会计信息化建设与系统管理的研究与探讨
摘要：“煤炭地质勘查单位管理信息化”是符合信息发展的客观要求,是与时俱进的、是煤炭地质勘查单位管理建设的一次质的飞跃。管理信息化建设是一项相对独立的、规模宏大的信息系统工程,它由许多互相依存、互相关联、资源共享的管理子系统组成。会计信息系统就是其中的一个子系统,它是一个组织会计业务,并为企事业管理者、投资人、债权人、政府部门提供财务信息、分析信息和决策信息的实体。该系统通过收集、存储、传输和加工各种会计信息,并将其反馈给有关部门,为经营和决策活动提供基础资料。随着计算机在会计信息系统的广泛应用,目前人们把基于计算机的会计信息系统称为电算化会计信息系统或者简称为会计信息系统(Accounting Information System)。
关键词：会计信息化 会计电算化 系统管理
一、会计电算化在会计信息系统管理中起着重大作用
会计电算化的基本含义是将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中,应用会计软件指挥各种计算机设备替代手工完成或手工很难完成甚至无法完成的会计工作的过程。所以会计电算化是会计发展史上的一次革命,与手工会计系统相比,不仅仅是处理工具的变化,在会计数据处理流程、处理方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处,它的产生将对会计理论与实务产生重大的影响,对于提高会计核算的质量、促进会计职能转变、提高经济效益和加强国民经济宏观管理,都有十分重要的作用。
(一)、减轻劳动强度,提高工作效率在手工会计信息系统中,会计数据处理全部或主要是靠人工操作。因此,会计数据处理的效率低、错误多、工作量大。实现电算化后,只要把会计数据按规定的格式要求输入计算机,计算机便自动、高速、准确地完成数据的校验、加工、传递、存储、检索和输出工作。这样,就大大提高了会计工作的效率,使会计信息的提供更加及时。
(二)、全面、及时、准确地提供会计信息在手工操作情况下,会计核算工作无论在信息的系统性、及时性还是准确性方面都难以适应经济管理的需要。实现电算化后,大量的会计信息可以得到及时、准确地输出。随着互联网的建立,会计信息系统中的数据可以迅速传递到任何管理部门,使经营者能及时掌握单位自身经济活动的最新情况和存在的问题,并采取相应措施。
(三)、提高会计人员素质,促进会计工作规范化实现会计电算化后,原有会计人员一方面有更多时间学习各种经营管理知识,参与单位管理;另一方面,还可以通过学习更新知识,提高素质。较好的会计基础和业务处理规范是实现会计电算化的前提条件,电算化的实施,在很大程度上促进了手工操作中不规范、易出错、易疏漏等问题的解决。因此,会计实现电算化的过程,也是促进会计工作标准化、制度化、规范化的过程。#p#分页标题#e#
(四)、促进会计职能的转变会计如果真正能发挥其管理、预测、决策以及控制功能,不仅需要丰富的内部财务会计信息,而且还需要丰富的外部信息,如世界经济、国家政策信息、实时金融、市场销售、物价变动、经营管理等信息。计算机网络技术的发展和会计电算化网络系统的建立,实现了海内外数据共享和信息的快速传递,这恰恰能够满足部门管理、经营管理、行业管理、跨国公司管理对信息的需要。
(五)、促进会计理论和技术的发展,推进会计管理制度的改革电子计算机在会计实务中的应用,不仅仅是核算工具的变革,而且也必然会对会计核算的内容、方法、程序、对象等会计理论和技术产生影响, 从而推进会计理论的研究和发展。
(六)、迅速推动管理信息化的建设在现代社会中,经济主体不仅需要提高生产技术水平,而且需要实现管理信息化,以提高经济效益,使经济主体在国内外的竞争中立于不败之地。会计工作是经营管理工作的重要部分,实现会计电算化为管理信息化奠定了重要基础。
二、会计电算化的组织与实施
在激烈的市场竞争中,要在市场上有竞争力,要想使企业充满活力,必须建立现代企业管理信息化系统,首先应建立电算化会计信息系统。
(一)、会计电算化工作的组织与计划
1、建立会计电算化组织策划机构会计电算化的组织工作涉及单位内部的各个方面,需要人力、物力、财务等多项资源,必须由单位领导或总会计师亲自抓,建立一个组织策划机构具体负责这项工作。这个机构的主要任务和职责是:制定本单位会计电算化工作发展规划;组织电算化会计信息系统的建立;建立会计电算化管理制度;组织本单位财会人员参加会计电算化培训与学习;负责电算化会计信息系统投入运行。
2、组织制定会计电算化实施计划会计电算化工作是一项庞大的系统工程,做好实施计划是搞好会计电算化工作的重要手段和保证。实施计划的主要内容有如下几个方面,
(1)机构及人员配置计划。不同企事业,其电算化会计信息系统的规模不同,机构和人员配置也不相同。如有些单位,除了原有的会计机构外,专门成立会计电算化部门,配备开发人员、系统管理员、系统操作员,以及系统维护人员等;有些单位只增加系统维护人员,原会计机构不变。
(2)计算机及其他硬件设备购置计划。计算机及其他硬件设备是电算化会计信息系统的重要组成部分,制定购置计划是非常必要的。应根据会计业务量的大小、财务状况、未来发展规模等因素制定计算机及其他硬件设备购置计划。
(3)软件开发和购置计划。计算机软件也是电算化会计信息系统的重要组成部分,软件开发计划或购置计划制定的好与坏,直接影响到会计电算化的实施。对于一个单位来说,配备会计软件的方式主要有选择购买通用会计软件、定点开发、购买通用会计软件与定点开发相结合等三种。(4)费用预算。编制好各种计划之后,便要进行费用预算,即测算全部投资的总额,以及各分项计划的费用预算等。#p#分页标题#e#
(二)、电算化会计信息系统的建立电算化会计信息系统包括计算机硬件、软件、财会人员和会计制度。
1、硬件的配置。计算机硬件设备选择的好坏直接影响到今后会计电算化工作的质量和效率。硬件配置是指会计电算化所需硬件系统的构成模式。目前主要有单机系统、多用户系统和计算机网络系统等模式。
2、系统软件的配置。系统软件是指与计算机硬件直接联系,提供用户使用的软件,它担负着扩充计算机功能,合理调用计算机资源的任务。如操作系统、数据管理系统等都是系统软件。系统软件的选择主要考虑以下技术指标:(1)与所选计算机的兼容性;(2)数据处理能力是否满足要求;(3)是否能支持财会软件中汉字处理的要求;(4)数据安全保密性;(5)远程数据的维护能力;(6)性能价格比;(7)是否满足总体规划的要求。
3、会计软件的配置。应用软件是根据一个单位、一个组织、一项任务的实际需要利用系统软件而研制开发的软件,各种会计软件和财务处理软件、工资核算软件、固定资产核算软件、报表软件等都是应用软件。配备核算精确、功能完备、使用安全、操作简便的会计软件是开展会计电算化工作不可缺少的必要条件之一。一般说来,配备会计软件的方式主要有选择通用会计软件、定点开发或选择通用会计软件与定点开发相结合等三种。选择购买通用的商品化会计软件是企事业单位实现会计电算化的一条捷径,也是采用最多的一种方式。(1)选择通用会计软件的优点。①成本低。相对于自行开发会计软件,选择商品化通用软件的成本比较低。②见效快。对于基础较好的单位,买到软件即可开始试运行。运行几个月即可正式代替手工记账。③软件质量高。经过财政部和各省市财政部门评审的商品化会计软件,一般都是由实力雄厚的专业软件公司开发的,其软件质量高,符合现行会计制度,功能完善,核算准确,基本上能够满足大多数单位的会计核算要求。④维护有保障。生产商品会计软件的公司,一般有专门的维护队伍,而且很多厂家实行有偿终身维护。当软件出现问题、会计制度发生重大变动,以及企事业单位的需求提高时,大多数能立即组织力量对软件改进和升级。这为各单位电算化的顺利进行提供了保证。(2)选择通用会计软件的缺点。①对会计人员要求较高。商品化会计软件为保证软件通用,通常设有多种自定义功能,这就要求财会人员必须改变自己的工作习惯,以适应会计软件的要求。②不能完全满足单位的核算要求。由于商品化软件要供各单位使用,对通用性要求较高,因而不能满足某些单位对会计核算和会计管理特殊的要求。解决这个问题的办法是开展会计电算化的初期,先选择通用的商品化会计软件,因为这种方式投资少、见效快、易于成功。待通用会计软件不能完全满足工作需要时,可以在通用会计软件基础上,自己或与会计软件公司相结合,进行软件的再开发,以满足需要。综上所述,选择会计软件时应全面考虑,权衡利弊,既着眼于现在,又要放眼于未来,选择最适合本单位需求的商品化会计软件,早日步入会计电算化的行列。#p#分页标题#e#
(三)会计电算化管理制度的建立及电算化会计信息系统的管理现行的财务、会计制度主要以手工核算为基础,实施会计电算化后,不仅使信息手段发生了重大变化,而且还改变了大量的手工管理习惯和方法,对单位管理的方法、程序、核算体系都产生了巨大影响。因此,在制定完实施计划,配置好计算机硬件、系统软件和会计软件后,下一步工作就是建立岗位责任制。电算化会计信息系统建立之后,会计工作的一个重要内容就是财会人员利用系统提供的各种功能,及时、准确地进行会计核算,提供各种管理信息,更好地参与经营决策。因此,按照会计电算化的要求,对会计电算化人员进行管理,按照责、权、利相结合的原则,明确系统内各类人员的职责、权限,并尽量将其与各类人员的利益挂起钩来,建立、健全会计电算化岗位责任制。电算化会计信息系统的管理,是指对已建立的系统进行全面管理,保证安全、正常运行。它一般包括宏观管理和微观管理。这里所说的宏观管理,主要包括管理电算化会计信息系统的运行、申请采用计算机替代手工记账,以及规划电算化会计信息系统的进一步发展等。电算化会计信息系统的微观管理,包括日常使用管理、系统维护管理以及会计档案管理等内容。
(四)会计电算化人才培训会计电算化人才问题是发展会计电算化的重要问题。长期以来一直是制约会计电算化发展的关键因素。因此,培养既掌握计算机知识又精通会计业务的复合型人才,已受到政府、学校和社会的重视。培养会计电算化人才应分层次进行,即划分为培养高级、中级和初级人才三个层次。
1、高级人才的培养。培养高级人才的目的是造就高级会计电算化技术人才和管理人才,以满足会计软件的开发、研制、会计电算化高层管理的需要。因此,高级人才的培养应该在高等学校进行,通过研究生课程的学习与社会实践,掌握计算机专业、会计专业、会计信息系统和企事业管理信息系统开发方法等多学科的知识。
2、中级人才的培养。培养中级人才的目的是满足行政、企事业单位对会计信息系统的管理人员、维护人员的需要。中级人才的培养工作可以在高等学校进行,也可以在社会专门机构进行。通过学习掌握计算机和会计专业基础知识,了解会计信息系统和企事业管理信息系统的开发过程,掌握会计信息系统管理和维护技术。
3、初级人才的培养。培养初级人才的目的是满足行政、企事业单位对会计电算化应用人才的需要。初级人才的培养工作可以在中等专业学校进行,也可以在社会专门机构进行。通过学习掌握计算机和会计的基本概念,掌握会计软件和相应硬件的使用和操作,了解会计电算化工作是基本过程等。财政部已于1995年4月拟定了《会计电算化初级培训大纲》,各级财政部门组织了培训工作,对在职财会人员、财会主管进行了培训,大大提高了财会人员的文化素质和业务素质,使会计电算化工作的健康发展得到了保证。当然,随着会计信息系统的建设、完善和发展,在实践中总结和修正,借鉴其基本思路和框架,相应建设其他管理信息系统的子系统,从而建设和完善管理信息系统。这也是煤炭地质勘查单位管理信息化建设的一个优选方案。#p#分页标题#e#
