回顾信息需求在会计信息系统发展历程中的重要作用
【摘要】本文通过回顾信息需求在会计信息系统发展历程中的重要作用,认为信息需求是推动会计信息系统发展的直接动力,但信息需求的扩张受到信息技术和管理认知水平的制约。会计论文范文在此基础上,针对日益增多的信息需求群体和复杂多变的信息需求内容与现行会计信息系统之间的矛盾,提出了建立“需求决定型”会计信息系统的设想。
【关键词】信息需求 会计信息系统 发展历程 需求决定
关于会计信息系统的发展动因,研究者一般认为取决于社会经济的发展水平,而很少从会计信息的需求角度进行考察和分析。我们认为,信息需求是会计信息系统发展的直接动力,这一动力在网络经济和信息技术环境下的作用将更加明显。
一、信息需求与会计信息系统发展
会计作为人造信息系统,其基本目标就是满足信息使用者不断变化和增加的需求。而信息使用者对会计信息的需求不仅取决于社会经济的发展水平,还受到需求者认知水平和技术条件的制约。在原始社会,人类的信息需求仅仅停留于了解生产成果,加之受工具、语言、数字、介质等技术条件的限制,人们只能通过在骨片、鹿角上的刻画提供最朴素的数据资料,因此那时的会计,充其量只是一种简单的记录工具,根本称不上“系统”。当人类步入奴隶社会后,奴隶主为了及时了解奴隶的劳动过程和劳动成果,控制国库的收入、支出和结存,对会计数据的需求明显扩大,从而产生了最初的簿记和报告制度。《周礼.天官冢宰》所记“岁终,则令群吏正岁会,月终,则令正月要,旬终,则令正日成,而以考其制”中的岁会、月要、日成,就相当于现在的年报、月报、旬报,并形成了分期结算与考核的会计理念。
进入14世纪后,意大利成为世界的商业和贸易中心,频繁的商业活动和贸易往来,使人们对会计信息的需求迅速膨胀,加之近代企业的出现,阿拉伯数字的引入,印刷技术的成熟和管理水平的提高,使会计核算工作走向科学规范。会计不仅能够通过复式簿记方法全面、系统地记录日趋复杂的经济事项,反映经济组织财产变动的来龙去脉,而且可以为广大信息使用者提供更为详细具体的会计数据,反映经济组织的财务状况和经营成果。无论会计理论还是会计方法技术在此期间都得到了空前的发展,开始了简单的数据提供向系统的信息披露转化的会计时代,会计信息系统正式形成。正如荷兰会计学家海渥所述:“对那些认为会计不仅是一种技术系统,而且认为其多样的形式受到各时代工商组织发展的影响的人来说,会计史与经济史的密切关系是显而易见的。所谓时代,指的是这些技术形式达到的发展阶段。正是每个时代企业发展的需要,创造了这一技术系统的结构。”#p#分页标题#e#
资本主义工业革命后,伴随所有权与经营权的分离,委托代理关系逐渐形成,企业的组织形式和治理机制发生了根本性变革。与此同时,会计信息的使用群体增加,信息需求的范围和内容扩大,对各种决策的作用更加明显。特别是企业所有者(委托人)成为会计信息的主要使用者,为使自己投入企业的资本不断增值,委托人需要通过会计报告随时了解受托人履行经济责任的情况。所有这一切,无疑对会计信息系统的发展和完善起到了极大的推动作用。
20世纪80年代以来,随着知识经济的兴起和全球经济一体化趋势,人类开始进入一个新的经济时代。在这一时代,世界贸易的高速增长和国际资本的快速流动,将世界各国的经济纳入全球一体化的进程,国与国之间、企业与企业之间的协同度明显提高,越来越多的企业正在被物流、资金流、信息流和人才流捆绑在一起,融入全球经济的发展网络。而以计算机和网络通讯为代表的信息技术革命,从根本上动摇了企业的管理模式、业务流程甚至是生产方式,它不仅大大加快了信息处理和传递速度,而且使会计信息超越国界在全球范围内实时生成、传递和共享成为现实。此外,知识产业的迅速崛起,使无形资产在很多行业成为促进经济增长和衡量企业价值的首要因素,而金融市场的不断创新、衍生金融工具的大量采用,给企业经营带来更大的风险和不确定性。由此决定了人们对会计信息的范围需求进一步扩大,质量需求进一步提高,时间需求进一步加快。而所有这些需求,必然促使会计信息系统进一步完善和发展。
综上所述,我们不难看出,社会经济的发展必然强化人们对信息的需求,而信息需求的扩张必然推动会计信息系统的不断完善。可以说,信息需求的不断提高与信息供给的相对不足之间的矛盾,正是促使会计理论不断创新、会计方法技术不断进步、会计信息系统日趋强大的直接动力。而会计信息需求又受到相关的物质技术和人们的认知水平的制约,信息需求与管理认知水平、信息技术条件的对立统一,进一步构成了推动会计信息系统发展的动力。(见下图)。
二、会计信息需求的约束条件
(一)信息技术条件
信息技术作为制约会计信息需求的条件之一,其技术性能主要体现在存储介质和网络水平两个方面。从存储介质看,磁介质和光介质的出现,为信息的记录和传播提供了更为快捷的方式,促成了信息记录的无纸化。与纸介质相比,磁介质和光介质不仅提高了数据采集和存储内容的准确性,而且由于更容易传播,极大地提高了信息的时效性。因此,采用磁介质和光介质存储技术,必然促使信息使用者对会计信息的质量产生新的需求,并对手工模式下的信息生成和传播方式带来深刻的影响。此外,介质的转换和网络安全性能的提高,又进一步刺激了用户对“电子货币”这一更为方便快捷的结算方式的需求。我们知道,货币的产生和发展与介质技术紧密相关,以金银为介质的货币基本上统一了商品的价值计量,以纸张为介质的货币极大的方便了资本的流通和商品交易的结算,从而使以货币为统一计量单位基础上生成的会计信息更具有总括性、完整性和系统性。可以预见,货币的电子化不仅对传统的货币支付、保管和结算方式形成挑战,彻底改变人类几千年的货币观念,而且将从根本上动摇会计的计量、记录和报告方式,促使会计信息系统的进一步发展和完善。从网络技术看,计算机已经由应用初期的计算工具转变为当今社会各个领域的管理手段。网络技术的快速发展,不仅实现了信息在网络内部的传输和共享,而且提供了全新的网络管理环境。在会计电算化环境下,会计只能实现某个数据处理环节的加速,而借助于网络平台,则可通过局域网、内联网将会计工作的各个环节连接成统一整体,消除会计信息在各部门、各环节之间的差异和冗余,进一步激发企业和与企业相关的外部利益集团,如投资人、债权人、供应商、客户、政府以及社会公众共同应用网络平台交换和共享会计信息的需求。#p#分页标题#e#
(二)管理认知水平
如果说信息技术条件主要限制的是会计信息需求的“量”,那么管理认知水平约束的主要是会计信息需求的“质”。一般地讲,管理认知水平的高低与会计信息的质量要求成正比。管理认知上的局限,必然造成会计信息的需求层次低、判断信息是否对决策有用的能力差,采集和运用会计信息的技术弱。站在信息系统的角度分析,信息需求可分为明确需求和潜在需求两种,其中潜在需求具有未知性和不确定性,而不确定信息需求的多少则与人们的管理认知水平直接相关。当前,社会经济环境日新月异,市场竞争不断加剧,信息使用者的需求呈现复杂化、个性化和多变性特征。在这种情况下,不确定的信息需求客观上越来越多,会计信息系统很难像在传统的工业经济时代那样,准确预见并提供使用者所需要的会计信息。因此,我们认为,要想从根本上解决日益复杂的信息需求与会计信息系统之间的矛盾,一方面需要充分运用信息技术不断改进会计信息系统的功能,另一方面还必须从主观上提高会计信息使用者的管理认知水平。管理认知水平如果滞后于信息技术,同样阻碍会计信息需求的扩张。
三、当前会计信息需求与会计信息系统的矛盾
在新的经济环境下,这一矛盾主要表现为会计信息需求的迅速扩张与会计信息系统的相对不足。具体分析如下。
(一)会计信息需求的扩张
1.信息需求内容的多元化
面对复杂多变的经济环境和充满风险的市场竞争,信息使用者既要了解企业过去的交易和事项生成的会计信息,更需要把握企业未来的会计信息;既要了解企业的有形资产信息,更需要掌握企业的无形资产、人力资产等方面的信息;既要了解传统的会计收益,还要洞察企业的全面收益;既要了解企业的财务信息,还要知晓企业的非财务信息。唯此,才能做出正确的决策,最大限度地规避风险,获取收益。可见,多元化、全面性是新经济环境下信息需求的基本特征。
2.信息需求时效的快捷化
定期提供财务会计报告是传统会计的基本特征,这一建立在会计分期假设基础上的信息披露办法,在新的经济环境下,已无法满足信息使用者对会计信息的时效要求。面对瞬息万变的经济环境,信息使用者必须随时掌握企业的财务状况、经营情况和发展动态以及各种外部因素对企业经营的影响,他们需要的是实时化的会计信息,唯此,才能形成预见性的分析判断,科学化的决策依据,进而保证决策的正确性。这就是说,快捷化、实时性也是当前信息需求的特征。
3.信息需求对象的个性化
传统的信息披露基本上是通过规范统一的财务报告向所有信息使用者提供几乎完全一致的内容,很少考虑使用者的不同需求。在新的经济环境下,信息使用者因决策对象和达到的目的不同,所需会计信息之间的差别必然增大,传统的信息披露方式根本无法同时满足使用者的个性化需求。此外,随着信息技术的普及和提高,信息使用者已不再满足于纸介质的信息载体和传统的信息传递方式,表述方式上也不再囿于文字和表格,他们希望更多的运用音像等高科技手段展示信息内涵。因此我们必须承认,个性化、差异性已经成为信息需求的又一特征。#p#分页标题#e#
(二)会计信息系统的局限
首先,在现行的会计信息系统中,信息提供者只是根据既定的会计核算规范,进行会计的确认、计量、记录和报告,机械的完成原始数据的会计整理、加工和综合,他们提供的会计报告,往往以能够满足使用者需求为假设,实际上并不关心使用者的具体需求。在经济环境较为稳定、会计事项相对简单、信息需求差异较小的情况下,这种做法是基本可行的。但面对多变的经济环境、复杂的会计事项和迅速扩张的会计信息需求,现行会计信息系统缺乏针对性、灵活性、务实性的局限则日渐显露。
其次,由于信息提供者完全掌握了信息生成和披露的权利,不可避免地会在会计信息的生成过程中造成扭曲信息的现象,特别是在原始数据向综合数据的加工和推导中,这种扭曲既可能因为技术性错误导致,也可能因为信息提供者人为篡改造成。对于信息使用者来讲,会计信息的生成类似于一个“黑箱”,他们只能被动地获取最终的结果,而无法得知会计信息的生成基础和具体过程。这就是说,现行的会计信息系统完全是一个供给决定需求的系统,其弊端不仅在于无法实现需求方的意愿,而且为会计信息的提供者留下了很大的舞弊空间,难以保证会计信息的质量。这已被我国的会计实践所证明。
最后,也是现行会计信息系统最致命的缺陷是,限制甚至扼杀了信息使用者对信息需求的主动性。因为任何一种市场的繁荣和发展,都是由供需双方共同维系和相互促进的,缺少任何一方的主动性和积极性,都会导致市场的萎缩。没有会计信息需求的拉动,会计信息的供给就会停滞不前,会计信息的质量就不会提高,会计市场就不会繁荣和发展。基于上述矛盾,要想推动会计信息系统的发展,绝不能依靠简单的修补或局部的整改,而必须以网络技术为平台,根据信息需求再造会计信息系统。
四、“需求决定型”会计信息系统
(一)需求决定型
会计信息系统的运行框架现行会计信息系统中,信息的处理和生成过程主要包括数据采集、数据加工和信息输出三个环节,且三个环节全部由信息供给方按照固定的信息处理规则和加工程序完成,信息使用者只能被动的接收供给方输出的信息。“需求决定型”会计信息系统的核心思想在于重新划分信息处理的权限,将数据加工和信息输出的权利交给信息使用者,由信息使用者制定和维护信息加工规则,并按照自己的需求生成或“组装”相关的信息报告。在需求决定型的会计信息系统下,信息供给方的主要任务就是通过TPS系统完整地记录企业发生的全部经济活动,采集为整个企业信息系统服务的数据并集中存放于数据库,而不对所采集的数据进行深入的加工处理。换句话讲,会计信息系统的主要任务不是传统意义上的填制凭证、登记账簿和编制报表,而是提供足够的有助于生成会计信息的各种数据以及相应的手段和方法,建立满足信息使用者需求的数据“超市”,以便他们借助网络的强大处理能力,按照自己的需要和偏好实时进行信息选择、加工、提炼、汇总和分析。需求决定型会计信息系统的运行框架如下图所示:#p#分页标题#e#
这种会计信息系统具有多方面的优点。首先,可以满足信息使用者的多样化需求,使他们在系统帮助下选择自己所需要和偏好的信息披露内容、披露方式和披露时间;其次,可以有效提高会计信息的决策有用性。由于信息生成规则基本掌握在信息用户手中,用户可以选择不同规则对同一数据进行加工处理,实现对数据的多维度观察,提高会计信息的相关性。加之用户可以直接面向基本的业务数据,验证相关内容,甚至可以实现信息的逆向追溯,因此能够有效避免信息生成的“黑箱”操作,提高会计信息的可靠性和使用价值;第三,可以增强会计信息系统对环境的适应性。当会计环境发生变化时,无需对会计信息系统进行大规模改造,只要对信息生成规则加以修改和维护即可,发生新的经济业务时,也只需添加新的处理规则。此外,基于信息处理规则的开放性特征,用户还可根据需要构造自己的规则并在网络上发布,进而实现信息处理规则的共享。
(二)需求决定型
会计信息系统对信息市场的影响在需求决定型的会计信息系统中,由于信息加工和生成权利的外部化,会计信息市场将发生革命性变化。信息用户不只是信息产品的消费者,而且在一定意义上成为会计信息市场的主体。但由于信息用户的需求层次不同,对会计信息的认知能力有较大差别,而会计信息系统又不可能提供一种报告生成器来满足众多用户的要求,信息使用者也不一定都具有使用和维护报告生成器来组装自己所需信息产品的能力,因此,信息使用者必然会把该种功能让渡给信息中介机构去完成,并为此支付相应的费用。这就是说,在需求决定性的会计信息系统中,信息用户将越来越多的依靠中介机构提供的信息进行决策。从另一方面讲,为了争取更多的信息用户,中介机构也将不断的提高技术水平和服务质量。而当中介机构在信息市场占据主导地位时,必然代表广大的信息用户向企业施压,迫使企业更大程度的开放自己的数据库。这时,企业为了获得更多信息用户的关注,也必须向中介机构提供更多的数据,并将部分信息处理规则让渡给中介机构,由他们来开发和维护报告生成器,并负责信息处理的整个过程。
可见,在企业、信息中介机构和信息用户构成的信息市场中,企业为了争取更多的投资,不得不更多的向中介机构和信息用户开放数据库;中介机构为了获得更多的市场回报,也会努力提高信息服务的质量和水平,向信息用户提供个性化服务;而信息用户的需求将有效刺激信息市场的发育,并且通过对中介机构的选择促使中介机构优胜劣汰。这种市场机制的良性循环和三方面的博弈结果是:企业的会计行为日益规范、透明,舞弊空间逐渐狭小;中介机构的服务意识和服务质量逐渐提高,信息供需的“纽带”作用不断加强;信息用户的需求得到充分满足,并通过需求层次的不断提高推动会计信息系统的进一步完善。#p#分页标题#e#
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