(账户)借贷属性相同。
因此,科目的借贷属性是固定的,不变的,与余额出现在借方或贷方是无关的。由于会计基础教材的误导,使得不少操作者在使用财务软件时,给会计科目的借贷性质定错了位。会计科目在信息化条件下,已成为一个体系,这一体系至少包括如下要素:科目编码、科目名称、编码结构、借贷属性。
二、关于红字与负数#p#分页标题#e#
在手工会计中,强调“用红字”表示冲销,比“如红字冲销法”。教科书中几乎不提“用负数”表示冲销及其他含义,这样的教材容易束缚学生的思路,也不利于会计信息化的普及。
众所周知,在计算机的语言中,红色与绿色一样,仅仅是一种颜色,不代表任何数学上的意义,用负数表示冲销是最简捷的处理方法。现行教材中,沿用以方框表示“红字”的形式,改成负数不是更具有数学上的意义吗?因此,把“红字冲销法”改“为负数冲销法”,既简便又贴切,何乐而不为呢?
此外,可以用负数表示余额的借贷方向。例如,借余类科目的余额为贷方时,以负数表示;贷余类科目的余额为借方时,以负数表示。
三、关于凭证类别
凭证类别又称凭证种类,中国会计实务界所使用的凭证类别,无非四大系列,十二种。
第一系列:记账凭证一种凭证,无论收款、付款、转账业务,均用这一种凭证。
第二系列:收款凭证、付款凭证、转账凭证三种凭证,业务分成三种,分别编号。
第三系列:现金凭证、银行凭证、转账凭证三种凭证,业务分成三种,分别编号。
第四系列:现收、现付、银收、银付、转账五种凭证,业务分成五种,分别编号。
财务软件为了迎合传统会计的现状,在软件中也设置了上述四个系列的凭证类别,供使用者选择。
如果我们不在源头上,即教材中作出科学的阐述,这种状况将永远持续下去,这对发展会计信息化是不利的。
首先,我们要向学生解释现行凭证类别产生的原因:在手工条件下,需要查找凭证,会计业务量少的单位,可以不做凭证分类,例如选“择记账凭证”一种凭证;会计业务量大的单位,可以将凭证类别分得很细,例如选“择现收、现付、银收、银付、转账”五种凭证;有外币业务的,可以再作细分。分得越细,查找越容易。结论:凭证分类的目的是便于查询。
其次,我们可以向学生阐述,在计算机条件下,查询是非常简便的操作。例如我们要查询现收凭证,只要输入条件“:借方科目=现金”,以此类推,什么样的凭证都可以在瞬间查找出来。凭证分类只是手工条件下查找凭证的一种手段,在计算机条件下,这一手段如画蛇添足。
因此,在使用财务软件的条件下,只需使“用记账凭证”一种凭证即可(国外有的国家甚至不用记账凭证)。
使用同一种凭证格式对会计信息化的发展至少有四个益处:
一是程序编制简化。原先不同的凭证类别有的软件将其分为不同的数据表;有的软件给以不同的画面,现在只要一个数据表,一个画面。
二是操作简化,失误减少。原先选择不同类别的凭证是凭证输入的一个必要操作,现在取消了凭证类别,从而选错凭证类别的失误也不可能发生了。#p#分页标题#e#
三是打印方便。不少地区的财政部门规定要用套打的方式打印凭证,原先由于凭证类别众多,操作者须频繁地调换不同类别的套打凭证,现在则可一打到底,无需调换。
四是统一全国的记账凭证为单一格式。这是从根本上脱离手工凭证的束缚,使用电子化凭证的必要前提。
四、关于会计处理的中间过程
从凭证到报表之间的过程,我们把它总括称为中间过程。现行教材没有充分研究会计信息化条件下是如何处理中间过程的,仍然沿袭几十年一贯的传统,因此,财务软件也只得模仿传统的会计处理方式,特别是账务处理程序。
其中,最让人哭笑不得是财务软件中的科目汇总表形式。现行教材中讲解了四种账务处理程序,并提到汇总的目的是为了简化登记总账。目前的财务软件将手工条件的汇总模仿得惟妙惟肖,你要5天一汇总,我就将5天的凭证数据累加,你要10天一汇总,我就将10天的凭证数据累加。实际上财务软件中“的总账”数据根本不是依据汇总表产生的,仍然是根据凭证产生的。为了迎合传统手工的需要,财务软件不得不添加这一中间处理过程。
在财务软件中,真正存储会计数据的只有两个地方,那就是科目数据表与凭证数据表,其余均为虚拟的,即临时产生的,使用者需要什么数据,软件即时计算、产生。对财务软件来说,并不存在真正的中间过程。因此,对实现会计信息化的单位而言,完全可以取消中间过程,特别是取消“象科目汇总表”这一类的中间过程。
五、关于账套
账套的概念为:一个会计主体的连续的完整的会计核算资料。在现行教材中,几乎没有涉及账套这个概念,而在财务软件中,最先遇到的就是设置账套。
在手工会计中,财务部门通常为一个会计主体进行会计核算,这一个会计主体的凭证、账簿、报表实际上就构成了一个账套。由于受传统人事管理体制与手工劳动效率的制约,一个财务部门通常只能服务于一个账套。
由于计算机巨大的存储量与极快的运算速度,使得一套财务软件可以同时容纳多个账套,财政部要求一套财务软件至少可容纳99个账套。
账套的出现适应了企业多元发展的需要。当前的企业可以一主多业,必然形成多个会计主体;母公司可以下设子公司,母子公司各为会计主体。
账套的出现适应了代理记账的需要。代理记账单位利用一套财务软件,可以设立多个账套,分别为多个企业代理记账而不混淆。
因此在现行教材中的“会计主体假设”章节中增添账套的概念,是符合当今经济发展和财务软件发展的潮流的。
六、关于现金流量表的编制
现行教材中关于现金流量表的编制,仍然是囿于传统的记台账的方式,效率低下。是否能介绍一种既符合手工编制又能与会计信息化衔接的方法呢?以便学生踏上工作岗位马上适应不同的现实状况。#p#分页标题#e#
会计信息化实现现金流量表编制的方法很多,但其基础离不开编码。将这一技术移植到教学中是很有效的。
第一步,“为现金“”、银行存款”“、其他货币资金”等科目设立二级科目。下面“以现金”科目为例,编制现金流量表代码:
科目代码 科目名称
1001 库存现金
100101 销售商品、提供劳务收到的现金
100103 收到的税费返还
100108 收到的其他与经营活动有关的现金
100110 购买商品、接受劳务支付的现金…
100198 货币资金科目内部结转
100199 上年余额结转
其中的二级科目代码以财政部颁发“的现金流量表”中的指标编号为依据,增加两个结转科目———“货币资金科目内部结转”与“上年余额结转”,共54个。“银行存款”“、其他货币资金”等科目的编码仿照“库存现金”科目编码。
第二步,凭证制作。凡是涉及现金流量凭证的,不论其属于何种凭证(库存现金、银行存款、其他货币资金等),只要在凭证的固定地方添加相关指标的二级科目编码即可。
第三步,月终将相同二级科目编码的凭证累计,即为该指标的发生数。在没有实现会计信息化的企业,利用此方法,其效率可大大高于传统的记台账的方法。
七、关于货币计量
现行教材只强调了会计的货币计量假设,忽视了当今企业的绩效评价由财务指标评价向非财务指标评价扩展的大趋势,忽视了企业核心资源管理需要大量运用非会计的业务信息,而计算机信息系统的建立,为存储非会计业务信息提供了条件,由此衍生而来“的大会计”观已逐渐深入人心。
一方面,会计信息化学术界在着力研究XBRL等超文本组织模式与最新界面管理理论,以适应经济业务重组的现状,并且已有相应的财务软件问世;另一方面,我们的学生依“然老气横秋”,运用非会计业务信息的能力低下,与信息化时代的发展很不相称,不能不说是一个缺憾。
把会计信息化理念融入会计基础教育之中,需要会计学教师与会计信息化教师的长期沟通与交流,甚至互换角色,还需要教师注重实务,亲身实践,才能适应变化,跟上形势。
