内部控制制度在外贸企业中的特殊性探讨
【摘要】内部控制制度是现代企业提高经营效率,保护财产安全,实现经营方针和目标的有效工具和手段。对于数量众多的外贸企业来说,企业的内部控制系统具有一定的特殊性。本文试图对此作一些探讨。
【关键词】外贸企业 内部控制
内部控制是指企业为保证企业经济活动正常进行、保证企业资产保值增值、检查有关数据的正确性和可靠性、提高经营效率、贯彻既定的管理方针,所采取的一系列必要的管理措施,是现代企业管理的重要手段。内部控制制度是社会经济发展到一定阶段的产物,有效的内部控制对于规范会计行为,提高会计信息质量,降低企业经营风险,控制运行成本等也具有重要意义。因此,现代企业普遍建立了完善的企业内部控制制度。本文试图对外贸企业的内部控制此作一些探讨。
一、内部控制的基本概念
企业的内部控制制度是由管理当局建立的,由企业董事会,经理阶层和其他员工负责实施的,是为了保证业务活动的有效进行,保证资产的安全与完整,防止、发现、纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整等目标的达成而提供合法保证的过程。一个完善的企业内部控制制度对确保经营目标的实现、防止、发现、纠正错误于舞弊,保证财产安全、保证会计资料的真实完整、确保各项法规以及企业各项规章制度的执行,确保企业的各项业务活动的健康运行,提高资本的再生能力具有积极的意义。内部控制不仅包括企业董事会用来授权与指挥经济活动的各种方式方法,还包括对企业经济活动进行综合计划、控制和评价而制定的各项规章制度。它是一系列方法、程序和制度的总称,是一个能实现自我检查,自我调整和自我制约的系统。不断完善企业内部控制制度,对于规范会计行为,保证会计资料真实完整、堵塞漏洞、消除隐患、减少损失确保国家有关法律法规和单位规章制度的贯彻执行具有积极的意义。
现代企业内部控制制度,其范围相当广泛,其作用已远不止防弊纠错,比较完善的内部控制制度可以发挥以下四个方面作用:能够保护财产物资的安全完整。内部控制制度对财产物资的保管和使用采取各种控制手段,可以防止和减少财产物资被损坏,杜绝浪费、贪污、盗窃、挪用和不合理使用等问题的发生;能够提高会计资料的正确性和可靠性。正确可靠的会计数据是企业经营管理者了解过去、控制目前、预测未来、做出决策的必要条件,而内部控制系统通过制定和执行业务处理程序,科学地进行职责分工,使会计资料在相互牵制的条件下,从而有效地防止错误和弊端的发生,保证会计资料的正确性和可靠性;能够保证国家对企业的宏观控制。国家制定的一系列财政纪律及法规,都要求企业通过建立内部控制制度来落实,企业通过实施内部控制制度以进行自我约束,遵循国家的财政纪律和法规;能够保证企业高效率经营。科学的内部控制制度,能够合理地对企业内部各个职能部门和人员进行分工控制、协调和考核,促使企业各部门及人员履行职责明确目标,保证企业的生产经营活动有序、高效地进行。具体来讲,进出口企业的内部控制制度设计应该重点关注以下几个方面。#p#分页标题#e#
二、加强出口成本的全方位控制
对于进出口企业来说,相对于进口成本,出口业务的成本控制更具有操作性和实际意义。外贸企业的出口成本,是指一定量商品出口的外汇销售收入(折成美元)与人民币成本比较的单位成本,也就是出口一美元的商品需要多少人民币成本。出口成本是衡量企业经营管理水平的一项成果性综合指标。出口成本贯串于外贸企业经营活动的每一个环节,企业经营管理工作,以及每个职工工作的成效都将在成本指标上得到反映。如出口商品质量的优劣、收购价格的高低、费用水平的升降、资金周转的快慢等等,都会直接或间接地影响出口成本。外贸企业必须重视成本管理工作,加强出口成本的控制,努力降低出口成本,以提高企业的出口效益,增强企业的竞争力。
出口成本的归口控制和分级控制构成出口成本的全方位控制。为了更有效的控制出口成本,在外贸企业内部必须建立一个各职能管理部门职责分明、集中控制和分散控制相结合的出口成本归口分级控制网络。出口成本的归口控制,是根据影响出口成本形成过程的企业各个部门与出口关系,把出口成本的形成指标按可控性进行分解,落实到各有关部门去控制和管理,通过它们对各自的成本项目进行控制,实现对出口成本的横向控制。出口成本的分级控制,是把外贸企业划分为总经理室、各部门和个人,总经理室按各部门分别下达成本、费用控制指标。各部门根据总经理室的控制要求,再层层分解到各有关人员,实现对出口成本的纵向控制。外贸企业对出口成本实行归口分级控制,一方面要以公司出口成本的集中控制同部门的出口成本分散控制结合起来;另一方面,要加强出口成本分级控制的内部监督,使影响出口成本形成的每一环节的经济活动,至少要经过两个不相隶属的部门或人员,并受到另一个部门或人员的牵制。这样外贸企业出口经营的各部门、各环节、每个人都有出口成本控制责任,使出口成本形成的各个过程、各项指标都处于严密的控制和监督之下。
三、加强内部会计控制
会计内部控制是企业内部控制的核心部分,会计控制的有效性直接决定了财务会计信息的质量。进出口企业的内部会计控制的应重点涵盖以下几个方面:
首先是预付账款控制制度。由于外贸企业属于商品流通领域,很多企业采取从国内收购商品货物,以预付账款为先决条件来取得货源,再出口销售的业务模式。对于预付账款要坚持以下操作规程:在供应商提出要求企业只有在先付款的前提下才能保证货源时,企业业务部门的业务员应对供应商的资信情况进行了解及调查之后,提供供应商的资信调查报告;业务员认为资信可靠的情况下,将资信调查报告报给业务部负责人进行审核,同意之后填写付款申请书,送到财会部门。财会部门负责人根据掌握的供应商资信情况再次确认供应商资信,并签署意见。在财会部门认为供应商资信可靠的前提下,业务员将付款申请书报分管业务领导审批,最后由分管财务的领导审批,然后财会部门才可根据付款申请及合同的要求进行付款。#p#分页标题#e#
其次是应收账款的控制制度。应收账款是一种商业信用,进出口企业的经营必然要涉及到大量的应收账款业务。企业在出让货物所有权之后,能否如期回笼货款,主动权不在自己,而完全取决于客户的信誉和支付能力,如果不采取切实可行的措施,就有可能给企业造成损失,因此应从以下几个方面对应收账款进行控制:建立客户资信档案,根据客户的资信情况,确定各个客户的信用额度,如果发现客户资信下降,就应该做到不产生新的应收账款,减少发生坏账的可能性;按月编制应收账款账龄分析明细表,制定催收计划,并且制定对相关责任人的经济惩罚制度。
四、完善贸易风险控制
对外贸易风险是进出口企业主要的经营风险。进出口企业应建立覆盖对外贸易全部流程的风险控制制度。总得来讲,应该包括事前控制、事中控制和事后控制三个部分。
1、事前控制。首先搜集客户资料。通过对客户的调查,建立业务档案和资信档案,根据客户大小,合作年份及资信状况分别采取不同收汇方式和贸易方式。其次,是对大额合同的控制。凡10万美元以上的合同,均由部门经理事先向总经理申报,获批准后方可实施合同的签订。再次,确定出口货物的合格供方。对签订内销购货合同的供方企业全部进行“合格供方”的评审,凡不符合评审的企业一律不能将贸易订单发至加工生产。最后,填制预算表。每笔进出口合同的签订都必须及时填制“进出口合同成交预算表”。列明成交价、加工费、运保费、佣金配额费等,求出换汇成本和盈利金额,并经通过部门经理、财务部及总经理的逐级审核批准后才能签字成交。
2、事中控制(业务处理过程控制)。1、加强对信用证的审核。加强对信用证的二级审核工作,业务人员必须在得到客户接受不符点的书面承诺后才可按规定支付预付款。凡属10万美元以上或有潜在较大风险的信用证,必须得到上级部门或主管人员的批准同意。2、跟踪商品质量,企业应严格抓好产品质量关。建立首批产品确认制和收购前的查验制,以及每笔合同的货物生产加工质量档案,必要时通过权威检验机构查验并出具测试报告。同时对货运代理商进行合格评审,做好报关出运各类单证的二次复查手续。3、监控合同履行情况。财务部对每只发生财务往来的贸易合同建立单一成本电脑监控核算,对每笔费用的发生进行监控。如有违规情况,将及时发现问题,并暂停对此合同的继续执行和操作。4、正常履约。货物出运后,业务部要及时将有关单据交财务部门,如果发生单据差错应立即与客户联系,从速研究解决,确保合同正常履约。
3、事后控制(业务成果的核算控制)。进出口企业首先必须按合同期限确定每只贸易合同按时收汇的期限,财务部对货物出运后三个月未收到钱款及预付款六个月以上未能正常履约的合同提出预警报告,并督促业务部门催讨收汇。同时要抓紧核销相关单据凭证。业务部必须在领取核销单后的规定期限内,及时安排货物出运,并提供真实、准确的增值税发票、专用缴款书等单据交财务部门签收,集中办理出口退税。重点控制佣金的支付。必须在“成本预算表”中,真实反映预估利润。佣金必须在合同收汇全部结束后才能按规定手续审批后支付。最后,合同核算。财务部对每笔贸易合同的执行做到“单单跟踪、笔笔入帐”,对不真实、不合法的原始凭证的单证不予受理,必须在核销退税和支付佣金后及时作出并确认此份合同的盈亏结算数额,留存归档。#p#分页标题#e#
【参考文献】
[1]叶红玉、邵作仁:控制进出口贸易外汇风险的几种实用方法.商场现代化,2005,(10)
[2]于沈家军:如何加强外贸企业的经营风险控制.对外经贸财会,2005,(04)
[3]蔺文虎:建立企业内部控制制度.合作经济与科技,2006,(08)财经论坛•投资贸易
