计算机会计信息处理条件下会计账簿设置
【摘要】笔者从计算机处理会计信息的角度分析会计学原理中会计账簿设置为总分类账与明细分类账的不适应性，代写会计论文 提出了在计算机会计信息处理条件下会计账簿应设置为各级分类账的新概念。
关键词：会计学原理 会计信息处理 明细分类账
账簿是由一定格式、相互联系的账页所组成，用来序时地、分类地记录和反映有关经济业务的会计簿籍。分类账作为账簿的一种分类形式，其设置问题是会计工作中的一个重要环节。
当前，无论是手工会计还是电算化会计，分类账基本包括总分类账和明细分类账两类，简称总账和明细账。在会计循环中，总账是在对凭证进行汇总之后，根据凭证汇总的结果进行登记的，用以编制会计报表；明细账则是根据凭证登记入账的，用以查询各个账户的详细资料。而在信息时代，总账的这种循环过程以及前提却成为了提供实时信息的障碍，明细账信息的提供也显得有些不足和死板。本文将主要讨论总账和明细账在信息时代的设置问题。
一、总账的设置问题
当前的会计软件中都是在对第$号凭证到第%号凭证进行汇总之后，再根据其登记总账，这就对提供实时的会计信息产生了负面影响。因为，如果不对凭证进行汇总，就不能登记总账以及与总账相关的资料；而要做到先汇总再登总账，就难以提供关于总账以及与总账相关的实时信息。这就有必要考虑总账存在的必要性问题。
（一）总账产生的环境以及总账的作用在日记账里，每项经济业务一般都记一笔会计分录。这些会计分录每笔所涉及的账户在两个或两个以上，其中有些账户的使用比较频繁，有的则记入次数不多。而以一定期间如一个月的日记账来看，则极可能会用上所设置的全部账户，至少会用上绝大部分账户。这样，要了解各会计要素具体内容的本期发生额和余额，要了解某一会计个体的财务状况和经营成果，从日记账里得到的资料显然太分散了。于是就需要设置和使用分类账。另一方面，如果直接根据凭证的内容来一条一条的登记会计报表的项目，不仅太费时，而且也容易出错。因此，就需要有中介信息来连接记账凭证和会计报表，这个中介就是总账。有了总账之后，就可以先将凭证进行汇总，再将汇总结果登记入总账，然后根据总账的信息来登记会计报表上的项目。这样，既可以提高编制报表的效率，又可以通过科目汇总表来验证各个账户的平衡问题以降低错误率，还可以通过总账浏览、查阅各个账户的总括信息。由此可见，总账是在手工记账的特定环境下，为了减少工作量，提高编制报表的效率，降低错误率而设置的。#p#分页标题#e#
（二）电算化条件下，总账存在的意义淡化在电算化条件下，总账产生所依赖的环境已经发生了彻底的改变，即记账工作完全由会计软件代替，由于计算机具有高速、准确处理数据的能力。因此，手工记账环境下头疼的工作量问题已经不是主要的问题，会计人员只要选择编制报表功能，计算机就可以高速、快捷、及时、准确的完成报表的编制工作，自动生成电子报表，即计算机根据数据库文件中的记账凭证，按照会计数据处理的要求，自动完成传递、排序、汇总，计算、更新等数据处理工作。另一方面，记账凭证是账务处理子系统的数据源，从一定的意义上讲，它所包含的信息量等于各总账所包含的信息量。从信息量的角度来看，总账没有比凭证增加什么，但考虑到不同的对象需要不同的信息，因此，手工处理设置了登记总账的环节。但是，在电算化条件下，完全可以随时的根据不同对象的要求来生成所需要的信息。
二、明细账的设置问题
（一）明细账产生的环境和明细账的作用总账虽然反映了经济业务的全貌，提供了必要的会计数据，但如果经济业务复杂而又频繁发生，就会显得分类账中账户过多，臃肿繁杂，并且不便于分工记账和及时提供管理所需的总括资料。为此，就有必要把一些性质相同的账户从上述分类账中划分出来，单独设置一本账簿，进行分户登记。例如，把上述各个销售客户的应收账款，集中在应收账款明细分类账中登记；把各个供应单位的应付账款，集中在应付账款明细分类账中登记等。这就产生了明细分类账。明细账设置了不同的层次，如库存商品账户，先按仓库，其下再按大类、小类、品种规格分层设账等。这样分层设账，不仅可以提供库存商品的详细资料，以加强库存商品管理的详细资料和库存商品管理；而且还便于分层核对，如发生差错，在较小范围内查明更正，可收事半功倍之效。
（二）电算化条件下，传统明细账所提供信息的局限性当前的明细账都是以一定的级别按固定顺序来提供信息的，比如，某公司应收账款将往来单位名称作为一级科目，货款、增值税作为二级科目，则该公司提供的应收账款的明细账信息就是某某单位的货款是多少或者是增值税是多少。这样，就将信息格式化，不利于满足不同的管理要求或是不同信息使用者的要求，不能更好的体现电算化条件下，信息提供的灵活性。
三、对总账和明细账设置问题的新思考
在电算化条件下，我们应该完全脱离手工记账环境，以新的思维来考虑总账和明细账的设置问题。
笔者认为，在电算化条件下，一方面，在编制会计报表时不必先根据记账凭证库汇总，再登记总账，然后才能编制会计报表；而是直接根据记账凭证库来分析、编制会计报表即可。这在手工记账方式下可能是不可行的，但是在电算化条件下，这是完全行得通的。只需要在设计编制报表的程序时，将以总账为数据源改为以记账凭证库为数据源，中间的数据索引、数据分析过程程序加以相应的修改，计算机就可以随时、快速的编制出会计报表。#p#分页标题#e#
另一方面，可以不必将分类账分别设置为总账和明细账，而直接使用分类账即可。这样，会计主体就可以很好的完成账务处理系统中传统的信息提供功能，又可以灵活的根据不同的需求实时提供信息。
系统可以自动的根据使用者自由选择并组合排列的各个字段进行汇总，如果使用者需要某一账户总括的信息，系统可以自动的根据科目名称或是科目代码由记账凭证库生成该账户的总括信息，即传统意义上的总账。反之，假若使用者需要某一账户的明细信息，系统可以自动的根据各级明细科目由记账凭证库生成该账户的各明细信息，即传统意义上的明细账。但是它又与传统意义上的明细账不完全相同，因为它不是以固定的格式提供定式的明细信息，而是灵活自由的根据使用者的需要随意排列组合得到各种不同的明细账信息。
以应收账款为例，如果使用者只是想知道应收账款的总括信息，就可以直接按照应收账款的科目名称进行汇总、生成；假设应收账款只有两级明细科目，一级明细是往来单位，另一级明细是货款或是增值税。那么，如果使用者想知道关于应收账款的明细信息，使用者就可以按照自己的需要随意的对这两个明细科目进行筛选、组合、排列，得到不同的明细信息。比如说，使用者可以只选择往来单位作为明细，得到关于各个往来单位所欠的款项的总和；也可以只选择另一级明细，这样就可以得到全部往来单位的所有货款中关于货款和增值税的明细，即可以详细的知道所有的应收账款中有多少是货款，多少是增值税销项税；同样，使用者也可以同时选择两级明细，其排列顺序可以由使用者自由的选择。这样的话，对于某一个特定的账户来说，假设该账户有n个明细科目，那么系统就可以根据使用者的需要提供=2n-1种不同组合的明细账信息，这相对于传统明细账提供的信息而言，其优势是不言而喻的。
